校办公室日常管理制度

校办公室日常管理制度一、总则1.目的：为了加强校办公室的规范化管理，提高工作效率和服务质量，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于校办公室全体工作人员。3.基本原则：遵循高效、规范、严谨、协作的原则，严格遵守国家法律法规和学校的各项规章制度。二、人员岗位职责办公室主任1.全面负责校办公室的日常工作，制定工作计划并组织实施，定期向上级领导汇报工作进展情况。2.协调学校各部门之间的工作关系，组织和参与学校重要会议、活动的筹备与安排，确保各项工作有序进行。3.负责学校公文的审核、签发、归档和管理工作，严格把关公文质量，确保公文格式规范、内容准确。4.对学校重大事项进行跟踪督办，及时反馈办理情况，确保各项决策部署得到有效落实。5.负责学校印章的管理与使用，严格按照规定程序审批用印，确保印章使用安全、规范。6.做好学校对外联络工作，接待来访客人，协调处理各类对外事务，维护学校良好形象。7.组织开展办公室工作人员的业务培训和考核工作，提高团队整体素质和工作能力。8.完成学校领导交办的其他临时性工作任务。行政秘书1.协助办公室主任做好日常行政管理工作，负责办公室文件、资料的收发、登记、传阅和保管工作。2.负责学校各类会议的通知、记录和纪要整理工作，确保会议精神及时传达和落实。3.协助起草学校各类行政公文、工作报告、工作总结等文字材料，保证文稿质量和格式规范。4.负责学校办公用品、设备的采购、管理和发放工作，建立健全物品采购、领用台账，定期进行盘点清查。5.做好学校车辆的调度和管理工作，合理安排用车，确保行车安全，定期对车辆进行维护保养。6.负责学校办公区域的环境卫生管理，组织开展卫生检查和评比活动，营造整洁舒适的办公环境。7.协助做好学校各类活动的后勤保障工作，包括场地布置、物资准备等，确保活动顺利进行。8.完成领导交办的其他临时性工作任务。机要秘书1.负责学校机要文件的收发、登记、传阅、保管和清退工作，严格遵守机要文件管理规定，确保文件安全。2.做好学校保密工作，制定保密制度和措施，加强对涉密人员、涉密载体和涉密场所的管理，防止泄密事件发生。3.负责学校密码电报的接收、译传、办理和保管工作，严格按照密码电报处理程序进行操作，确保电报内容准确传达和妥善处理。4.协助办公室主任做好学校重要会议、活动的保密工作，对涉及保密事项的会议、活动进行现场保密监督和管理。5.组织开展保密宣传教育工作，提高全校师生的保密意识和保密技能。6.完成领导交办的其他临时性保密工作任务。档案管理员1.负责学校档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，建立健全档案管理制度，确保档案资料的完整性和准确性。2.按照档案管理规范，对各类档案进行分类、编号、编目和装订，编制档案检索工具，方便档案查询和利用。3.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，定期对档案进行检查和维护，确保档案安全。4.积极开展档案信息化建设工作，将重要档案资料进行数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案管理效率和服务水平。5.负责向学校各部门提供档案查阅服务，按照规定程序办理档案借阅手续，做好借阅登记和催还工作。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、工作流程与规范公文处理流程1.收文机要秘书或行政秘书负责签收外来公文，检查公文的完整性和时效性，核对来文单位、文号、标题等信息。对收文进行登记，记录公文的收文日期、来文单位、文号、标题、密级、份数等内容，并注明文件的流转情况。根据公文的内容和性质，填写文件传阅单，按照规定的传阅范围和顺序进行传阅。传阅过程中，工作人员要及时跟踪文件的传阅情况，确保文件不积压、不延误。对于需要办理的公文，由承办部门或承办人负责提出拟办意见，填写拟办单，注明办理要求、承办时间等内容，报办公室主任审核。办公室主任根据拟办意见进行批示，明确承办部门、承办人及办理期限。承办部门或承办人接到批示后，要及时组织办理，并将办理结果反馈给办公室。2.发文由起草部门或起草人负责起草公文，公文内容要符合国家法律法规和学校的政策规定，语言表达准确、简洁、规范。起草完成后，公文初稿交部门负责人审核，审核内容包括公文的格式、内容、逻辑、语言等方面，确保公文质量。审核通过的公文初稿送办公室主任审核，办公室主任对公文的合法性、规范性、准确性进行全面把关，提出修改意见或建议。根据办公室主任的审核意见，起草人对公文进行修改完善，修改后的公文再次送办公室主任审核，直至审核通过。审核通过的公文由办公室主任签发，涉及学校重大事项、重要决策的公文，需经学校领导签发。公文签发后，由行政秘书负责编号、排版、印制，并加盖学校印章。印制完成的公文由行政秘书负责登记、分发，按照规定的发送范围和方式进行发放，并做好发文记录。会议组织流程1.会议筹备根据学校工作安排和领导要求，确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前发布会议通知。行政秘书负责准备会议所需的文件、资料、办公用品等，包括会议议程、汇报材料、讲话稿、签到表、笔记本、笔等。根据会议规模和要求，安排会议室的布置，包括桌椅摆放、音响设备调试、投影仪设置、茶水供应等，确保会议环境整洁、舒适。2.会议通知行政秘书按照确定的参会人员名单，通过邮件、短信、电话等方式发送会议通知，确保参会人员及时收到通知。在会议通知中，明确会议的主题、时间、地点、参会人员范围、会议要求等内容，提醒参会人员提前做好准备。3.会议签到在会议开始前，行政秘书在会议室门口设置签到处，负责参会人员的签到工作。