某咨询-某房地产文件档案管理规定

某咨询—某房地产文件档案管理规定一、总则1.目的为加强某房地产公司（以下简称"公司"）文件档案管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，依据国家有关法律法规及公司实际情况，制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司总部及各下属项目公司、分支机构的文件档案管理工作。3.定义本规定所称文件档案，是指公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、声像等资料。二、管理职责1.总经理办公室负责制定和完善公司文件档案管理规定，并监督执行。统筹管理公司总部的文件档案工作，指导和监督下属单位的文件档案管理工作。负责公司重要文件的起草、审核、印发及文件流转的协调工作。定期对公司文件档案管理工作进行检查、评估和考核。2.各部门负责本部门文件的起草、审核、印发、整理和归档工作，确保文件的质量和时效性。明确专人负责本部门文件档案管理工作，配合公司档案管理部门做好文件的收集、整理、移交等工作。按照公司文件档案管理规定，及时清理本部门的文件，确保文件的完整性和准确性。3.项目公司及分支机构负责本单位文件档案的管理工作，贯彻执行公司文件档案管理规定。建立健全本单位文件档案管理制度，配备必要的档案管理人员和设施设备。负责本单位文件的收集、整理、归档、保管和利用工作，并定期向公司总部移交档案。三、文件管理1.文件分类行政文件：包括公司决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复等各类行政公文。业务文件：涉及公司市场营销、工程管理、财务管理、人力资源管理等各项业务工作的文件。合同文件：公司签订的各类合同、协议、意向书等。技术文件：工程设计图纸、施工方案、技术规范、技术报告等。其他文件：除上述文件外的其他具有保存价值的文件，如会议纪要、工作计划、工作总结、统计报表等。2.文件起草与审核文件起草应符合国家法律法规和公司相关规定，内容准确、清晰、简洁，格式规范。重要文件应由起草部门负责人审核，涉及多个部门的文件应会签相关部门意见后报总经理办公室审核。总经理办公室对文件的合法性、规范性、准确性进行审核，必要时组织相关部门进行会审。审核通过的文件报公司领导签发。3.文件印发文件经领导签发后，由总经理办公室负责编号、排版、印刷，并加盖公司印章。涉及公司机密的文件应严格按照保密规定进行印发和传递，注明密级和发放范围。文件印发后，总经理办公室应及时将文件分发给相关部门和人员，并做好文件发放记录。4.文件流转文件在公司内部流转应遵循高效、准确、安全的原则，确保文件及时送达收件人。对于紧急文件，应通过专人送达、传真、电子邮件等方式优先处理。文件流转过程中，收件人应及时签收，并在规定时间内处理文件，如有疑问应及时与发文部门沟通。5.文件清理各部门应定期对本部门文件进行清理，对于已处理完毕、无保存价值的文件，应按照规定进行销毁。文件销毁应填写《文件销毁登记表》，经部门负责人审核后，报总经理办公室备案。涉及公司机密的文件销毁应采用粉碎、焚烧等安全方式进行，并由专人负责监督。四、档案管理1.档案收集各部门应按照公司档案管理规定，定期将本部门形成的文件材料收集整理，移交公司档案管理部门。项目公司及分支机构应在项目结束后，及时将项目文件档案整理归档，并移交公司总部档案管理部门。对于公司外部接收的文件，如上级主管部门文件、合作单位文件等，应及时登记并移交档案管理部门。2.档案整理档案管理部门应按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。对纸质档案应编制卷内目录、备考表等，确保档案资料的完整性和系统性。对电子档案应按照相关标准进行整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。3.档案归档整理好的档案应及时归档，存入档案库房。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。档案管理人员应按照档案保管期限表，对档案进行分类存放，便于查找和利用。对重要档案应实行备份制度，采用纸质备份、电子备份等方式进行保存，确保档案的安全性。4.档案保管期限公司档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司重要文件、决议、合同、协议、财务报表等。长期保管的档案期限为10年至50年，主要包括公司一般性文件、业务档案、项目档案等。短期保管的档案期限为1年至10年，主要包括临时性文件、一般性报表等。5.档案利用公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅重要档案应经公司分管领导批准。档案管理人员应对查阅情况进行登记，查阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。外单位人员查阅公司档案，应持有单位介绍信，经公司总经理办公室批准后，由档案管理人员陪同查阅，并严格遵守公司档案查阅规定。档案管理人员应根据档案利用情况，及时做好档案的归还、清点和整理工作，确保档案的完整性和安全性。五、保密管理1.保密制度公司建立健全文件档案保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任。对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要文件档案，应严格按照保密规定进行管理。2.保密措施对保密文件档案应进行加密存储，设置访问权限，防止信息泄露。档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自将保密文件档案提供给无关人员查阅或复制。在文件档案的起草、审核、印发、传递、保管等过程中，应采取必要的保密措施，确保文件档案的安全。3.保密教育公司定期组织员工进行保密教育，提高员工的保密意识和保密技能。对涉及文件档案管理工作的人员，应进行专门的保密培训，使其熟悉保密规定和操作流程。六、信息化管理1.电子文件管理公司应加强电子文件管理，建立电子文件管理制度和流程，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应按照档案分类方案进行分类存储，建立电子文件数据库，便于检索和利用。对电子文件应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全性。2.档案管理系统公司应建立档案管理系统，实现档案的信息化管理。档案管理系统应具备档案收集、整理、归档、检索、借阅、统计等功能。档案管理人员应熟练掌握档案管理系统的操作，及时将档案信息录入系统，确保系统数据的准确性和及时性。利用档案管理系统对档案利用情况进行统计分析，为公司决策提供支持。七、监督与考核1.监督检查总经理办公室定期对公司文件档案管理工作进行监督检查，重点检查文件档案管理制度的执行情况、文件档案的收集整理归档情况、档案的保管利用情况等。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.考核评价公司将文件档案管理工作纳入部门绩效考核体系，对文件档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。对文