行文管理办法

行文管理办法一、总则（一）目的为了加强公司内部行文的规范化管理，确保公文传递的准确性、及时性和有效性，提高公司的工作效率和管理水平，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门之间、公司与外部单位之间的各类公文往来，包括但不限于请示、报告、通知、函、会议纪要等。（三）行文原则1.行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精的原则，可发可不发的公文坚决不发。2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。3.上行文一般只主送一个上级机关，如需同时报送其他相关上级机关，应当用抄送形式。4.平行文和下行文可以主送一个或者多个机关。二、行文格式（一）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）纸张。（二）排版规格1.一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排"附件"二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如"附件：1.××××"）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：加盖印章的公文：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。"附件"二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注"附件"二字及附件顺序号。（三）页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。三、行文流程（一）起草1.公文起草由相关职能部门负责，起草人应当深入调查研究，充分了解实际情况，准确掌握有关政策法规和公司规定，广泛收集相关信息，进行综合分析和论证，确保公文内容真实、准确、完整、可行。2.公文内容应观点明确、条理清晰、文字精炼、表述准确，结构层次分明，篇幅力求简短。涉及公司重要决策、重大事项、重要工作部署等公文，应当经相关部门负责人审核把关后，报公司领导审批。3.起草公文应当使用规范的汉字、数字、标点符号和计量单位，引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（二）审核1.公文起草完成后，应当送本部门负责人进行审核。审核的重点包括：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和格式要求，内容是否符合公司政策法规和实际情况，文字表述是否准确、精炼、规范，涉及其他部门的事项是否已协商一致等。2.部门负责人应当认真审核公文内容，提出明确的审核意见，对不符合要求的公文，应当退回起草人修改完善。审核通过后，在公文的"审核"栏签署意见并签名。（三）会签1.涉及多个部门职责的公文，应当进行会签。会签的顺序一般按照公文内容涉及部门的重要程度和业务关联度确定。2.主办部门应当将会签稿送各会签部门，会签部门应当认真研究公文内容，提出同意或不同意的意见，并在规定时间内反馈给主办部门。如遇有不同意见，主办部门应当与相关部门进行协商沟通，达成一致意见后，方可继续行文。3.会签部门负责人应当在公文的"会签"栏签署意见并签名。（四）签发1.公文经审核、会签后，由公司领导按照其职权范围进行签发。重要公文和上行文由公司主要领导签发；一般公文由分管领导签发；涉及多个部门的公文，应当由主要领导或受其委托的领导签发。2.签发人应当对公文内容和质量负责，认真审阅公文，签署明确的意见和姓名、日期。如发现公文内容有问题或不符合要求，应当退回主办部门修改完善后再行签发。（五）编号1.公文经签发后，由公司办公室负责编号。编号应当准确、规范，按照年度和发文顺序依次编排，不得跳号、重号。2.公文编号一般采用"[年份]+部门代字+发文顺序号"的形式，如"[20XX]××发第××号"。（六）印制1.公司办公室应当按照签发后的公文定稿进行印制。印制过程中，应当严格按照公文格式要求进行排版、校对，确保公文印刷质量。2.公文印制完成后，应当进行认真核对，对发现的问题及时进行整改。核对无误后，在公文的"印制"栏注明印制日期和印制份数。（七）分发1.公文印制完成后，由公司办公室负责分发。分发应当根据公文的主送机关、抄送机关和发文范围，准确、及时地将公文送达相关部门和单位。2.对于重要公文和紧急公文，应当优先分发，并确保送达的准确性和及时性。分发过程中，应当做好登记和签收工作，留存相关凭证。（八）归档1.公文办理完毕后，应当及时进行归档。归档范围包括公文的正本、副本、存本、定稿、附件等。2.归档工作由公司办公室负责组织实施，相关部门应当积极配合。归档时，应当按照公文的形成时间、来源、内容等进行分类整理，编制归档目录，确保公文档案的完整、准确、系统。四、行文规范（一）请示1.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。2.请示的主送机关应当明确、单一，一般只主送一个上级机关。如需同时报送其他相关上级机关，应当用抄送形式。3.请示的正文应当写明请示的原因、事项和要求，理由应当充分，事项应当具体、明确，要求应当合理、可行。（二）报告1.报告应当如实反映情况，不得夸大、缩小或隐瞒事实。2.报告可以一文一事，也可以一文多事，但不得夹带请示事项。3.报告的正文应当写明报告的目的、内容和结论，重点突出，条理清晰。（三）通知1.通知应当主题明确，内容具体，要求清楚，便于执行。2.通知的正文应当写明通知的原因、事项和要求，必要时应当注明执行的时间、地点、范围等。（四）函1.函应当根据不同的行文对象和目的，选择恰当的文种，如商洽函、询问函、答复函、请批函等。2.函的正文应当简洁明了，措辞恰当，语气得体，根据函的性质和内容，准确表达行文意图。（五）会议纪要1.会议纪要应当准确、全面地反映会议的主要内容、讨论的问题、形成的决议和工作部署等。2.会议纪要的正文应当条理清晰，重点突出，采用"会议认为""会议指出""会议决定"等表述方式，分别阐述会议的主要观点、存在的问题和解决措施等。五、行文语言规范（一）准确性1.用词准确，避免使用模糊、歧义、生僻的词汇，确保公文表达的意思清晰明确。2.数据准确，引用的数据应当真实可靠，计量单位应当统一规范。（二）简洁性1.文字简洁，避免冗长、繁琐的表述，做到言简意赅。2.结构简洁，公文的层次结构应当清晰合理，避免层次过多、逻辑混乱。（三）规范性1.语言表达应当符合语法规则和语言习惯，避免出现错别字、语病、标点符号使用不当等问题。2.引用公文、法律法规、政策文件等应当准确无误，注明文件名称、文号、发布时间等。（四）庄重性1.公文语言应当庄重得体，使用规范的书面语言，避免使用口语化、随意性较强的表述。2.涉及公司重要事项、机密信息等公文，应当使用恰当的保密用语，确保信息安全。六、行文监督与考核（一）监督机制1.公司办公室负责对公司内部行文情况进行日常监督检查，定期对各部门的行文质量、行文规范执行情况等进行抽查。2.对于发现的行文不规范问题，应当及时向相关部门提出整改意见，并跟踪督促整改落实情况。（二）考核办法1.将行文管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门的行文质量、行文效率等进行量化考核。2.考核内容包括公文起草的规范性、审核把关的严格性、会签的及时性、签发的准确性、编号