某公司印章管理使用制度

某公司印章管理使用制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的所有印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、业务专用章等各类具有法律效力或代表公司意志的印章。3.基本原则印章管理遵循"严格审批、规范使用、专人保管、确保安全"的原则。未经公司批准，任何部门和个人不得擅自刻制、使用公司印章。二、印章的刻制、启用与废止1.印章刻制因工作需要刻制公司印章，由申请部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。行政管理部门审核通过后，提交公司分管领导审批。审批通过后，由行政管理部门统一安排刻制印章，确保印章符合国家法律法规及公司规定的样式和规格要求。印章刻制完成后，行政管理部门应及时将印章领取登记表、印章印模等相关资料存档备案。2.印章启用新刻制的印章启用前，行政管理部门应在《印章启用申请表》上注明启用日期，并组织相关部门及人员进行印章启用培训，明确印章使用范围、使用流程及保管要求等事项。印章启用后，应在公司内部发布启用通知，明确告知各部门新印章已启用，并提醒各部门严格按照印章管理使用制度执行。3.印章废止因公司机构调整、名称变更、印章损坏或其他原因需要废止印章时，由使用部门填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。行政管理部门审核通过后，提交公司分管领导审批。审批通过后，行政管理部门负责将废止印章收回，并进行封存或销毁处理。印章废止后，应在公司内部发布废止通知，明确告知各部门该印章已停止使用，避免误用。三、印章的保管1.保管责任公司设立专门的印章保管岗位，明确印章保管责任人。印章保管责任人应具备高度的责任心，严格遵守印章管理使用制度，确保印章安全。印章保管责任人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理印章交接手续，由行政管理部门负责监交，确保印章交接清楚、责任明确。2.保管方式公司公章、法定代表人章等重要印章应实行专人专柜保管，存放于保险柜等安全设施内，并设置专门的印章保管登记薄，详细记录印章的使用情况。合同专用章、财务专用章等印章应根据工作需要，由相关部门指定专人保管，并明确保管地点和保管要求。业务专用章应根据业务特点，由各业务部门指定专人保管，并报行政管理部门备案。3.保管环境印章保管场所应保持安全、整洁、干燥，具备防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保印章不受损坏或丢失。严禁将印章存放在不安全的地方，如无人值守的办公室、公共场所等。节假日期间，印章应封存保管，如有特殊情况需要使用，必须经公司领导批准，并采取相应的安全措施。四、印章的使用1.使用范围公司公章用于公司对外签订合同、协议、文件等具有法律效力的事项，以及其他需要代表公司行使权力的场合。法定代表人章用于办理公司法定代表人授权范围内的相关业务，如银行开户、支取款项、签署文件等。合同专用章用于公司签订各类合同、协议等经济业务事项。财务专用章用于公司财务核算、资金收付、税务申报等财务管理工作。业务专用章用于公司各业务部门开展特定业务活动时使用，如销售专用章用于销售合同签订、业务专用章用于招投标文件盖章等。2.使用流程申请：使用部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、盖章位置等信息，并经部门负责人签字确认。审核：根据用印事项的性质和审批权限，《印章使用申请表》依次提交相关部门或领导进行审核。一般事项用印，由部门负责人审核签字后即可使用。重要事项用印，需经公司分管领导审核签字。重大事项用印，需经公司法定代表人审批签字。盖章：印章保管责任人在审核通过的《印章使用申请表》及相关文件上加盖印章，并在印章使用登记薄上记录用印日期、用印事项、用印人等信息。登记备案：印章使用完毕后，印章保管责任人应将《印章使用申请表》及相关文件复印件整理归档，以备查阅。同时，行政管理部门应定期对印章使用情况进行统计分析，发现问题及时处理。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要使用印章，且无法按照正常流程进行审批时，使用部门或个人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。异地用印时，应通过邮寄、专人送达等安全可靠的方式将用印文件及《印章使用申请表》寄回公司，由印章保管责任人按照规定进行审核盖章，并将盖章后的文件及申请表复印件寄回申请部门或个人。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因工作需要确需先加盖印章的，必须在印章上注明日期、用途等限制信息，并严格控制使用范围。五、印章的监督与检查1.监督机制公司行政管理部门负责对印章管理使用情况进行日常监督检查，定期或不定期对印章保管场所、使用登记薄等进行检查，确保印章管理使用规范。公司审计部门负责对印章管理使用情况进行内部审计监督，每年至少进行一次全面审计，重点检查印章管理制度的执行情况、用印审批流程的合规性、印章保管的安全性等方面。公司纪检监察部门负责对印章管理使用过程中的违规违纪行为进行监督检查，对发现的问题及时进行调查处理，严肃追究相关责任人的责任。2.检查内容印章保管情况：检查印章是否存放在指定的保管场所，保管设施是否安全可靠，印章保管责任人是否严格履行保管职责。印章使用情况：检查印章使用是否符合规定的使用范围和审批流程，用印文件是否真实有效，印章使用登记薄记录是否完整准确。印章废止情况：检查废止印章是否及时收回、封存或销毁，是否按规定办理相关手续。3.问题处理对于监督检查中发现的问题，行政管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门或个人限期整改。整改完成后，责任部门或个人应将整改情况书面报告行政管理部门。对于违规使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等，并