中洲公司外贸业务管理制度

中洲公司外贸业务管理制度一、总则1.目的为规范中洲公司（以下简称"公司"）外贸业务流程，提高外贸业务运作效率，加强风险防控，确保公司外贸业务的稳健发展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有外贸业务活动，包括但不限于出口业务的询盘、报价、订单处理、生产安排、报关报检、货运代理、收汇核销等环节，以及进口业务的采购询盘、合同签订、运输安排、报关报检、付汇等环节。3.基本原则遵守国家法律法规和相关政策，依法开展外贸业务。以市场为导向，以客户为中心，不断提升客户满意度和市场竞争力。强化内部管理，优化业务流程，提高工作效率，降低运营成本。注重风险防控，加强对贸易风险、信用风险、汇率风险等的识别、评估和应对。二、组织架构与职责1.组织架构设立外贸业务部，负责公司外贸业务的具体运作。外贸业务部下设业务一部、业务二部等业务部门，以及单证部、货代部等支持部门。2.职责分工外贸业务部经理全面负责外贸业务部的日常管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。负责开拓国际市场，开发客户资源，维护客户关系，促进业务成交。审核业务合同、订单等重要文件，把控业务风险。协调部门内部及与其他部门之间的工作关系，确保业务顺利开展。业务人员负责与客户沟通洽谈，获取客户需求信息，进行询盘、报价、发盘等业务操作。跟进订单执行情况，协调生产、采购、物流等部门，确保订单按时、按质、按量完成。负责收集市场信息，分析市场动态，为公司业务决策提供参考依据。单证人员负责制作和审核各类外贸单证，如商业发票、装箱单、提单、报关单、报检单等，确保单证的准确性和完整性。负责办理出口收汇核销、进口付汇核销等外汇管理手续。整理和归档外贸单证资料，妥善保管业务档案。货代人员负责选择合适的货运代理公司，安排货物的运输、订舱、报关、报检等事宜。跟踪货物运输情况，及时处理运输过程中的问题，确保货物安全、及时到达目的地。与货运代理公司、海关、检验检疫机构等相关部门保持良好沟通，协调解决业务问题。三、业务流程1.出口业务流程客户开发与询盘业务人员通过参加国内外展会、网络营销、客户推荐等方式开拓国际市场，获取潜在客户信息。客户发送询盘后，业务人员应及时回复，了解客户需求，包括产品规格、数量、价格、交货期、包装要求等，并提供详细的产品资料和报价。报价与发盘业务人员根据客户询盘内容，结合公司产品成本、市场行情、汇率波动等因素，制定合理的报价方案，并报部门经理审核。审核通过后，业务人员向客户发送正式报价单和发盘，明确产品价格、数量、交货期、付款方式、包装等条款，有效期一般为[X]天。订单确认客户接受发盘后，业务人员与客户签订销售合同或订单，明确双方权利和义务。合同或订单应包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式、包装、运输方式、质量标准、违约责任等条款。业务人员将合同或订单副本提交给部门经理审核，审核通过后，将合同或订单录入公司业务管理系统，并通知相关部门安排生产或采购。生产安排生产部门根据订单要求，制定生产计划，安排原材料采购、生产进度、质量控制等工作。业务人员定期跟踪生产进度，协调解决生产过程中出现的问题，确保订单按时完成。报关报检单证人员根据订单和生产进度，准备报关报检所需的单证资料，如商业发票、装箱单、合同副本、报关委托书、报检委托书等。报关报检人员在规定时间内将单证提交给海关和检验检疫机构，办理报关报检手续。报关报检过程中，如遇问题，报关报检人员应及时与海关、检验检疫机构沟通协调，确保货物顺利通关。货运代理货代人员根据订单要求和货物情况，选择合适的货运代理公司，安排货物的运输、订舱等事宜。货代人员向货运代理公司提供报关报检所需的单证资料，并跟踪货物运输情况，及时掌握货物动态。货物装船后，货代人员及时获取提单等运输单据，并将单据副本提交给单证人员。收汇核销单证人员根据提单、发票等单据，制作出口收汇核销单，并在规定时间内到外汇管理局办理出口收汇核销手续。业务人员负责跟踪客户付款情况，确保货款按时足额到账。收到货款后，及时通知财务部门办理入账手续。售后服务货物到达目的地后，业务人员应及时了解客户反馈，处理客户投诉和质量问题。对客户提出的合理要求，业务人员应积极协调解决，提高客户满意度，维护公司良好形象。