某集团工程档案管理规定

某集团工程档案管理规定一、总则1.目的为加强某集团工程档案的科学管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，充分发挥工程档案在集团生产经营、工程建设、技术管理等方面的作用，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于某集团及所属各子公司、分公司（以下统称各单位）在工程规划、设计、施工、竣工验收等活动中形成的各类工程档案的管理。3.定义本规定所称工程档案，是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，包括工程前期文件、工程施工文件、工程竣工文件等。二、管理职责1.集团总部负责制定和完善集团工程档案管理规定及相关制度。监督、指导各单位工程档案管理工作。集中管理集团重点工程项目档案。2.各单位贯彻执行集团工程档案管理规定，制定本单位工程档案管理实施细则。负责组织本单位工程档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。向集团总部移交规定的工程档案。三、工程档案的形成与收集1.形成要求工程档案应随工程建设进度同步形成，各参建单位在工程建设过程中应明确专人负责工程文件的收集、整理和归档工作，确保工程文件真实、准确、完整、系统。工程文件的书写材料、纸张、幅面尺寸等应符合国家有关标准和规范要求，字迹应清晰、工整，图样应清晰准确，签字盖章手续应完备。工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等。2.收集范围工程前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。工程设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更通知、技术核定单等。工程施工文件：包括施工组织设计、施工方案、施工技术交底、工程测量记录、原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。工程竣工文件：包括工程竣工报告、工程竣工验收备案表、工程质量保修书、竣工图等。工程声像档案：包括工程建设过程中的照片、录像、录音等，应能反映工程建设的重要环节、关键部位和建设成果。其他与工程建设有关的文件：如工程招投标文件、工程合同、工程监理文件、工程结算文件等。3.收集程序工程建设项目开工前，建设单位应与各参建单位签订工程档案管理责任书，明确各方在工程档案管理方面的职责和要求。各参建单位应按照档案管理责任书的要求，指定专人负责工程文件的收集工作，定期将收集到的工程文件移交本单位档案管理部门。建设单位档案管理部门应定期对各参建单位工程文件的收集情况进行检查，发现问题及时督促整改。工程竣工验收前，各参建单位应将各自形成的工程档案整理齐全、规范，并向建设单位档案管理部门移交。建设单位档案管理部门应组织对接收的工程档案进行审查，对不符合要求的档案，应退回原单位进行补充完善。四、工程档案的整理与归档1.整理原则工程档案应按照工程建设程序和文件形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科学，组卷合理。工程档案应遵循真实性、完整性、准确性、系统性的原则，对归档文件进行分类、组卷、编目等整理工作，确保工程档案的质量。2.整理方法工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程竣工文件等应分别按照其形成时间、内容性质等进行分类整理。同一类文件应按照文件的形成顺序、重要程度等进行排列，编写页号，并填写卷内文件目录。工程声像档案应按照其反映的工程建设内容进行分类整理，标注拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并填写声像档案目录。工程档案应编制卷内备考表，说明卷内文件的整理情况、缺损情况、在档号等，并由整理人、审核人签字。3.归档要求工程档案应在工程竣工验收后三个月内完成归档工作。归档的工程档案应一式多份，其中一份由建设单位档案管理部门保管，其余分别移交集团总部、相关部门及其他需要的单位。归档的工程档案应编制档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应包括工程名称、档案类别、档案数量、移交时间等内容。五、工程档案的保管与保护1.保管要求各单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保工程档案的安全保管。工程档案应按照类别、年度、项目等进行分类存放，便于查找和利用。档案管理人员应定期对工程档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。2.保护措施档案库房应保持清洁、整齐，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。对纸质档案应采取防潮、防虫、防火、防盗等保护措施，定期进行消毒处理。对电子档案应采取备份存储、防病毒、防黑客攻击等保护措施，确保电子档案的安全。对声像档案应采取防磁、防潮、防火、防盗等保护措施，定期进行检查和维护。六、工程档案的利用与借阅1.利用规定各单位应建立工程档案利用制度，明确工程档案的利用范围、利用方式、利用程序等。工程档案主要供本单位内部工程建设、生产经营、技术管理等工作使用，对外提供利用应按照国家有关规定办理审批手续。利用工程档案时，应在档案管理人员的指导下进行，不得擅自涂改、抽取、伪造、损毁工程档案。2.借阅程序因工作需要借阅工程档案的，应填写工程档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅用途等，并经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。档案管理部门应根据借阅申请表的内容进行审核，对符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。借阅人员应按照借阅审批的要求使用档案，不得转借他人。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性等，确认无误后办理归还手续。七、工程档案的鉴定与销毁1.鉴定原则工程档案的鉴定应遵循全面审查、区别对待、确保重点、便于利用的原则，对已超过保管期限的工程档案进行鉴定。鉴定工作应在档案管理部门的组织下，由工程技术人员、档案管理人员等组成鉴定小组共同进行。2.鉴定方法鉴定小组应根据工程档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对工程档案进行逐一审查，确定其是否仍有保存价值。对仍有保存价值的工程档案，应继续保管；对已失去保存价值的工程档案，应提出销毁意见，并填写工程档案销毁申请表。3.销毁程序工程档案销毁申请表应经鉴定小组组长签字、单位分管领导审批后，方可进行销毁。销毁工程档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。销毁清册应包括工程档案的名称、数量、销毁时间、销毁原因等内容，一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交单位财务部门归档。八、监督与检查1.集团总部监督检查集团总部定期对各单位工程档案管理工作进行监督检查，检查内容包括工程档案管理制度的执行情况、工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。对监督检查中发现的问题，集团总部应及时下达整改通知书，要求各单位限期整改。各单位应将整改情况及时上报集团总部。2.内部审计监督集团内部审计部门在对各单位进行审计时，应将工程档案管理工作纳入审计范围，检查工程档案的真实性、完整性、准确性、系统性等情况。对审计中发现的工