企业印鉴管理制度

企业印鉴管理制度一、总则1.目的为加强公司印鉴管理，规范印鉴使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有印鉴，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、业务专用章等。3.印鉴定义本制度所称印鉴，是指公司在对外活动中使用的，具有法律效力的各类印章的统称。二、印鉴的刻制与启用1.印鉴刻制公司因业务需要刻制印鉴时，由相关部门提出申请，填写《印鉴刻制申请表》，详细说明刻制印鉴的名称、用途、数量等信息。《印鉴刻制申请表》经部门负责人审核、分管领导审批后，交至行政部门统一办理刻制手续。行政部门应选择具有资质、信誉良好的印章刻制单位进行刻制，并要求刻制单位严格按照公安部门规定的规格、字体、材质等要求进行制作。新刻制的印鉴应在公安机关备案，备案所需材料由行政部门负责准备和提交。2.印鉴启用新刻制的印鉴完成备案后，由行政部门负责通知相关部门领取。领取印鉴时，领用人需在《印鉴领取登记表》上签字确认，并注明领取日期。印鉴启用前，行政部门应在印鉴使用登记簿上详细记录印鉴启用日期、名称、保管人等信息。印鉴启用后，原使用的旧印鉴同时废止，由行政部门负责收回并妥善保管，保管期限为[X]年，到期后经分管领导批准可予以销毁。三、印鉴的保管1.保管原则实行专人专管制度，每枚印鉴必须指定专人负责保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印鉴使用流程。印鉴保管人不得擅自将印鉴交他人保管或使用，如有特殊情况需要临时交接，必须经分管领导批准，并办理书面交接手续。印鉴保管人应妥善保管印鉴，确保印鉴存放安全，防止印鉴被盗用、丢失或损坏。2.保管方式公章、合同专用章、财务专用章等重要印鉴应存放在公司保险柜或专门的印鉴保管箱内，保险柜或保管箱的钥匙由保管人自行保管，密码由保管人设定并严格保密。法定代表人章、业务专用章等可根据实际情况，由保管人妥善保管在安全的地方，但必须确保印鉴存放安全，防止丢失或被盗用。3.保管人员职责负责印鉴的日常保管工作，确保印鉴存放安全。严格按照印鉴使用流程审核用印申请，对不符合规定的用印申请有权拒绝用印。在用印后，及时在印鉴使用登记簿上记录用印日期、内容、份数等信息，并将用印文件进行归档保管。定期检查印鉴的使用情况，发现问题及时向分管领导报告，并协助采取相应措施。如因保管不善导致印鉴被盗用、丢失或损坏，应立即向分管领导报告，并积极配合公司采取补救措施，减少损失。四、印鉴的使用1.使用原则严格遵循审批制度，未经批准，任何部门和个人不得擅自使用印鉴。印鉴使用必须基于公司正常的业务活动，用于合法、合规的文件、合同等签署。使用印鉴应确保文件内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、表格、合同等文件上加盖印鉴。2.使用流程用印申请：由申请用印部门或个人填写《印鉴使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、份数、用途等信息，并经部门负责人签字确认。审核审批：《印鉴使用申请表》依次提交至分管领导、财务负责人（涉及财务事项）、法定代表人（如需）进行审核审批。审批人应认真审核用印申请，确保用印事项符合公司规定和业务需求，对不符合要求的申请予以退回。用印操作：经审批同意后，用印申请人将《印鉴使用申请表》及相关文件一并交至印鉴保管人。印鉴保管人对照审批意见，仔细核对用印文件内容，确认无误后在用印位置加盖相应印鉴，并在印鉴使用登记簿上详细记录用印情况。盖章要求：印鉴应加盖在文件规定的位置，确保清晰、端正、完整。如遇特殊情况需要加盖骑缝章，应确保骑缝章完整、清晰，能够准确反映文件内容和印章信息。用印份数：严格按照用印申请上注明的份数进行盖章，不得多盖或漏盖。如需增加用印份数，必须重新提交用印申请并经审批同意。3.特殊情况用印紧急情况：如遇紧急业务需要用印，且无法按照正常流程进行审批时，用印申请人应电话向分管领导说明情况，经同意后可先行用印，但事后必须及时补办审批手续，并在《印鉴使用申请表》上注明"紧急用印"及电话审批情况。异地用印：因业务需要在异地使用印鉴时，原则上应通过邮寄或专人送达印鉴的方式进行。如确有特殊情况需要在异地现场用印，用印申请人应提前与行政部门沟通协调，并按照以下流程办理：填写《异地用印申请表》，详细说明异地用印的原因、地点、时间、文件名称等信息，并经部门负责人签字确认。将《异地用印申请表》提交至分管领导、财务负责人（涉及财务事项）、法定代表人（如需）进行审核审批。审批通过后，行政部门通知印鉴保管人将印鉴交予指定人员携带至异地，并在异地现场监督用印过程，确保用印符合规定。用印完成后，指定人员应及时将印鉴交回公司，并在印鉴使用登记簿上记录异地用印情况。五、印鉴的变更与注销1.印鉴变更因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要变更印鉴时，由相关部门提出申请，填写《印鉴变更申请表》，详细说明变更原因、变更后的印鉴信息等内容。《印鉴变更申请表》经部门负责人审核、分管领导审批后，交至行政部门办理变更手续。行政部门负责联系原印章刻制单位按照新的规格、字体、材质等要求刻制新印鉴，并在公安机关办理备案手续。新印鉴备案完成后，行政部门通知相关部门领取，并在印鉴使用登记簿上记录印鉴变更情况。同时，原印鉴按照印鉴废止的规定进行收回和保管。2.印鉴注销印鉴因不再使用、丢失、被盗用、损坏等原因需要注销时，由相关部门提出申请，填写《印鉴注销申请表》，详细说明注销原因。《印鉴注销申请表》经部门负责人审核、分管领导审批后，交至行政部门办理注销手续。行政部门负责将拟注销的印鉴交回公安机关进行注销，并在印鉴使用登记簿上记录印鉴注销日期、名称等信息。印鉴注销后，行政部门应将印鉴注销情况通知相关部门，并对涉及该印鉴的所有文件、档案等进行清理和归档。六、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对印鉴管理情况进行审计检查，检查内容包括印鉴的刻制、启用、保管、使用、变更、注销等环节是否符合本制度规定。审计部门应通过查阅印鉴使用登记簿、文件档案、实地查看印鉴保管情况等方式进行检查，并形成审计报告。如发现问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.日常检查行政部门负责对印鉴保管情况进行日常检查，检查内容包括印鉴存放是否安全、保管人是否严格履行职责等。行政部门应定期对印鉴使用登记簿进行核对，确保用印记录准确、完整。如发现问题，应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。3.违规处理对于违反本制度规定使用印鉴的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。因违规使用印鉴