天地控股公司合同管理制度流程汇编45

天地控股公司合同管理制度流程汇编45一、总则1.目的为加强天地控股公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本合同管理制度流程汇编。2.适用范围本汇编适用于天地控股公司及其所属各部门、子公司在经济活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、建设工程合同、技术合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关政策的要求。审慎签约原则：在签订合同前，应对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎签订合同。全面履行原则：合同各方应严格按照合同约定履行各自的义务，确保合同目的的实现。动态管理原则：对合同履行过程进行跟踪、监督和检查，及时发现和解决问题，对合同的变更、终止等情况进行妥善处理。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。职责：审议合同管理制度、流程和重大合同；协调解决合同管理中的重大问题；对合同管理工作进行监督和指导。2.合同管理部门公司设立专门的合同管理部门，负责合同管理的日常工作。职责：制定和完善合同管理制度、流程；参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作；建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理；定期对合同履行情况进行检查和统计分析；协助处理合同纠纷。3.合同承办部门公司各部门、子公司为合同承办部门，负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等工作。职责：负责合同项目的调研、可行性分析等前期工作；起草合同文本，并提交合同管理部门审核；代表公司与合同对方进行谈判、协商；负责合同的履行，及时解决合同履行过程中出现的问题；向合同管理部门报送合同履行情况等相关资料。三、合同签订流程1.合同立项合同承办部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、内容、金额、履行期限等情况，并提交相关的可行性研究报告、项目审批文件等资料。合同立项申请表经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，合同承办部门将申请表及相关资料提交合同管理部门备案。2.合同起草合同承办部门负责起草合同文本。合同文本应符合法律法规及公司合同管理制度的要求，明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。合同承办部门可以参考公司制定的合同示范文本进行起草，也可以根据具体业务情况自行起草，但应确保合同条款完整、准确、清晰，避免歧义。3.合同审核合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核工作，并出具审核意见。审核内容主要包括：合同主体资格是否合法、合同条款是否符合法律法规及公司规定、合同风险是否可控、合同文本格式是否规范等。合同管理部门审核通过后，将合同文本及审核意见提交合同承办部门。合同承办部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。4.合同审批修改完善后的合同文本经合同承办部门负责人签字后，报分管领导审批。分管领导应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审批工作。对于重大合同（合同金额超过公司规定的限额标准），还需提交合同管理委员会审议。合同管理委员会应在召开会议后的[X]个工作日内作出审议决定。经审批通过的合同，由合同承办部门负责人在合同文本上签字确认。5.合同签订合同承办部门代表公司与合同对方签订合同。签订合同时，应确保合同对方的签字盖章真实有效，合同份数应满足公司存档及履行需要。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本一份提交合同管理部门备案。合同管理部门对备案的合同进行编号、归档，并建立合同台账。四、合同履行流程1.合同交底合同签订后，合同承办部门应及时组织相关人员进行合同交底。合同交底的内容包括合同的主要条款、双方的权利义务、履行要求、注意事项等。合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认。合同承办部门应将合同交底记录复印件提交合同管理部门备案。2.履行计划制定合同承办部门根据合同约定和实际情况，制定合同履行计划。履行计划应明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等内容，并确保履行计划具有可操作性。合同履行计划经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，合同承办部门按照履行计划组织实施。3.履行跟踪与监督合同承办部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。对于重大合同，合同管理部门应进行重点跟踪和监督。合同承办部门应每月向合同管理部门报送合同履行情况报表，详细说明合同履行的进展情况、存在的问题及解决方案等。合同管理部门应定期对合同履行情况进行统计分析，为公司决策提供依据。4.变更与解除在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除合同的申请应经合同承办部门负责人审核后，报分管领导审批。重大合同的变更或解除还需提交合同管理委员会审议。合同变更或解除后，合同承办部门应及时将相关情况通知合同管理部门，并办理合同变更或解除的备案手续。合同管理部门应及时对合同台账进行更新。五、合同纠纷处理流程1.纠纷预警在合同履行过程中，合同承办部门发现可能引发合同纠纷的迹象时，应及时向合同管理部门报告。合同管理部门应会同合同承办部门对纠纷情况进行分析评估，制定应对措施。2.纠纷协商对于合同纠纷，合同承办部门应首先与合同对方进行协商解决。协商应遵循平等、自愿、合法的原则，通过友好协商达成解决方案。协商过程中，合同承办部门应做好记录，收集相关证据材料。协商达成一致意见的，应签订书面协议，并按照协议履行。3.纠纷调解如果协商不成，合同承办部门可以根据合同约定或双方协商一致，申请第三方进行调解。调解可以由合同管理部门组织，也可以由双方共同委托的其他机构或个人进行。调解过程中，各方应积极配合，提供相关证据材料，如实陈述事实和理由。调解达成协议的，应签订调解书，并按照调解书履行。4.纠纷仲裁或诉讼如果调解不成，合同承办部门可以根据合同约定或法律法规的规定，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。在申请仲裁或诉讼前，合同承办部门应收集整理相关证据材料，撰写仲裁申请书或起诉状，并按照规定的程序和要求办理相关手续。合同管理部门应协助合同承办部门处理合同纠纷，提供必要的法律支持和指导。在仲裁或诉讼过程中，应及时向公司领导汇报进展情况，根据需要调整应对策略。六、合同档案管理流程1.档案收集合同签订后，合同承办部门应在合同履行完毕或终止后的[X]个工作日内，将合同正本及相关附件、履行过程中的往来文件、变更或解除协议、纠纷处理文件等资料整理齐全，移交合同管理部门。合同管理部门对接收的合同档案资料进行核对，确保资料完整、准确。2.档案整理合同管理部门按照合同类别、签订时间等对合同档案资料进行分类整理，编制档案目录。对合同档案资料进行编号、装订，确保档案整齐、规范。3.档案保管合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的保管设备，对合同档案进行妥善保管。合同档案应按照档案管理的有关规定进行存放，便于查阅和检索。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核后，报合同管理部门负责人审批。合同管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的合同档案资料，并做好查阅登记工作。查阅人员不得擅自复印、涂改、损毁合同档案资料。涉及商业秘密、国家机密等重要合同档案资料的查阅，应按照公司相关保密规定办理审批手续。七、合同管理信息化1.建立合同管理信息系统公司应建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化、自动化。合同管理信息系统应涵盖合同立项、起草、审核、审批、签订、履行、变更、终止、纠纷处理、档案管理等各个环节。2.信息录入与维护合同承办部门应及时将合同相关信息录入合同管理信息系统，确保信息准确、完整。合同管理部门负责对合同管理信息系统中的数据进行审核和维护，保证系统数据的及时性和有效性。3.系统应用与管理公司各部门应充分利用合同管理信息系统进行合同管理工作，通过系统实现合同流程的在线审批、进度跟踪、数据统计分析等功能。合同管理部门应定期对合同管理信息系统进行检查和维护，确保系统的正常运行。同时，应根据公司业务发展和管理需要，及时对系统功能进行优化和升级。八、附则