某公司内审会议管理制度

某公司内审会议管理制度一、总则（一）目的为规范公司内部审计会议的组织与管理，确保内部审计工作的有效开展，提高审计效率和质量，加强沟通与协调，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计部门组织召开的各类会议，包括审计项目启动会、审计过程沟通会、审计报告研讨会、审计整改跟踪会等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应注重实效，精简议程，提高会议效率，解决实际问题。2.沟通协作原则：加强内部审计部门与各相关部门之间的沟通与协作，形成工作合力。3.规范有序原则：会议组织和管理应遵循规范的流程和标准，确保会议顺利进行。二、会议组织（一）会议发起1.审计项目启动会：由审计项目负责人发起，在审计项目正式实施前召开。主要目的是介绍审计项目背景、目标、范围、时间安排等，明确项目团队成员职责分工。2.审计过程沟通会：根据审计工作进展情况，由审计项目负责人或主审发起，适时召开。用于沟通审计过程中发现的问题、讨论审计证据、交流审计思路等。3.审计报告研讨会：在审计报告初稿形成后，由审计项目负责人发起，组织内部审计部门成员及相关专家参加。对审计报告内容进行研讨，确保报告的准确性、客观性和完整性。4.审计整改跟踪会：由审计项目负责人发起，在审计整改期限届满或整改过程中出现重要事项时召开。主要目的是检查审计整改情况，督促整改责任部门加快整改进度，确保整改工作落实到位。（二）会议通知1.通知方式：采用电子邮件、内部办公系统等方式向参会人员发送会议通知。通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员要求等信息。2.提前通知：会议通知应提前[X]个工作日发出，确保参会人员有足够的时间准备。对于紧急会议，应在最短时间内通知到参会人员。3.确认参会：收到会议通知后，参会人员应及时回复是否参加会议。如因特殊原因不能参会，应提前向会议组织者请假，并说明原因。（三）会议准备1.会议资料准备：会议组织者应提前准备好会议所需的资料，如审计项目资料、审计报告初稿、整改方案等。资料应确保准确、完整，并提前分发给参会人员。2.场地安排：根据会议规模和要求，选择合适的会议场地。确保场地设施齐全、环境舒适，能够满足会议需要。3.设备调试：提前检查会议所需的设备，如投影仪、音响、麦克风等，确保设备正常运行。三、会议议程（一）审计项目启动会1.主持人开场：介绍会议目的和参会人员。2.项目负责人介绍审计项目背景、目标、范围和时间安排。3.明确项目团队成员职责分工。4.讨论审计重点和方法。5.提问与答疑。6.主持人总结会议，宣布会议结束。（二）审计过程沟通会1.主持人开场：介绍会议主题和参会人员。2.主审汇报审计工作进展情况。3.讨论审计过程中发现的问题：分析问题产生的原因，提出解决方案或建议。4.交流审计证据：对已获取的审计证据进行审核和讨论，确保证据的充分性和可靠性。5.沟通审计思路：分享审计过程中的思路和方法，探讨如何进一步深入审计。6.提问与答疑。7.主持人总结会议，明确下一步工作安排。（三）审计报告研讨会1.主持人开场：介绍会议目的和参会人员。2.审计项目负责人介绍审计报告初稿：包括审计发现、审计结论、审计建议等内容。3.参会人员对审计报告进行讨论：从报告的准确性、客观性、完整性、针对性等方面提出意见和建议。4.针对问题进行分析和讨论：明确修改方向和重点，确保审计报告质量。5.审计项目负责人记录讨论意见：对审计报告进行修改完善。6.主持人总结会议，确定审计报告修改完成时间。（四）审计整改跟踪会1.主持人开场：介绍会议主题和参会人员。2.审计项目负责人汇报审计整改情况：包括整改措施、整改进度、已完成的整改事项等。3.整改责任部门汇报整改工作进展：说明遇到的困难和问题，提出需要协调解决的事项。4.讨论整改过程中存在的问题：分析原因，共同研究解决方案。5.确定下一步整改工作要求和时间节点：明确整改责任，督促整改工作按时完成。6.提问与答疑。7.主持人总结会议，强调审计整改工作的重要性。四、会议记录（一）记录人员每次会议应指定专人负责会议记录。记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通能力，能够准确、完整地记录会议内容。（二）记录内容1.会议基本信息：包括会议主题、时间、地点、参会人员等。2.会议议程：按照会议实际进行的顺序记录各项议程内容。3.发言要点：记录参会人员的发言内容，包括提出的问题、观点、建议等。4.讨论结果：记录会议讨论达成的共识、决策事项等。5.下一步工作安排：明确会议确定的下一步工作任务、责任人、时间节点等。（三）记录要求1.准确及时：记录人员应认真倾听参会人员的发言，准确记录会议内容，确保记录的真实性和准确性。会议结束后，应及时整理会议记录，并提交给会议组织者审核。2.完整清晰：会议记录应内容完整，逻辑清晰，能够准确反映会议的全貌。记录应使用规范的文字和格式，便于查阅和存档。3.保密要求：会议记录属于公司内部文件，记录人员应严格遵守公司保密制度，妥善保管会议记录，不得泄露会议内容。五、会议纪要（一）纪要撰写会议结束后，由会议组织者或指定人员根据会议记录撰写会议纪要。会议纪要应突出会议重点，准确概括会议讨论的主要内容、形成的决议和下一步工作安排。（二）纪要审核会议纪要初稿完成后，应提交给会议组织者审核。审核内容包括纪要内容的准确性、完整性、逻辑性等。审核通过后，方可正式发布会议纪要。（三）纪要发布1.发布方式：会议纪要应通过电子邮件、内部办公系统等方式及时发送给参会人员及相关部门。2.存档管理：会议纪要应按照公司档案管理规定进行存档，以便日后查阅和参考。六、会议决策与执行（一）决策形成会议讨论形成的决策事项，应明确责任人和时间节点，并记录在会议纪要中。决策事项应具有可操作性，确保能够得到有效执行。（二）执行监督1.责任部门落实：决策事项的责任部门应按照会议确定的时间节点和要求，认真组织实施，确保决策事项得到有效落实。2.跟踪检查：内部审计部门应定期对决策事项的执行情况进行跟踪检查，及时发现问题并督促整改。3.反馈调整：责任部门在执行过程中如遇到困难或问题，应及时向内部审计部门反馈。内部审计部门应根据实际情况，对决策事项进行必要的调整和完善。七、会议纪律（一）按时参会参会人员应按照会议通知要求，按时参加会议。如有特殊情况不能参会，应提前请假。迟到、早退或无故缺席会议的，按照公司相关规定进行处理。（二）认真准备参会人员应提前做好会议准备工作，熟悉会议资料，明确参会目的。在会议期间，应认真倾听他人发言，积极参与讨论，不得随意打断他人。（三）遵守秩序会议期间，参会人员应遵守会议秩序，保持安静，不得在会议室内吸烟、接打电话、随意走动等。如有特殊情况需要离开会议室，应向会议主持人请假。（四）保守机密参会人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露会议讨论的机密信息。对涉及公司商业秘密、敏感信息等内容，应妥善保管，不得外传。八、附则（一