2.进口业务流程采购询盘业务人员根据公司生产经营需要或客户需求，通过网络搜索、行业杂志、供应商推荐等方式寻找潜在供应商。向潜在供应商发送采购询盘，了解产品规格、价格、交货期、质量标准、付款方式等信息，并要求供应商提供详细的产品资料和报价。供应商选择与报价比较业务人员对收到的供应商报价进行整理和分析，综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择合适的供应商。与选定的供应商进行商务谈判，明确双方权利和义务，签订采购合同。采购合同应包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式、包装、运输方式、质量标准、违约责任等条款。运输安排货代人员根据采购合同要求，选择合适的运输方式，安排货物的运输、订舱等事宜。货代人员向运输公司提供报关报检所需的单证资料，并跟踪货物运输情况，及时掌握货物动态。报关报检单证人员根据采购合同和运输安排，准备报关报检所需的单证资料，如商业发票、装箱单、合同副本、报关委托书、报检委托书等。报关报检人员在规定时间内将单证提交给海关和检验检疫机构，办理报关报检手续。报关报检过程中，如遇问题，报关报检人员应及时与海关、检验检疫机构沟通协调，确保货物顺利通关。付汇单证人员根据采购合同和报关报检情况，制作进口付汇核销单，并在规定时间内到外汇管理局办理进口付汇核销手续。财务部门根据业务部门提交的付款申请和相关单据，审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间对外支付货款。货物验收货物到达目的港后，业务人员应及时通知质量检验部门进行货物验收。质量检验部门按照合同约定的质量标准对货物进行检验，如发现质量问题，应及时与供应商沟通协商解决。售后服务业务人员负责跟踪供应商售后服务情况，确保供应商及时解决客户提出的问题。对供应商的售后服务进行评价，为后续采购提供参考依据。四、客户管理1.客户信息收集与整理业务人员在与客户沟通洽谈过程中，应及时收集客户基本信息、联系方式、业务需求、采购历史等资料，并录入公司客户管理系统。定期对客户信息进行整理和更新，确保信息的准确性和完整性。2.客户分类与分级管理根据客户规模、采购频率、合作潜力等因素，对客户进行分类管理，分为重点客户、一般客户和潜在客户。针对不同类型的客户，制定相应的营销策略和服务方案，实行差异化管理。根据客户信用状况、合作历史、付款记录等因素，对客户进行分级管理，分为A、B、C三级。对不同级别的客户，在信用额度、付款方式、交货期等方面采取不同的管理措施。3.客户关系维护业务人员应定期与客户沟通联系，了解客户需求变化和市场动态，及时提供优质的产品和服务。建立客户投诉处理机制，及时处理客户投诉和问题，提高客户满意度。定期对客户进行回访，收集客户反馈意见，不断改进工作，加强与客户的合作关系。五、风险管理1.贸易风险防控加强对国际市场的研究和分析，关注贸易政策变化、市场动态、汇率波动等因素，及时调整业务策略，降低贸易风险。在签订合同前，对客户进行信用调查，评估客户信用状况，避免与信用不良的客户合作。严格审核合同条款，明确双方权利和义务，特别是关于质量标准、交货期、付款方式、违约责任等条款，避免合同纠纷。办理出口信用保险，降低收汇风险。在货物出运前，按照保险公司要求提供相关资料，办理出口信用保险手续。2.信用风险防控建立客户信用评估体系，定期对客户信用状况进行评估和更新。根据客户信用等级，合理确定信用额度和付款方式。对信用等级较低的客户，采取预收货款、信用证等较为安全的付款方式；对信用等级较高的客户，可以适当给予一定的信用额度和账期。加强应收账款管理，定期与客户核对账目，及时催收逾期账款。对逾期账款，应采取有效的催收措施，如发函催收、电话催收、上门催收等，必要时通过法律途径解决。3.汇率风险防控密切关注汇率波动情况，及时分析汇率走势，为公司业务决策提供参考依据。合理选择结算货币，尽量选择稳定的货币进行结算。如因业务需要必须采用外币结算，应考虑采取套期保值等措施，锁定汇率风险。与银行保持密切合作，及时了解银行外汇政策和汇率产品，合理运用外汇衍生工具，如远期外汇合约、外汇期权等，规避汇率风险。六、合同管理1.合同签订业务人员在签订合同前，应将合同草本提交给部门经理审核。部门经理审核合同条款的合法性、完整性、合理性等，提出修改意见。