履约评价管理办法

履约评价管理办法一、总则1.目的为加强公司合同履约管理，规范履约评价工作，确保合同全面有效履行，维护公司合法权益，提高公司经济效益和管理水平，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司与供应商、客户及其他合作方签订的各类合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同等）的履约评价管理。3.基本原则客观公正原则：履约评价应基于客观事实和准确数据，不受主观因素影响，确保评价结果真实、公正。全面评价原则：对合同履约过程中的各个环节进行全面、综合评价，包括合同执行情况、交付质量、服务水平、进度控制、成本效益等方面。动态管理原则：履约评价应贯穿合同履行全过程，根据合同履行情况及时进行动态跟踪和评价，发现问题及时采取措施解决。激励约束原则：通过履约评价，对表现优秀的合作方给予奖励，对存在问题的合作方进行约束和督促整改，促进合作方提高履约能力和水平。二、职责分工1.合同管理部门负责制定和完善履约评价管理制度和流程。组织开展履约评价工作，汇总、分析评价结果，提出评价报告和改进建议。建立和维护履约评价档案，对评价资料进行归档管理。2.业务部门负责提供合同履行过程中的相关资料和数据，协助合同管理部门开展履约评价工作。对合作方的履约情况进行日常监督和检查，及时发现并反馈问题。根据履约评价结果，提出对合作方的奖惩建议。3.财务部门负责提供与合同履约相关的财务数据，如付款情况、费用结算等。协助合同管理部门分析合同履约的成本效益情况。4.其他相关部门根据各自职责，配合合同管理部门做好履约评价的相关工作。三、履约评价内容1.合同执行情况合同条款遵守情况：检查合作方是否严格按照合同约定的条款履行义务，包括交货时间、地点、质量标准、服务内容等。合同变更管理：对于合同履行过程中发生的变更事项，合作方是否按照规定的程序进行申请、审批和执行，变更后的合同是否得到有效履行。2.交付质量产品质量：评估合作方提供的产品或服务是否符合合同约定的质量标准，是否满足公司的使用要求。质量保证措施：检查合作方是否建立了有效的质量保证体系，是否采取了必要的质量控制措施，确保产品或服务质量稳定可靠。3.服务水平售后服务响应及时性：考察合作方在接到公司售后服务需求时，能否及时响应并提供有效的解决方案。服务质量和效果：评估合作方提供的售后服务是否达到预期效果，是否能够有效解决公司遇到的问题，提高公司满意度。客户沟通与协调：检查合作方在与公司沟通协调过程中，是否积极主动、态度良好，能否及时反馈相关信息。4.进度控制项目进度计划执行情况：对比合作方提交的项目进度计划与实际执行情况，评估其是否能够按照计划按时完成各项工作任务。延误原因及处理措施：分析合作方未能按时完成任务的原因，以及针对延误情况所采取的处理措施是否有效，是否能够避免或减少对公司造成的损失。5.成本效益合同价格合理性：审查合同价格是否符合市场行情和公司成本控制要求，是否存在价格虚高或不合理的情况。成本节约情况：评估合作方在合同履行过程中是否采取了有效的成本控制措施，是否实现了成本节约，为公司带来了经济效益。四、履约评价周期1.定期评价对于合同履行期限较长的项目，原则上每季度进行一次履约评价。定期评价应在每季度末月的[具体日期]前完成，评价期间为该季度内合同的履行情况。2.不定期评价在合同履行过程中，如发现合作方存在重大违约行为、严重质量问题或其他可能影响合同履行的情况，应及时进行不定期履约评价。不定期评价由合同管理部门根据实际情况确定评价时间和范围，并组织相关部门进行评价。五、履约评价流程1.评价准备合同管理部门根据评价周期和合同履行情况，制定履约评价计划，明确评价对象、评价内容、评价方法、评价时间安排等。业务部门、财务部门等相关部门按照评价计划要求，收集、整理合同履行过程中的相关资料和数据，包括合同执行记录、验收报告、质量检验报告、付款凭证、客户反馈等。2.自评合作方在合同管理部门规定的时间内，对本单位合同履约情况进行自我评价，填写《履约自评表》，并提交相关证明材料。自评内容应包括合同执行情况、交付质量、服务水平、进度控制、成本效益等方面的总结和分析，以及对存在问题的原因说明和改进措施。3.初评合同管理部门组织业务部门、财务部门等相关人员组成评价小组，对合作方提交的自评材料进行初步审查，并结合日常监督检查情况，对合作方的履约情况进行初步评价。评价小组根据评价内容和标准，对合作方的各项履约指标进行打分，计算出初评得分。初评得分=各项履约指标得分之和÷评价指标总数。评价小组撰写初评报告，详细说明合作方的履约情况、存在问题及初评得分，并提出改进建议。初评报告经评价小组成员签字确认后，提交合同管理部门。4.复评合同管理部门对初评报告进行审核，如发现初评结果存在疑问或需要进一步核实的情况，可组织相关人员进行复评。复评可采取现场考察、数据核对、与合作方沟通等方式进行，确保评价结果准确可靠。合同管理部门根据复评情况，对初评报告进行调整和完善，形成最终的履约评价报告。5.结果反馈合同管理部门将履约评价报告反馈给合作方，告知其评价结果和存在问题，并要求合作方在规定的时间内提交书面整改报告。合作方对评价结果如有异议，可在收到评价报告后的[具体天数]内向合同管理部门提出申诉，合同管理部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给合作方。6.档案归档合同管理部门负责将履约评价过程中形成的各类资料，包括评价计划、自评表、初评报告、复评报告、整改报告、申诉处理结果等进行整理归档，建立完善的履约评价档案。六、履约评价结果应用1.合作关系管理对于履约评价结果优秀的合作方，公司在后续合作中给予优先考虑，如增加合作机会、扩大合作规模等。对于履约评价结果较差的合作方，公司应及时与其沟通，督促其整改。如多次评价结果仍不理想，公司可考虑减少合作业务量或终止合作关系。2.奖惩措施奖励对于年度履约评价结果排名前[X]%的合作方，公司给予一定金额的现金奖励或颁发荣誉证书，并在公司内部进行通报表扬。在合同续签、新业务合作等方面，对优秀合作方给予适当优惠政策，如价格优惠、付款条件放宽等。惩罚对于履约评价结果不符合要求的合作方，公司可根据合同约定扣除一定比例的履约保证金或采取其他经济处罚措施。对存在严重违约行为的合作方，公司除采取经济处罚措施外，还可依法追究其法律责任，并在公司内部及相关行业进行通报，限制其与公司及关联企业的合作。3.持续改进合同管理部门和业务部门应根据履约评价结果，分析合同履行过程中存在的问题和不足，总结经验教训，提出改进措施和建议，不断完善合同管理流程和制度。针对合作方存在的问题，公司应与合作方共同探讨