BT-xZ05档案管理制度

BT-xZ05档案管理制度一、总则1.目的为加强BTxZ05项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，维护项目的历史真实面貌，依据国家有关档案管理的法律法规及公司相关规定，结合本项目实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于BTxZ05项目建设全过程中形成的各类文件材料，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等，涉及项目各参建单位，如建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位及其他相关单位。3.基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。项目各部门和参建单位应明确专人负责档案管理工作，确保档案工作与项目建设同步进行，实现档案管理的规范化、标准化和科学化。二、档案管理职责1.项目档案管理领导小组职责全面领导和监督项目档案管理工作，制定档案管理工作方针、政策和规划。协调解决档案管理工作中的重大问题，确保档案管理工作所需的人员、经费、设备等资源得到保障。定期对项目档案管理工作进行检查和评估，推动档案管理工作不断改进和提高。2.项目档案管理部门职责贯彻执行国家档案管理法律法规和公司档案管理制度，制定本项目档案管理实施细则，并组织实施。负责项目档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，对项目各参建单位的档案管理工作进行指导、监督和检查。参与项目建设过程中的重要会议、活动，及时收集相关文件资料，确保档案的完整性。负责编制项目档案检索工具和参考资料，积极开发档案信息资源，为项目建设、管理和决策提供服务。按照规定向公司档案管理部门移交项目档案，并配合做好档案的验收、鉴定和销毁等工作。3.项目各参建单位档案管理职责各参建单位应建立健全本单位档案管理工作制度，明确档案管理机构和人员职责，确保档案管理工作正常开展。负责收集、整理、归档本单位在项目建设过程中形成的各类文件材料，按照项目档案管理部门的要求进行分类、编号、装订，并按时移交。对本单位形成的档案质量负责，确保档案内容真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。接受项目档案管理部门的指导、监督和检查，积极配合做好项目档案管理的各项工作。三、档案的收集与整理1.收集范围项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知等。施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。竣工验收文件：竣工验收报告、工程质量保修书、竣工决算报告等。其他与项目建设有关的文件：如项目合同、协议、来往信函、会议纪要、声像资料等。2.收集要求各参建单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本单位形成的文件材料，并确保文件材料的齐全、完整。对收集到的文件材料应进行认真核对，确保文件内容真实、准确，签字盖章手续完备。对于重要文件材料，应及时向项目档案管理部门移交，不得擅自留存或销毁。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接，便于档案的保管和利用。按照项目档案分类方案进行分类，采用年度项目保管期限的分类方法，对文件材料进行系统整理。对每份文件材料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。按照档案装订要求，对文件材料进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档1.归档时间项目各参建单位应在项目建设过程中及时将形成的文件材料归档，一般应在每季度末将本季度形成的档案移交项目档案管理部门。项目竣工验收后三个月内，各参建单位应将全部项目档案向项目档案管理部门移交完毕。2.归档要求归档的文件材料应符合整理要求，做到分类科学、编号规范、装订整齐、目录清晰。移交档案时，应编制档案移交清单，清单内容包括档案名称、卷号、份数、起止日期等，双方签字确认。项目档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，对不符合要求的档案，应退回原单位重新整理后再行移交。五、档案的保管1.保管期限项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。凡是反映项目建设全过程，对项目具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。凡是反映项目建设主要阶段和基本情况，在一定时期内具有利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限一般为30年。凡是在项目建设过程中形成的一般性文件材料，在较短时间内具有利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限一般为10年。2.保管条件设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保管。配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案保管要求进行合理排列。保持档案库房的清洁卫生，定期进行通风换气，控制库房温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案保管人员职责负责档案库房的日常管理工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。对档案进行整理、上架、排列，保持档案存放有序，便于查找利用。做好档案库房的温湿度记录，发现问题及时采取措施进行处理。负责档案的借阅登记和归还工作，对借阅档案的人员进行监督，确保档案不丢失、不损坏。六、档案的利用1.利用范围项目建设单位、各参建单位因项目建设、管理、维护等工作需要，可查阅利用项目档案。其他单位或个人因工作需要查阅利用项目档案，应按照规定办理相关手续。2.利用手续内部查阅利用项目档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到项目档案管理部门查阅。外部单位或个人查阅利用项目档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、范围和内容，经项目档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅利用档案时，应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等。查阅利用档案一般应在档案管理部门指定的地点进行，如需带出档案管理部门，应经项目档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，限期归还。3.利用要求查阅利用档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印档案材料，应经项目档案管理部门同意，并在复印件上加盖档案管理部门印章。查阅利用档案完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，由档案管理人员进行核对，确保档案完整无损。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由项目档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定标准根据档案保管期限的规定，结合项目实际情况，对到期档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。3.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审查，提出销毁意见，编制档案销毁清册。档案销毁清册应经项目档案管理部门负责人审核，报项目档案管理领导小组批准。经批准销毁的档案，应在指定地点由专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立项目档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数字化处理对项目档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整。建立档案数据库，将扫描后的档案图像和相关metadata信息录入数据库，实现档案信息的电子化管理。3.系统功能具备档案录入、检索、借阅、统计、备份等功能，方便档案管理人员进行日常操作。能够对档案信息进行分类、排序、筛选等处理，提高档案检索的准确性和效率。提供权限管理功能，对不同用户设置不同的访问权限，确保档案信息的安全。4.数据安全与备份采取数据加密、防火墙、入侵检测等安全措施，保障档案管理信息系统的安全运行。定期对档案数据库进行备份，备份数据应异地存储，确保数据的安全性和可恢复性。九、监督与检查1.监督检查内容档案管理工作制度的执行情况。档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量。档案信息化建设情况。2.监督检查方式定期检查：项目档案管理部门每半年对项目各参建单位的档案管理工作进行一次全面检查。不定期抽查：项目档案管理部门根据工作需要，不定期对各参建单位的档案管理工作进行抽查。专项检查：针对档案管理工作中的重点问题或薄弱环节，适时开展专项检查。3.检查结果处理