业务人员根据部门经理审核意见，对合同草本进行修改完善后，提交给公司法律顾问审核。法律顾问审核合同条款是否符合法律法规要求，有无法律风险。经部门经理和法律顾问审核通过后的合同草本，由业务人员与客户签订正式合同。合同签订后，业务人员应及时将合同副本提交给相关部门，如生产部门、财务部门、单证部门等。2.合同执行各相关部门按照合同约定的职责和要求，组织实施合同执行工作。生产部门负责安排生产，确保产品按时、按质、按量完成；财务部门负责资金管理和付款安排；单证部门负责制作和审核单证；货代部门负责安排货物运输等。业务人员定期跟踪合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、客户要求等原因需要变更合同条款，业务人员应及时与客户协商，达成一致意见后签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利和义务等，并报部门经理和法律顾问审核。如因各种原因需要解除合同，业务人员应及时与客户协商，达成一致意见后签订合同解除协议。合同解除协议应明确解除的原因、双方的权利和义务、善后事宜等，并报部门经理和法律顾问审核。4.合同归档合同执行完毕后，业务人员应及时将合同正本、副本、相关文件资料等整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同签订审批表、合同草本、正式合同、合同变更协议、合同解除协议、往来函电、发货单、提单、发票、装箱单等。合同档案的保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行，期满后按照规定进行销毁或存档。七、单证管理1.单证制作单证人员应严格按照国际贸易惯例和相关法律法规要求，制作各类外贸单证。单证内容应准确、完整、清晰，与合同、订单等文件一致。在制作单证过程中，应注意单证的格式、字体、印章等要求，确保单证的规范性。单证制作完成后，应进行认真审核，审核内容包括单证的准确性、完整性、一致性、合法性等。审核无误后，在单证上签字盖章。2.单证审核单证审核实行双人审核制度，即单证制作人员自审和其他单证人员互审。审核内容包括单证的格式、内容、签章等是否符合要求，与合同、订单等文件是否一致。部门经理应对重要单证进行抽查审核，确保单证质量。在审核过程中，如发现单证存在问题，应及时通知单证制作人员进行修改，直至审核通过。3.单证交接与存档单证制作完成并审核通过后，单证人员应及时将单证交接给相关部门或人员。交接时应填写单证交接清单，双方签字确认。单证人员应将制作完成的单证资料按照规定进行整理归档，妥善保管。单证档案应包括商业发票、装箱单、提单、报关单、报检单、合同副本、信用证副本等。单证档案的保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行，期满后按照规定进行销毁或存档。八、货运代理管理1.货代公司选择货代人员应根据公司业务需求和货物情况，选择信誉良好、服务质量高、价格合理的货运代理公司。在选择货代公司时，应对货代公司的资质、信誉、业绩、服务能力等进行调查和评估，确保货代公司具备合法经营资格和良好的服务水平。与选定的货代公司签订合作协议，明确双方权利和义务，包括服务内容、价格标准、付款方式、违约责任等条款。2.货代业务操作货代人员应按照公司业务要求和货代公司合作协议，及时、准确地向货代公司提供货物信息、报关报检资料等，确保货代公司能够顺利办理货物运输、报关报检等手续。跟踪货代业务操作进度，及时了解货物运输情况、报关报检结果等信息，如发现问题应及时与货代公司沟通协调解决。货代人员应定期与货代公司核对费用结算情况，确保费用结算准确无误。3.货代公司评价与管理定期对货代公司的服务质量、业务操作水平、费用结算等情况进行评价和考核。评价指标包括货物运输及时性、报关报检准确率、服务态度、费用合理性等。根据货代公司评价结果，对表现优秀的货代公司给予奖励，对表现不佳的货代公司进行警告、整改或终止合作。加强与货代公司的沟通与合作，定期召开货代工作会议，总结经验教训，不断改进货代管理工作。九、财务管理1.资金管理财务部门应根据公司业务计划和资金需求，合理安排资金，确保公司资金链的稳定。加强资金预算管理，定期编制资金预算报表，对资金收支情况进行预测和分析，合理控制