瑞驰新天地管理制度之楼处物品管理13

瑞驰新天地管理制度之楼处物品管理13一、引言售楼处作为展示楼盘形象、促进销售的重要场所，其物品管理的规范化和精细化程度直接影响到客户的体验以及项目的整体运营效率。为了确保售楼处物品的合理使用、妥善保管、高效流转，特制定本管理制度。本制度旨在明确售楼处各类物品从采购、入库、存储、领用、使用、盘点到报废等各个环节的管理要求和操作流程，以实现物品管理的科学化、标准化和系统化，为售楼处的正常运营提供有力支持。二、适用范围本制度适用于瑞驰新天地售楼处内所有办公设备、办公用品、宣传物料、销售道具、接待用品等各类物品的管理。三、职责分工（一）行政部门1.负责制定售楼处物品管理的相关制度和流程，并监督执行。2.统一负责售楼处物品的采购、验收、入库、存储、发放、盘点等日常管理工作。3.定期对售楼处物品的使用情况进行统计分析，根据需求预测合理安排采购计划，确保物品供应的及时性和充足性。4.建立物品管理台账，详细记录物品的出入库情况、使用状态、维修保养记录等信息，做到账目清晰、数据准确。5.负责对损坏或报废的物品进行鉴定和处理，办理相关的审批手续。（二）各部门1.负责本部门领用物品的登记、保管和使用，并按照规定的流程和标准进行操作。2.定期对本部门使用的物品进行检查和盘点，及时反馈物品的使用情况和存在的问题。3.配合行政部门做好售楼处物品的整体管理工作，如参与物品盘点、提出合理的采购建议等。（三）销售人员1.正确使用和妥善保管售楼处配备的销售道具、接待用品等物品，不得擅自挪用或损坏。2.在使用过程中如发现物品有损坏或短缺等情况，应及时向行政部门报告。3.协助行政部门做好物品的整理和盘点工作，确保销售区域物品的摆放整齐、有序。四、物品采购管理（一）采购计划制定1.行政部门应每月末根据售楼处物品的库存情况、使用频率以及下月工作计划，结合各部门的需求申请，制定下月物品采购计划。采购计划应详细列出物品名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。2.对于临时性或紧急性的物品需求，各部门应提前填写《物品采购申请表》，注明需求原因、物品名称、规格型号、数量等信息，经部门负责人审核签字后提交给行政部门。行政部门根据实际情况及时调整采购计划，并安排采购。（二）供应商选择与管理1.行政部门应建立合格供应商名录，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商作为合作对象。2.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰，重新选择合格的供应商。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保采购活动的合法性和规范性。（三）采购实施1.行政部门根据采购计划和合同要求，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确物品的详细信息、交货时间、交货地点等内容。2.在采购过程中，如遇供应商无法按时交货、产品质量不符合要求等问题，行政部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取相应的解决措施。如问题严重影响售楼处正常运营，应考虑更换供应商。3.采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时掌握物品的到货时间和状态。物品到货前，应提前通知仓库管理人员做好验收准备工作。五、物品入库管理（一）验收准备1.仓库管理人员在收到采购人员的到货通知后，应根据采购订单和相关标准，准备好验收所需的工具和场地。2.对于一些特殊物品或有质量要求的物品，如办公设备、宣传物料等，应安排专业人员参与验收。（二）验收流程1.物品到货后，仓库管理人员应首先核对送货单与采购订单的一致性，包括物品名称、规格型号、数量、供应商等信息是否相符。2.