某集团档案保管制度汇编

某集团档案保管制度汇编一、总则1.目的本制度旨在规范集团档案的保管工作，确保档案的完整、安全与有效利用，为集团各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的各类档案保管工作。3.档案定义本制度所称档案，是指集团在各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案保管机构与人员1.档案保管机构集团设立专门的档案管理部门，负责集中统一管理集团档案。各子公司、分公司应根据实际情况设立相应的档案管理岗位或部门，负责本单位档案的保管工作，并接受集团档案管理部门的业务指导和监督。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。严格执行档案保管制度，确保档案的安全与完整，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。积极开展档案的开发利用工作，为集团各项工作提供档案信息服务。定期对档案进行清查、盘点，及时发现并解决档案管理中存在的问题。参加档案业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。三、档案收集与整理1.档案收集范围集团总部各部门在工作活动中形成的各类文件、资料、报表等。各子公司、分公司上报的各类文件、报表、合同等。集团对外签订的合同、协议、章程等。集团组织的各类会议、活动形成的文件、纪要、照片、音像资料等。集团员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件、资料等。其他具有保存价值的档案资料。2.档案收集要求各部门、各单位应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集齐全。档案收集人员应按照档案收集范围和要求，认真核对档案材料的完整性、准确性，对不符合要求的档案材料应及时进行补充、修正。对重要档案或特殊载体档案，应采取特殊的收集措施，确保档案的安全与完整。3.档案整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。符合文档一体化管理要求，实现档案管理的规范化、标准化。4.档案整理方法按照档案的形成年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录卡片或录入档案管理系统。对档案材料进行装订、装盒，在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案分类与编号1.档案分类方案集团档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人力资源类、党群工作类等六大类。每大类下再根据档案的具体内容和性质进行细分，形成二级、三级类目。2.档案编号规则档案编号采用"全宗号年度类别号保管期限件号"的结构。全宗号：集团档案管理部门统一编制，用于标识集团档案全宗。年度：档案形成的年度，采用公元纪年，如"20XX"。类别号：根据档案分类方案，用大写字母表示档案类别，如"A"表示行政管理类，"B"表示经营管理类等。保管期限：用阿拉伯数字表示档案的保管期限，如"10"表示永久保管，"30"表示保管30年，"10"表示保管10年。件号：在同一类别、同一保管期限内，按档案排列顺序编制的流水号。3.档案编号示例例如，某份行政管理类档案，形成于2020年，保管期限为永久，其编号为：012020A10001。五、档案保管期限划分1.永久保管档案集团章程、组织架构、重要会议纪要、重大决策文件等。集团年度财务决算报表、审计报告等。集团与外部签订的重要合同、协议、合作项目文件等。集团重要人事任免文件、员工档案等。其他具有长远保存价值的档案。2.保管30年档案集团一般性会议纪要、工作计划、总结报告等。集团业务往来文件、合同协议等。集团固定资产档案、设备档案等。集团员工年度考核文件、培训记录等。其他需要保存30年的档案。3.保管10年档案集团临时性工作文件、一般性通知等。集团短期业务往来文件、合同协议等。集团一般性统计报表、财务凭证等。其他需要保存10年的档案。六、档案保管条件与设施1.档案库房要求档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，远离火源、水源和污染源。档案库房应具备良好的密封性能，门窗应安装防盗网、密封条等设施。档案库房内应设置温湿度调节设备，保持库房温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。2.档案装具要求档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放安全、整齐、有序。档案柜、档案架应牢固、稳定，具有足够的承载能力，表面应平整、光滑，无毛刺、无异味。档案盒应选用质量好、规格统一的无酸档案盒，盒面应标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.档案保护设备要求档案库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗等保护设备，如灭火器、除湿机、防虫药、监控设备等。对重要档案或特殊载体档案，应配备专门的保护设备，如光盘存储设备、磁带存储设备、缩微设备等。七、档案保管操作流程1.档案上架档案管理人员按照档案分类编号顺序，将整理好的档案装入档案盒，再将档案盒上架存放。档案上架时应注意排列整齐、有序，便于查找和利用。2.档案存储档案应按照类别、年度、保管期限等进行分区存储，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。对电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保数据的安全与完整。3.档案盘点档案管理人员应定期对档案进行清查、盘点，每年至少进行一次全面盘点。档案盘点应包括档案数量、质量、保管状况等方面的检查，对发现的问题应及时进行记录和处理。4.档案迁移因工作需要或库房调整等原因，需对档案进行迁移时，档案管理人员应制定详细的迁移计划，并严格按照计划进行操作。档案迁移过程中，应注意保护档案的安全与完整，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。八、档案安全管理1.档案保密制度严格遵守国家有关保密法律法规，加强档案保密管理，确保档案信息安全。对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等重要档案，应采取严格的保密措施，限制查阅范围，防止泄密事件发生。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，对违反保密制度的行为应依法依规进行处理。2.档案安全检查制度建立档案安全检查制度，定期对档案库房、档案装具、档案保护设备等进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。档案安全检查应包括防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防霉等方面的检查，对检查中发现的问题应及时进行整改。对重要档案或特殊载体档案，应增加安全检查的频次，确保档案的安全与完整。3.档案应急处置预案制定档案应急处置预案，明确档案在发生火灾、水灾、地震等自然灾害或其他突发事件时的应急处置措施。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应急处置能力，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地保护档案的安全与完整。九、档案利用与借阅1.档案利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，确保档案信息的正确使用。档案利用应严格按照规定的程序和权限进行，不得擅自扩大利用范围或泄露档案信息。2.档案利用方式提供档案原件查阅、复印、摘录等服务。利用档案管理系统提供电子档案在线查阅、下载等服务。根据利用者的需求，编制档案专题资料、汇编等提供利用。3.档案借阅规定因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应严格核对借阅人身份，当面清点档案数量、检查档案完整性，并办理借阅登记手续。借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录、销毁档案，不得在档案上圈划、批注、污损等。借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量、质量，确认无误后办理归还手续。十、档案鉴定与销毁1.档案鉴定原则档案鉴定应遵循全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。档案鉴定应严格按照国家有关规定和集团档案保管期限划分标准进行，确保鉴定结果的科学性、准确性。2.档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由集团档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门业务骨干、档案管理人员等。档案鉴定工作小组负责对集团到期档案进行鉴定，提出鉴定意见和处理建议。3.档案销毁程序档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定后，编制档案销毁清册，注明档案类别、年度、保管期限、档号、题名、数量等信息。档案销毁清册经集团分管领