广州某有限公司采购管理制度汇编

广州某有限公司采购管理制度汇编一、总则1.目的为规范广州某有限公司（以下简称"公司"）的采购管理工作，确保采购活动的合法、合规、高效，满足公司生产经营需求，降低采购成本，特制定本采购管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等的采购。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求进行采购，避免盲目采购和库存积压。质量优先原则：确保所采购的物资和服务符合质量要求，满足公司生产经营需要。成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。二、采购组织与职责1.采购部门负责公司采购工作的组织和实施：制定采购计划，选择供应商，签订采购合同，跟踪采购进度，确保采购任务按时完成。建立和维护供应商管理体系：对供应商进行评估、选择、考核和管理，建立供应商档案，确保供应商的供货能力和质量水平。收集市场信息：了解市场动态、价格走势、新产品信息等，为采购决策提供依据。参与采购成本控制：通过谈判、招标等方式降低采购成本，提高采购效益。2.需求部门提出采购需求：根据生产经营计划和实际需要，向采购部门提交采购申请，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。参与采购过程：协助采购部门进行供应商选择、采购合同谈判等工作，提供技术支持和质量标准要求。验收采购物资：对采购物资进行验收，确保物资符合质量要求和采购合同约定。3.财务部门审核采购预算：参与公司采购预算的编制和审核，确保采购预算的合理性和准确性。支付采购款项：根据采购合同和验收报告，审核采购发票，办理采购款项的支付手续。监督采购资金使用：对采购资金的使用情况进行监督，确保资金安全、合理使用。4.质量管理部门制定采购物资质量标准：明确采购物资的质量要求和验收标准，为采购和验收工作提供依据。参与供应商质量管理：对供应商的质量管理体系进行评估和审核，确保供应商能够提供符合质量要求的物资。检验采购物资质量：按照质量标准对采购物资进行检验，出具检验报告，对不合格物资提出处理意见。三、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营计划和实际需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并经部门负责人审核签字后提交给采购部门。紧急采购申请：对于因生产急需、设备故障等原因需要紧急采购的物资，需求部门应填写《紧急采购申请表》，说明紧急采购的原因和预计到货时间，经部门负责人和分管领导批准后直接提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，包括采购需求的合理性、采购预算的符合性等。对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与需求部门沟通并反馈意见。根据采购金额大小，按照公司授权审批制度进行审批。采购金额在[X]元以下的，由采购部门负责人审批；采购金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；采购金额在[X]元以上的，由总经理审批。3.采购计划制定经审批后的采购申请，采购部门根据采购需求和市场供应情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间、采购方式等内容。采购计划应与公司生产经营计划相协调，合理安排采购进度，避免因采购不及时影响生产经营。同时，采购计划应根据市场变化和公司实际需求进行动态调整。4.供应商选择与管理采购部门根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，确定符合条件的供应商名单。对筛选出的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制水平、价格水平、售后服务能力、信誉状况等。根据评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理。定期对供应商进行考核，考核指标包括交货及时性、产品质量、价格水平、售后服务等。根据考核结果，对供应商进行奖惩，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。5.采购实施采购部门根据采购计划和供应商选择结果，向选定的供应商发送采购订单或签订采购合同。采购订单或采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、付款方式等条款。在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，跟踪采购进度，及时解决采购过程中出现的问题。对于重大采购项目，采购部门应组织相关人员进行采购项目的跟踪和协调。供应商应按照采购订单或采购合同的约定，按时、按质、按量交付采购物资。采购部门应提前做好收货准备工作，确保采购物资能够及时、顺利入库。6.验收采购物资到货后，采购部门应及时通知需求部门和质量管理部门进行验收。验收人员应按照采购合同和质量标准的要求，对采购物资的数量、质量、规格等进行检验。验收合格的采购物资，验收人员应填写《验收报告》，经需求部门和质量管理部门签字确认后办理入库手续。验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至采购物资符合要求为止。7.付款采购部门在收到供应商开具的发票后，应及时审核发票的真实性、合法性和准确性。审核无误后，将发票连同《验收报告》、采购合同等相关资料一并提交给财务部门。财务部门根据采购合同和相关规定，对采购发票和付款申请进行审核。审核通过后，办理采购款项的支付手续。付款方式应按照采购合同的约定执行，确保公司资金安全。四、采购方式1.招标采购适用范围：适用于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争充分的物资和服务采购项目。招标程序编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、招标平台、行业媒体等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取招标文件费用。