对物品的外观、数量、质量等进行检查。检查物品外观是否有损坏、变形、污渍等情况；清点物品数量是否与送货单一致；对于需要检验质量的物品，按照相关标准进行检验，如检查办公设备的性能是否正常、宣传物料的印刷质量是否达标等。3.验收合格的物品，仓库管理人员应在送货单上签字确认，并填写《物品入库单》。《物品入库单》应详细记录物品名称、规格型号、数量、入库日期、供应商等信息，一式三联，一联仓库留存，一联交采购人员作为付款凭证，一联交财务部门记账。4.验收不合格的物品，仓库管理人员应及时通知采购人员与供应商联系，办理退货、换货或补货等手续。同时，在《物品入库单》上注明不合格原因，并将不合格物品单独存放，做好标识，防止与合格物品混淆。六、物品存储管理（一）仓库规划1.根据售楼处物品的种类、数量和使用特点，合理规划仓库存储空间。将仓库划分为不同的区域，如办公用品区、宣传物料区、销售道具区、接待用品区等，并设置明显的标识牌。2.对不同区域的物品进行分类存放，遵循便于管理、便于查找、便于取用的原则。例如，办公用品按照文具、文件管理用品、办公设备耗材等类别分别存放；宣传物料按照海报、楼书、户型图等类别分类摆放。（二）存储条件要求1.根据物品的特性，提供适宜的存储条件。对于易受潮、易变质的物品，如纸张、食品等，应存放在干燥通风的仓库内，并做好防潮措施；对于易燃易爆物品，如清洁剂、酒精等，应按照相关规定进行单独存放，并设置明显的警示标识，确保存储安全。2.定期对仓库进行检查，确保存储环境符合要求。检查内容包括仓库的温度、湿度、通风情况、防火防盗设施等。如发现问题，应及时采取措施进行整改。（三）库存盘点1.行政部门应定期组织对售楼处物品进行库存盘点，盘点周期为每月一次。盘点时，仓库管理人员应与各部门物品使用人员共同参与，确保盘点结果的准确性。2.盘点过程中，应认真核对物品的实际数量与库存台账记录是否一致。对于盘盈、盘亏的物品，应查明原因，并填写《库存盘点表》，详细记录盘点日期、物品名称、规格型号、实际数量、账面数量、盘盈盘亏数量及原因等信息。3.根据盘点结果，编制盘点报告。盘点报告应包括盘点概况、盘盈盘亏情况分析、处理建议等内容。对于盘盈的物品，应及时调整库存台账；对于盘亏的物品，应查明责任，属于正常损耗的，经审批后核销库存；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任，并要求其赔偿损失。七、物品领用管理（一）领用流程1.各部门人员因工作需要领用物品时，应填写《物品领用申请表》，注明物品名称、规格型号、数量、领用部门、领用日期、用途等信息。2.《物品领用申请表》经部门负责人审核签字后，交行政部门仓库管理人员。仓库管理人员根据库存情况进行核实，如库存充足，予以发放，并在《物品领用申请表》上签字确认，同时在库存台账上记录物品的领用情况。3.对于贵重物品或限量领用的物品，如办公设备、高档接待用品等，领用前还需经行政部门负责人审批同意后方可发放。（二）领用登记1.仓库管理人员应建立物品领用登记台账，详细记录物品的领用日期、领用部门、领用人员、物品名称、规格型号、数量等信息，以便随时查询和统计。2.定期对物品领用登记台账进行核对，确保账实相符。如发现异常情况，应及时查明原因并进行处理。八、物品使用管理（一）使用规范1.各部门和人员应按照物品的使用说明和操作规程正确使用物品，不得擅自更改物品的用途或使用方式。2.对于办公设备、电器等物品，使用前应进行检查，确保设备正常运行；使用过程中如发现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时通知行政部门安排维修。3.销售人员在使用销售道具和接待用品时，应注意保持物品的整洁和完好，不得随意丢弃或损坏。使用完毕后，应及时将物品归位，摆放整齐。（二）维护保养1.行政部门应制定物品维护保养计划，定期对售楼处的各类物品进行维护保养。对于办公设备、电器等，应按照设备维护保养手册的要求进行定期检查、清洁、润滑、调试等工作，确保设备性能良好，延长使用寿命。