供应商管理作业办法

供应商管理作业办法一、目的本办法旨在建立科学、规范、有效的供应商管理体系，确保供应商提供的产品和服务符合公司要求，保障公司生产运营的顺利进行，提高公司整体效益和竞争力。二、适用范围本办法适用于公司所有采购项目的供应商管理，包括原材料、零部件、设备、服务等各类采购活动涉及的供应商。三、职责分工1.采购部门负责供应商的开发、选择、评估、日常管理及采购合同的签订与执行。收集、整理供应商信息，建立供应商档案，并定期更新。组织对供应商的实地考察、样品检验等工作。与供应商进行沟通协调，处理采购过程中的相关问题。2.质量部门参与供应商的评估和选择，负责对供应商提供的样品进行质量检验和测试。对供应商产品的质量进行定期和不定期抽检，监督供应商的质量改进措施执行情况。协助采购部门处理因质量问题引发的供应商管理相关事宜。3.技术部门参与供应商的评估和选择，提供技术支持和指导，协助解决技术问题。对供应商的技术能力、工艺水平等进行评估，确保供应商能够满足公司产品技术要求。4.财务部门负责对供应商的财务状况进行评估，审核采购合同中的付款条款等财务相关内容。监督采购款项的支付，确保支付流程符合公司财务规定。5.其他相关部门：根据需要参与供应商管理的相关工作，提供专业意见和建议。四、供应商开发1.需求分析采购部门根据公司生产运营计划、新产品开发需求等，及时了解各类物资和服务的采购需求。对采购需求进行详细分析，明确所需物资和服务的规格、质量标准、数量、交货期等要求。2.信息收集通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商推荐、同行交流、采购平台等。收集的信息应包括供应商的基本情况（如公司名称、地址、联系方式、经营范围等）、生产能力、产品质量、价格水平、服务能力、信誉状况等。3.初步筛选采购部门对收集到的供应商信息进行初步筛选，根据采购需求和公司基本要求，排除明显不符合条件的供应商。对初步筛选合格的供应商，整理其相关资料，建立供应商信息库。4.实地考察对于重要物资或服务的供应商，采购部门组织相关人员（如质量、技术、财务等）进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员配备、环保措施等方面。考察结束后，考察人员应填写实地考察报告，对供应商的整体情况进行评价，并提出是否适合作为公司供应商的建议。5.样品评估要求初步确定的供应商提供样品，采购部门将样品送质量部门进行检验和测试。质量部门按照公司制定的质量标准对样品进行严格检验，出具检验报告。根据样品检验结果，评估供应商是否能够满足公司的质量要求。五、供应商选择1.评估指标设定根据公司采购需求和管理要求，设定供应商评估指标体系，包括但不限于质量、价格、交货期、服务、技术能力、财务状况、信誉等方面。为各项评估指标设定相应的权重，以综合反映供应商的整体表现。2.评估方法采用定性与定量相结合的评估方法，对供应商进行全面评估。定性评估可通过实地考察、问卷调查、与供应商沟通交流等方式，了解供应商在管理水平、团队素质、企业文化等方面的情况。定量评估可根据供应商提供的相关数据（如产品质量合格率、按时交货率、价格水平等）进行量化分析。3.综合评估采购部门组织相关部门人员，根据设定的评估指标和权重，对各候选供应商进行综合评估打分。根据综合评估得分，确定拟选择的供应商名单。4.审批确定将拟选择的供应商名单提交公司相关领导审批。经领导审批通过后，确定最终的供应商，并与供应商签订采购合同或合作协议。六、供应商评估1.定期评估采购部门定期（每年至少一次）组织对供应商进行全面评估。评估内容按照供应商评估指标体系进行，包括质量、价格、交货期、服务等方面的实际表现。采购部门收集供应商的相关数据和信息，如质量检验报告、交货记录、服务反馈等，作为评估依据。2.不定期评估根据公司生产运营情况、市场反馈、质量投诉等，对供应商进行不定期评估。重点评估供应商在特定时期或特定项目中的表现，及时发现和解决潜在问题。3.评估结果处理根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，给予适当的奖励和激励措施，如增加采购份额、优先合作等。对于良好供应商，鼓励其继续保持良好表现，并提出进一步改进的建议。对于合格供应商，要求其针对存在的问题制定改进措施，并跟踪改进效果。对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，暂停或终止与其合作。七、供应商日常管理1.沟通协调采购部门与供应商保持密切的沟通与协调，定期召开供应商会议，及时传达公司需求和要求，了解供应商的生产经营情况。建立有效的沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，确保信息传递的及时、准确。对于采购过程中出现的问题，及时与供应商协商解决，共同寻求最佳解决方案。2.订单管理采购部门根据公司生产计划和库存情况，向供应商下达采购订单。订单内容应明确物资或服务的规格、数量、价格、交货期、交货地点等详细要求。跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通订单进度，确保按时、按质、按量交货。3.质量监控质量部门按照规定的抽检频率和方法，对供应商提供的产品进行质量检验和监控。对于检验发现的质量问题，及时通知供应商进行整改，并跟踪整改结果。要求供应商建立完善的质量管理体系，定期提交质量报告，加强对产品质量的自我控制。4.交货期管理采购部门与供应商明确交货期要求，并跟踪供应商的生产进度和物流配送情况。对于因供应商原因导致的交货延迟，及时与供应商沟通，了解原因并要求其采取措施尽快解决。评估交货延迟对公司生产运营的影响，根据情况采取相应的措施，如调整生产计划、寻找替代供应商等。5.服务管理采购部门对供应商的服务质量进行评价和管理，包括售前咨询、售中协助、售后服务等方面。收集公司内部使用部门对供应商服务的反馈意见，及时与供应商沟通改进。对于服务质量好的供应商，给予表扬和奖励；对于服务质量差的供应商，要求其限期整改，如整改不力，采取相应的处罚措施。八、供应商激励与约束1.激励措施价格激励：对于在价格方面表现优秀且长期合作的供应商，给予一定的价格优惠或返利政策。订单激励：根据供应商的综合表现，适当增加其采购订单份额，以鼓励供应商提高服务质量和产品质量。表彰奖励：对优秀供应商进行公开表彰，颁发荣誉证书或奖品，提升其企业形象和声誉。合作机会激励：在公司新产品开发、新业务拓展等方面，优先考虑与优秀供应商合作，为供应商提供更多的发展机会。2.约束措施合同约束：在采购合同中明确双方的权利和义务，以及违约责任，对供应商的行为进行规范和约束。处罚措施：对于供应商出现的质量问题、交货延迟、服务不到位等违约行为，按照合同约定给予相应的处罚，如扣除货款、暂停合作、终止合同等。市场淘汰：对于经多次评估仍不符合要求的供应商，将其从公司供应商名单中淘汰，不再与其合作，促使供应商不断改进和提高自身竞争力。九、供应商档案管理1.档案建立采购部门负责为每个供应商建立独立的档案，档案内容应包括供应商基本信息、评估记录、合作历史、合同协议、质量检验报告、交货记录、服务反馈等相关资料。确保档案信息的完整性、准确性和及时性，对档案资料进行分类整理和归档保存。2.档案更新随着供应商管理工作的开展，及时更新供应商档案信息。如供应商的基本信息发生变更、评估结果有变动、合作过程中有新的情况等，应在档案中进行相应记录和更新。3.档案查阅公司内部相关部门人员因工作需要可查阅供应商档案，但应遵循公司档案管理制度，办理查阅手续。查阅人员不得擅自修改、删除档案内容，如需复制档案资料，应经采购部门负责人批