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示与合同签订：对中标候选人进行公示，公示期结束后无异议的，与中标供应商签订采购合同。2.询价采购适用范围：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购项目。询价程序选择询价供应商：采购部门根据采购需求，从供应商档案中选择若干家符合条件的供应商作为询价对象。发出询价函：向询价供应商发出询价函，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容，要求供应商在规定时间内报价。供应商报价：询价供应商根据询价函的要求，在规定时间内提交报价文件，注明报价金额、交货时间、付款方式等条款。比较选择供应商：采购部门对供应商的报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、交货期等因素，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。签订采购合同：与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.竞争性谈判采购适用范围：适用于采购时间紧迫、采购需求不明确、需要与供应商进行谈判确定采购方案的物资和服务采购项目。谈判程序成立谈判小组：采购部门会同需求部门、技术部门等相关人员组成谈判小组，负责采购项目的谈判工作。制定谈判文件：谈判小组根据采购需求制定谈判文件，明确谈判的基本原则、谈判内容、谈判程序等要求。邀请谈判供应商：通过发布公告、邀请等方式，邀请若干家符合条件的供应商参与谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，综合考虑供应商的报价、方案、信誉等因素，确定成交供应商。签订采购合同：与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的物资和服务，或者因不可预见的紧急情况、为了保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的采购项目。采购程序提出单一来源采购申请：采购部门或需求部门根据采购项目的实际情况，填写《单一来源采购申请表》，说明单一来源采购的原因和拟采购的供应商名称。审批：按照公司授权审批制度进行审批，采购金额在[X]元以下的，由采购部门负责人审批；采购金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；采购金额在[X]元以上的，由总经理审批。签订采购合同：经审批同意后，与单一来源供应商签订采购合同，明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。五、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括合同编号、签订日期、采购物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交给法务部门进行审核。法务部门应对合同的合法性、合规性、完整性等进行审核，并提出修改意见。采购部门根据法务部门的审核意见对合同草案进行修改完善后，方可签订采购合同。2.合同执行采购合同签订后，采购部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求交付采购物资。如因特殊原因需要变更交货时间、地点、质量要求等，供应商应提前通知采购部门，并经采购部门书面同意后方可变更。3.合同变更在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、采购需求调整等原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款。合同变更协议作为原采购合同的补充文件，与原采购合同具有同等法律效力。4.合同终止采购合同履行完毕，双方的权利和义务即告终止。采购部门应及时办理合同终止手续，清理合同文件和相关资料。如因一方违约或不可抗力等原因导致合同无法履行，另一方有权解除合同。合同解除后，双方应按照合同约定或法律规定办理相关手续，承担相应的责任。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、市场变化等。根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。对于高风险等级的采购项目，应重点关注和监控，采取有效的风险控制措施。2.风险应对措施供应商风险管理：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款。质量风险管理：严格执行采购物资质量标准，加强采购物资验收环节的管理，确保采购物资符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量问题及时进行处理。价格风险管理：关注市场价格动态，建立价格信息收集和分析机制，定期对采购物资价格进行比较和评估。通过谈判、招标等方式降低采购成本，合理确定采购价格。与供应商签订价格调整条款，根据市场价格波动情况及时调整采购价格。合同风险管理：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同，确保合同条款合法、合规、完整。加强合同执行过程的监督和管理，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。定期对合同执行情况进行检查和评估，总结经验教训，不断完善合同管理工作。法律风险管理：加强采购法律法规的学习和培训，提高采购人员的法律意识和风险防范能力。在采购活动中，严格遵守法律法规的规定，确保采购行为合法、合规。对于重大采购项目，应咨询法务部门的意见，避免法律风险。七、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。采购部门应根据审计报告的要求，及时进行整改，确保采购活动规范、有序进行。2.考核评价