竣工档案归档细则1011110

竣工档案归档细则1011110一、总则1.目的竣工档案归档旨在全面、系统、准确地收集、整理和保存工程项目建设过程中形成的各类文件资料，为工程项目的竣工验收、交付使用、后期维护以及工程质量追溯提供可靠依据，确保工程项目档案的完整性、准确性和规范性。2.适用范围本细则适用于[具体工程项目名称]的竣工档案归档工作，涵盖项目从规划设计到竣工验收全过程所产生的各类文件材料。3.归档原则遵循文件材料的形成规律和成套性原则，保持文件之间的有机联系，按照项目建设程序、专业分类和时间顺序进行归档。确保归档文件真实、完整、准确、有效，能够客观反映工程项目建设全貌。二、归档范围1.前期文件项目立项批复、可行性研究报告及审批文件。环境影响评价报告及批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等相关证照。工程地质勘察报告、水文地质勘察报告等勘察资料。设计文件，包括初步设计、施工图设计及其审查意见等。2.施工过程文件施工组织设计、施工方案、技术交底等施工技术文件。工程定位测量、基槽验线、楼层放线等测量记录。原材料、构配件、设备的质量证明文件、试验检测报告，如钢材、水泥、砂石料、构配件的质量证明文件，混凝土、砂浆试块试验报告，设备的选型、采购、安装调试记录及质量证明文件等。隐蔽工程验收记录，如地基与基础、主体结构等隐蔽部位的验收记录。分项、分部、单位工程质量验收记录，包括检验批、分项工程、分部工程、单位工程的质量验收报告。工程变更文件，如设计变更通知单、工程洽商记录等。施工日志、监理日志，记录工程施工和监理过程中的日常情况。施工过程中的影像资料，如工程施工进度、关键部位施工、质量问题等方面的照片和视频。3.监理文件监理规划、监理实施细则。监理月报、监理周报、监理总结。监理工程师通知单、监理工作联系单、工程暂停令等监理指令文件。旁站监理记录、平行检验记录、见证取样送检记录等监理工作记录。工程质量评估报告、竣工预验收报告等监理验收文件。4.竣工验收文件单位工程竣工验收报告，包括工程概况、验收依据、验收范围、验收程序、验收意见等内容。工程竣工验收备案表，以及相关部门出具的认可文件或准许使用文件。消防验收意见书、环保验收合格报告、规划验收合格证等专项验收文件。工程竣工结算审核报告、工程竣工决算报告等财务文件。工程质量保修书，明确保修范围、保修期限、保修责任等内容。三、归档文件要求1.纸质文件要求归档文件应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等。文件纸张应采用A4幅面（297mm×210mm），图纸宜折叠成A4幅面，图标栏露在外面。归档文件应字迹清晰、图样清楚、图表整洁，签字盖章手续完备。文件材料应齐全完整，如有破损、缺页、褪色等情况，应进行修复或复制。2.电子文件要求电子文件应采用通用格式，如PDF、DOC、XLS、JPEG等，确保能够长期有效保存和查阅。电子文件应与纸质文件内容一致，包括文件的格式、内容、签字盖章等。电子文件应进行分类整理，建立清晰的文件夹结构和文件名命名规则，便于查找和管理。电子文件应进行备份，存储介质应选用耐久性好、可靠性高的设备，如光盘、移动硬盘等，并定期进行检查和更新。四、归档时间1.项目竣工后，施工单位应在[具体时间期限]内完成竣工档案的收集、整理和立卷工作，并向建设单位提交竣工档案资料。2.监理单位应在收到施工单位提交的竣工档案资料后[具体时间期限]内完成审核工作，并签署审核意见。3.建设单位应在收到施工单位和监理单位提交的竣工档案资料后[具体时间期限]内，组织相关部门和人员对竣工档案进行审查和验收。验收合格后，建设单位应在[规定时间]内将竣工档案移交至档案管理部门。五、归档流程1.施工单位整理施工过程中，各部门和岗位应按照职责及时收集、整理各自工作中形成的文件资料，并移交至项目资料员。项目资料员对收集到的文件资料进行分类、编号、装订，按照归档范围和要求进行初步整理，形成施工单位竣工档案初稿。施工单位技术负责人对竣工档案初稿进行审核，确保文件资料的完整性、准确性和规范性。审核通过后，施工单位在规定时间内向建设单位提交竣工档案资料。2.监理单位审核监理单位收到施工单位提交的竣工档案资料后，由总监理工程师组织专业监理工程师进行审核。监理工程师对竣工档案资料进行逐一核对，检查文件资料是否齐全、真实、有效，签字盖章是否完备，整理是否符合要求等。对于审核中发现的问题，监理单位应及时通知施工单位进行整改，整改合格后重新提交审核。审核通过后，监理单位签署审核意见，并向建设单位提交审核报告。3.建设单位审查验收建设单位收到施工单位和监理单位提交的竣工档案资料后，组织设计、施工、监理等单位相关人员组成审查验收小组。审查验收小组按照归档范围和要求，对竣工档案资料进行全面审查验收。审查验收内容包括文件资料的完整性、准确性、规范性、系统性，以及与工程实际情况的相符性等。对于审查验收中发现的问题，建设单位应及时通知相关单位进行整改，整改合格后重新提交审查验收。审查验收合格后，建设单位签署审查验收意见，并办理竣工档案移交手续。六、归档整理方法1.分类按照归档范围，将竣工档案分为前期文件、施工过程文件、监理文件、竣工验收文件四大类。在每大类下，再根据文件的性质、内容等进行细分，形成二级、三级类目。例如，施工过程文件可分为施工技术文件、施工测量记录、原材料及构配件质量证明文件等二级类目，施工技术文件下再细分施工组织设计、施工方案、技术交底等三级类目。2.编号采用统一的编号方法，对归档文件进行编号。编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号格式可采用"大类代码二级类目代码三级类目代码顺序号"的形式。例如，前期文件的编号格式为"Q11001"，其中"Q"代表前期文件大类，"1"代表立项批复二级类目，"1"代表具体的立项批复文件三级类目，"001"代表该三级类目中的顺序号。3.装订纸质文件应进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。采用左侧装订，装订边距为20mm，上下边距为15mm。4.编目编制归档文件目录，目录应包含文件编号、文件题名、责任者、日期、页号等内容。文件题名应准确反映文件内容，责任者应填写文件的形成单位或个人。日期应填写文件的形成日期，页号应填写每份文件在案卷中的起始页号和终止页号。归档文件目录应打印或用钢笔、碳素笔填写，字迹应清晰、工整。七、档案保管与利用1.档案保管档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案应按照分类、编号顺序进行存放，便于查找和管理。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色等档案应及时进行修复或复制。建立档案保管期限制度，根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.档案利用建立档案借阅制度，明确借阅范围、借阅手续、借阅期限等。需要借阅档案的单位或个人，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅档案时，应严格遵守保密制度，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。为方便档案利用，档案管理部门应建立档案检索系统，提供多种检索途径，如文件编号、题名、责任者、日期等，便于快速查找所需档案。八、监督与考核1.监督检查建设单位应定期对施工单位、监理单位的竣工档案归档工作进行监督检查，确保归档工作按照本细则要求进行。档案管理部门应对归档档案进行定期抽查，检查档案的整理质量、保管情况等，发现问题及时提出整改意见。2.考核评价建立竣工档案归档工作考核评价机制，对施工单位、监理单位的竣工档案归档工作进行考核评价。考核评价内容包括归档文件的完整性、准确性、规范性，归档时间的及时性，档案整理质量等方面。根据考核评价结果，对表现优秀的