2.对于宣传物料、销售道具等物品，应注意防潮、防火、防虫等，避免因保存不当导致物品损坏或变质。如发现物品有损坏或磨损，应及时进行修复或更换。（三）借用管理1.因工作需要，售楼处内各部门之间如需借用物品，应填写《物品借用申请表》，注明借用物品名称、规格型号、数量、借用部门、借用日期、预计归还日期等信息。2.《物品借用申请表》经借出部门和借入部门负责人审核签字后，交行政部门备案。行政部门通知仓库管理人员办理物品借用手续，借出部门应向借入部门提供物品的使用说明和注意事项，并要求借入部门在规定时间内归还物品。3.借入部门应妥善保管借用的物品，不得转借他人或擅自改变物品用途。如因保管不善导致物品损坏或丢失，借入部门应照价赔偿。借用物品归还时，仓库管理人员应进行检查验收，如物品完好无损，在《物品借用申请表》上签字确认，并将物品入库；如发现物品有损坏，应根据损坏情况要求借入部门进行赔偿或维修。九、物品盘点管理（一）盘点周期1.每月末对售楼处物品进行全面盘点，确保账实相符。2.在每年年末进行一次年度大盘点，对全年物品的采购、使用、库存等情况进行全面清查和总结。（二）盘点方法1.采用实地盘点法，对售楼处内所有物品进行逐一清点，核对实际数量与库存台账记录是否一致。2.对于一些价值较高、数量较大的物品，如办公设备、大型宣传物料等，应进行重点盘点，确保资产安全。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，仓库管理人员应根据盘点情况填写《库存盘点表》，详细记录盘盈、盘亏的物品名称、规格型号、数量及原因等信息。2.行政部门根据《库存盘点表》编制盘点报告，分析盘点结果，查找存在的问题和原因，并提出相应的改进措施和建议。3.对于盘盈的物品，应及时调整库存台账，确保账目准确；对于盘亏的物品，应查明原因，属于正常损耗的，经审批后核销库存；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任，并要求其赔偿损失。同时，根据盘点结果对物品管理流程进行优化和完善，提高物品管理水平。十、物品报废管理（一）报废鉴定1.当物品出现损坏、老化、无法修复或已无使用价值等情况时，由使用部门填写《物品报废申请表》，注明物品名称、规格型号、购置日期、报废原因等信息。2.行政部门组织相关人员对申请报废的物品进行鉴定，根据物品的实际状况和使用年限等因素，判断是否符合报废条件。对于价值较高的物品，可邀请专业技术人员或相关部门进行评估鉴定。（二）报废审批1.《物品报废申请表》经使用部门负责人、行政部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。2.公司分管领导根据物品报废的必要性和合理性进行审批，批准后方可进行报废处理。（三）报废处理1.经审批同意报废的物品，行政部门应安排专人进行处理。对于有回收价值的物品，如废旧金属、纸张等，应联系专业的回收公司进行回收处理，并做好记录；对于无回收价值的物品，应按照环保要求进行妥善处置，如委托有资质的单位进行销毁等，确保不对环境造成污染。2.仓库管理人员应及时在库存台账中核销已报废的物品，并调整账目，确保账实相符。十一、监督与考核（一）监督检查1.行政部门定期对售楼处物品管理情况进行监督检查，检查内容包括物品采购、入库、存储、领用、使用、盘点、报废等各个环节的执行情况。2.检查方式包括实地查看、查阅台账记录、询问相关人员等，及时发现和纠正物品管理过程中存在的问题。（二）考核机制1.建立物品管理考核机制，对各部门和人员在物品管理方面的表现进行考核评价。考核指标包括物品采购及时性、库存准确率、物品完好率、物品使用规范性等方面。2.考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对于物品管理工作表现优秀的部门和个人给予奖励；对于违反物品管理制度，导致物品管理出现问题的部门和个人进行相应的处罚，如扣减绩效分数、经济处罚等。