办公室日常管理制度

办公室日常管理制度一、总则1.目的为加强办公室管理，确保各项工作高效、有序地进行，营造良好的办公环境，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于办公室全体工作人员。3.管理原则本制度遵循公平、公正、公开的原则，以规范办公行为、提高工作效率、强化团队协作、确保服务质量为宗旨。二、办公秩序1.考勤管理工作人员应严格遵守公司规定的作息时间，按时上下班，不得迟到、早退。如需请假，应提前按照公司请假流程填写请假申请表，经批准后方可离开工作岗位。请假审批权限按照公司相关规定执行。无故旷工者，按照公司旷工处理规定进行相应处罚。2.办公区域行为规范保持办公区域整洁卫生，每天下班前应清理桌面，将文件资料摆放整齐，关闭电脑、打印机等设备电源。不得在办公区域大声喧哗、打闹或进行其他影响他人工作的行为。爱护办公设施和公共财物，如有损坏应及时报告并照价赔偿。禁止在办公区域吸烟、吃零食、随地吐痰等不文明行为。3.文件资料管理文件资料应分类存放，标识清晰，便于查找和使用。重要文件资料应妥善保管，防止丢失或泄露。借阅文件资料应办理借阅手续，注明借阅时间、归还时间和借阅人姓名等信息。借阅人应按时归还，如有遗失或损坏，应承担相应责任。定期对文件资料进行整理和归档，按照公司档案管理规定进行保存，确保档案资料的完整性和规范性。三、会议管理1.会议组织办公室负责各类会议的组织安排，包括会议通知的发送、会议场地的预订、会议资料的准备等。根据会议主题和参会人员，确定会议时间、地点和议程，并提前通知相关人员。会议通知应明确会议的主题、时间、地点、参会人员、议程安排等内容。2.会议纪律参会人员应提前到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假。会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急事项需要处理，应向会议组织者请假并在不影响会议进行的情况下离开会场。参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得交头接耳、做与会议无关的事情。3.会议记录与纪要办公室应安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。会议记录应真实、准确、完整，字迹清晰。会议结束后，办公室应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后，发送给参会人员和相关部门。会议纪要应明确会议的主要内容、决议事项、责任部门和完成时间等信息，以便相关人员贯彻执行。四、办公用品管理1.办公用品采购办公室根据办公用品的使用情况和库存数量，定期编制办公用品采购计划，经批准后进行采购。采购办公用品应选择正规渠道，确保产品质量和售后服务。采购过程中应严格遵守公司的采购流程，办理相关审批手续。2.办公用品领用工作人员因工作需要领用办公用品，应填写办公用品领用申请表，经部门负责人批准后到办公室领取。办公室应建立办公用品领用台账，记录领用时间、领用人员、办公用品名称和数量等信息，以便进行管理和核算。3.办公用品使用与节约工作人员应爱护办公用品，合理使用，避免浪费。对于贵重办公用品，应严格按照操作规程使用，确保使用寿命。鼓励员工节约使用办公用品，如双面打印、复印，减少纸张浪费；合理设置空调温度，节约用电等。五、接待管理1.接待原则遵循热情、周到、节俭的原则，确保接待工作既体现公司形象，又符合实际情况。根据来访人员的身份、目的和来访性质，安排相应规格的接待。2.接待安排办公室负责接待工作的统筹安排，接到接待任务后，应及时了解来访人员的基本情况、来访目的和行程安排等信息，并制定详细的接待方案。接待方案应包括接待时间、地点、陪同人员、接待流程、餐饮安排等内容，经批准后组织实施。3.接待费用管理接待费用应严格按照公司规定的标准执行，不得超支。接待费用报销时，应提供合法有效的票据，并按照公司财务报销流程进行审批。办公室应定期对接待费用进行统计和分析，总结经验教训，不断优化接待工作，提高接待效率和质量。六、电话与网络管理1.电话使用规范办公室电话主要用于公务联系，不得用于私人事务。接听电话应礼貌、热情，使用规范的语言和称呼。接听电话时应及时记录重要信息，如来电时间、来电人姓名、来电事项等，并按照相关规定及时处理或转达。如需转接电话，应准确转接，并告知对方转接人员的姓名和部门。2.网络使用管理办公室网络主要用于工作需要，工作人员应遵守国家有关网络安全法律法规，不得利用网络从事违法违规活动。不得在办公时间内利用网络进行与工作无关的活动，如玩游戏、观看视频、聊天等。爱护网络设备和设施，不得擅自更改网络配置或安装未经授权的软件。如发现网络故障或异常情况，应及时报告办公室进行处理。七、安全与保密管理1.安全管理加强办公区域的安全防范意识，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。定期检查办公区域的电器设备、消防器材等设施，确保其正常运行和安全使用。如发现安全隐患，应及时报告并采取措施进行整改。下班后应关好门窗，切断电源，妥善保管重要物品，防止发生安全事故。2.保密管理工作人员应严格遵守公司的保密制度，保守公司机密信息，不得泄露公司的商业秘密、技术秘密、客户信息等。涉及公司机密的文件资料、会议内容、工作信息等应妥善保管，不得随意丢弃或外传。如需查阅、使用机密信息，应按照公司规定的审批流程进行申请和授权。离开办公区域时，应将涉及机密的文件资料放入保险柜或文件柜中妥善保管，防止机密信息泄露。