分部合同外费用收取管理规定

分部合同外费用收取管理规定一、总则1.目的为规范分部合同外费用的收取行为，确保公司利益，保障业务的正常开展，特制定本管理规定。2.适用范围本规定适用于公司各分部涉及合同外费用的收取管理工作。3.定义合同外费用指在公司与客户签订的合同约定范围之外，因客户额外需求或公司提供额外服务而产生的费用，包括但不限于加急处理费、特殊定制费、超量服务费等。二、费用收取原则1.合法性原则费用收取必须符合国家法律法规及相关政策要求，不得进行违法违规收费行为。2.合理性原则根据所提供的额外服务或产生的额外成本，合理确定费用标准，确保收费公平合理。3.明确告知原则在收取合同外费用前，必须向客户明确告知收费项目、标准、原因等相关信息，确保客户知情权。4.书面确认原则涉及合同外费用的收取，需获得客户的书面确认，以避免后续纠纷。三、费用收取流程1.需求提出当出现合同外服务需求时，相关业务部门应及时填写《合同外费用申请单》，详细说明需求内容、预计费用金额、收费原因等信息，并提交至上级主管审核。2.审核批准上级主管对《合同外费用申请单》进行审核，重点审查需求的合理性、收费标准的合规性等。审核通过后，报公司相关领导批准。3.费用告知业务部门根据批准后的申请单，安排专人与客户进行沟通，以书面或电子文档等形式向客户详细告知合同外费用的具体情况，包括收费项目、金额、收费依据等，并要求客户在规定时间内给予反馈。4.客户确认客户对合同外费用无异议后，应签署《合同外费用确认书》，明确表示同意按照告知的内容支付费用。若客户有疑问或异议，业务部门应及时进行解释和沟通，协商达成一致意见。5.费用收取业务部门根据客户签署的《合同外费用确认书》，按照公司财务规定的流程进行费用收取操作。对于需要开具发票的，及时通知财务部门开具相应发票。6.记录与归档业务部门负责将合同外费用的收取相关资料进行整理归档，包括申请单、确认书、发票复印件等，以备后续查询和审计。四、费用标准制定1.制定依据费用标准应根据所提供服务的成本、市场行情、公司盈利目标等因素综合确定。成本包括但不限于人力成本、物力成本、时间成本等。2.成本核算各相关部门在提出合同外费用申请时，应同时提供详细的成本核算资料，说明费用构成及计算依据。财务部门负责对成本核算资料进行审核和分析，确保费用标准的合理性。3.市场调研市场部门应定期收集同行业类似服务的收费标准信息，为公司费用标准的制定提供参考依据，确保公司收费具有市场竞争力。4.标准调整随着市场变化、成本变动等因素的影响，适时对合同外费用标准进行调整。费用标准调整前，需按照本规定的流程进行申请、审核和批准。五、特殊情况处理1.紧急情况在遇到紧急情况需要立即收取合同外费用且无法按照正常流程获得客户书面确认时，业务部门应及时向上级主管汇报，并在事后尽快补办相关确认手续。同时，应详细记录紧急情况的发生原因、处理过程及后续确认情况。2.客户拒绝支付若客户拒绝支付合同外费用，业务部门应首先与客户进行再次沟通，了解客户拒绝的原因，并针对性地进行解释和协商。如协商无果，可根据合同约定及相关法律法规，通过合法途径解决费用纠纷，必要时可寻求公司法务部门的支持。3.争议解决对于合同外费用收取过程中发生的争议，公司应秉持公正、公平、合法的原则进行处理。首先尝试通过友好协商解决；协商不成的，可根据双方约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼解决。六、监督与考核1.内部监督财务部门定期对合同外费用的收取情况进行检查，核实收费项目、标准、金额等是否符合规定，以及相关手续是否齐全。审计部门不定期对合同外费用收取管理工作进行审计，发现问题及时督促整改。2.客户反馈建立客户反馈机制，及时收集客户对合同外费用收取的意见和建议。对于客户提出的疑问和投诉，相关部门应认真对待，及时处理，并将处理结果反馈给客户。3.考核指标将合同外费用收取的合规性、准确性、及时性等纳入对业务部门及相关人员的绩效考核指标体系。对于在费用收取管理工作中表现优秀的部门和个人，给予相应奖励；对于存在违规行为或造成公司损失的，进行严肃问责。七、