房地产企业-档案管理制度

房地产企业--档案管理制度一、总则（一）目的为加强房地产企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业经营管理、决策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属项目公司、分支机构等所有部门和员工。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训。4.参与公司重大项目、重要活动等文件材料的形成、积累和归档工作。5.定期对档案进行清理和鉴定，销毁无保存价值的档案。6.利用档案资源，开展档案编研工作，为公司提供档案信息服务。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步立卷，并按规定时间移交公司档案管理部门。2.设立兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，接受公司档案管理部门的业务指导。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。4.对本部门形成的电子文件进行整理、归档，并确保其真实、完整、可用。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.认真做好档案的收集、整理、保管、统计等工作，确保档案的质量。3.熟悉档案内容，积极主动地为公司各部门提供档案信息服务。4.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案利用登记工作。5.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管情况，确保档案安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、总经理办公会等会议文件，行政公文、工作计划、总结、报告等。2.人力资源类：员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等文件。3.财务管理类：财务预算、决算、报表、审计报告、税务资料等。4.市场营销类：市场调研、营销策划、销售合同、客户资料等。5.工程管理类：项目规划、设计文件、施工图纸、工程合同、工程变更、工程验收等文件。6.成本管理类：成本预算、成本核算、成本控制等文件。7.法务合规类：合同审查、诉讼案件、法律意见书、合规报告等文件。8.其他类：公司荣誉证书、宣传资料、声像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对重要文件材料，应及时收集并进行备份，防止丢失。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号统一、排列有序、编目规范。（四）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，分为行政管理、人力资源、财务管理、市场营销、工程管理、成本管理、法务合规等类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则可采用"年份+类别代码+顺序号"的形式。3.排列：按照编号顺序对档案进行排列，确保档案排列的逻辑性和连贯性。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便于查阅和检索。四、档案的归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理立卷后移交公司档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的文件材料，应在项目结束或活动完成后一个月内归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、移交日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，符合要求的予以归档，不符合要求的退回原部门重新整理。五、档案的保管（一）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司发展具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指在较长时间内对公司经营管理有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。（二）保管要求1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案的可读性和可用性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报公司领导批准后进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程应有专人负责监督，并在销毁清单上签字确认。七、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。借阅期满后，应按时归还档案。（三）特殊情况处理1.涉及公司机密的档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度执行，经公司保密委员会批准后方可进行。2.外单位人员查阅或借阅公司档案，应持有单位介绍信，并经公司领导批准，档案管理部门应指定专人陪同查阅或借阅。八、档案的统计与移交（一）统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报告档案管理工作情况。（二）移交1.公司因合并、分立、改制等原因发生变动时，应按照国家有关规定进行档案移交。2.档案移交应编制档案移交清册，办理交接手续，确保档案的完整和安全。九、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案管理工作中表现突出，为公司档案管理做出显著成绩的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金等