参会人员签到时，要认真填写姓名、单位、职务等信息，确保签到信息准确无误。4.会议记录安排专人负责会议记录，会议记录人员要提前熟悉会议议程和相关材料，做好记录准备。在会议过程中，记录人员要认真记录会议内容，包括会议发言、讨论要点、决议事项等，确保记录内容完整、准确。会议记录采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行记录，电子文档记录要及时整理保存，纸质文档记录要字迹清晰、工整。5.会议纪要整理会议结束后，行政秘书负责及时整理会议纪要，会议纪要内容要准确概括会议的主要内容、讨论要点和决议事项。会议纪要初稿整理完成后，交办公室主任审核，审核通过后印发给参会人员和相关部门。6.会议跟踪与落实办公室对会议决议事项进行跟踪督办，定期了解决议事项的落实情况，并及时向领导汇报。承办部门或承办人要按照会议决议要求，认真组织实施，并将落实情况及时反馈给办公室。印章使用流程1.印章申请因工作需要使用学校印章的部门或个人，需填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印内容、用印份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字同意。重要事项的用印申请，需经学校领导审批。2.印章审核办公室主任对印章使用申请表进行审核，重点审核用印事项是否符合学校规定、用印内容是否准确无误、用印手续是否齐全等。对于不符合规定或存在疑问的用印申请，办公室主任有权拒绝用印，并说明理由。3.印章使用审核通过的印章使用申请表交印章管理人员，印章管理人员按照规定程序使用印章。用印时，印章管理人员要认真核对用印内容与申请表一致，确保用印准确。用印后，在申请表上加盖"已用章"字样，并注明用印日期和用印人姓名。涉及重要文件、合同等的用印，需在专门的印章使用登记簿上进行登记，记录用印时间、用印事项、用印份数、用印人等信息。4.印章归还用印完毕后，印章管理人员要及时收回印章，并妥善保管。对于临时借用的印章，用印人要在规定时间内归还印章，印章管理人员要认真检查印章是否完好无损，如有损坏要及时报告并查明原因。档案管理流程1.档案收集学校各部门和个人按照档案管理规定，定期将办理完毕的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料移交至档案管理员。档案管理员对移交的档案材料进行初步审核，检查档案材料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案材料退回原部门或个人进行补充完善。2.档案整理档案管理员按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。对每份档案材料进行编号、编目，填写档案盒封面、脊背和卷内目录等内容，确保档案整理规范、有序。3.档案归档整理好的档案按照年度、类别、保管期限等进行排列上架，装入档案盒，并在档案库房中存放。建立档案检索工具，如档案目录索引、电子档案数据库等，方便档案查询和利用。4.档案保管档案管理员负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、通风、干燥，确保档案存放环境安全。定期对档案进行检查和维护，检查档案的保管状况，防止档案发霉、虫蛀、损坏等情况发生。对重要档案和易损档案采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。5.档案利用校内各部门和个人因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字同意。档案管理员根据申请表进行审核，对符合查阅规定的申请，提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅档案时，查阅人员要在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、污损等。如需复印、摘录档案内容，需经档案管理员同意，并按照规定办理相关手续。四、工作纪律与行为规范1.遵守国家法律法规和学校的各项规章制度，自觉维护学校的利益和形象。2.严格遵守工作时间，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。如有特殊情况需要请假，需按照学校请假制度办理请假手续。3.工作期间要保持良好的工作状态，认真履行岗位职责，不得擅自离岗、串岗、脱岗。4.对待工作要认真负责，严谨细致，注重工作质量和效率，及时完成各项工作任务。5.严格遵守保密制度，保守学校的商业秘密、工作秘密和师生的个人隐私，不得泄露机密信息。6.保持办公室环境整洁、卫生，爱护办公设备和办公用品，节约使用资源，杜绝浪费现象。7.团结协作，相互支持，积极配合其他部门和同事的工作，共同完成学校的各项任务。8.注重言行举止，文明礼貌，热情接待来访客人，树立良好的服务形象。9.加强学习，不断提高自身的业务素质和工作能力，适应学校发展的需要。五、考核与奖惩1.考核方式：校办公室定期对工作人员的工作表现进行考核，考核方式包括平时考核、年度考核等。平时考核主要记录工作人员日常工作任务的完成情况、工作纪律执行情况等；年度考核在平时考核的基础上，结合个人工作总结和民主测评结果进行综合评价。2.考核内容：考核内容包括工作业绩、工作态度、工作能力、团队协作等方面。工作业绩主要考核工作人员完成工作任务的数量、质量和效率；工作态度主要考核工作人员的责任心、敬业精神、工作积极性等；工作能力主要考核工作人员的业务水平、专业技能、沟通协调能力等；团队协作主要考核工作人员与同事之间的合作配合情况。3.奖励措施：对于工作表现优秀、成绩突出的工作人员，学校给予表彰