某集团有限公司档案管理实施细则

某集团有限公司档案管理实施细则一、总则1.目的为加强某集团有限公司（以下简称"集团"）档案管理，有效地保护和利用档案，提高集团管理水平和工作效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合集团实际情况，制定本实施细则。2.适用范围本细则适用于集团总部及所属各子公司、分公司的档案管理工作。3.档案定义本细则所称档案是指集团在各项活动中直接形成的对集团和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理体制与职责1.档案管理体制集团实行统一领导、分级管理的档案管理体制。集团总部设立档案管理部门，负责集团档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导等工作；所属各子公司、分公司应设立相应的档案管理机构或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.集团总部档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定集团档案管理制度和工作规范。负责集团各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管和统计集团总部及所属单位报送的档案。组织开展档案信息化建设，建立和完善集团档案信息管理系统。指导、监督和检查所属单位的档案管理工作，组织档案业务培训和交流活动。开发利用档案信息资源，为集团各项工作提供档案服务。按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁和移交工作。3.所属单位档案管理机构或专（兼）职档案管理人员职责贯彻执行集团档案管理制度和工作规范，负责本单位档案的日常管理工作。收集、整理、保管和统计本单位在各项活动中形成的档案，确保档案的完整、准确和系统。按照规定向集团总部档案管理部门移交应归档的档案。开展本单位档案信息化建设，建立和维护本单位档案信息数据库。为本单位各项工作提供档案利用服务，积极开发档案信息资源。接受集团总部档案管理部门的业务指导和监督检查，配合做好档案管理的相关工作。三、档案的收集与整理1.档案收集范围党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。行政管理类：包括集团行政事务管理、人力资源管理、财务管理、审计法务、信息技术管理、后勤保障等方面形成的文件材料。经营管理类：包括市场营销、生产管理、质量管理、物资采购、设备管理、项目管理等方面形成的文件材料。生产技术类：包括产品研发、工艺设计、技术改造、生产流程、质量检测等方面形成的文件材料。基本建设类：包括工程项目规划、设计、施工、竣工验收等方面形成的文件材料。科研项目类：包括科研项目立项、研究、实验、鉴定、验收等方面形成的文件材料。会计档案类：包括会计凭证、会计账簿、财务报告等方面形成的文件材料。声像档案类：包括照片、录音、录像等方面形成的文件材料。电子档案类：包括以电子数据形式存在的各类文件材料。2.档案收集要求各部门和单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门和单位在各项活动中形成的档案材料，确保档案的齐全、完整。归档的文件材料应真实、准确、系统，字迹清晰，签字盖章手续完备。对于重要的会议记录、合同协议、技术文件等档案材料，应及时进行收集和整理，确保档案的时效性。各部门和单位在工作中形成的电子文件应按照规定进行收集和整理，确保电子文件的格式规范、元数据完整。3.档案整理原则与方法档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。档案整理应按照分类方案进行，一般采用年度机构（问题）保管期限的分类方法。归档文件应进行装订、分类、编号、编目、装盒等整理工作，确保档案的整齐、规范。电子档案应按照国家有关电子文件管理的规定进行整理，建立电子档案目录数据库和全文数据库，确保电子档案的安全存储和有效利用。四、档案的保管1.档案保管场所集团总部及所属各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案保管设备档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，以满足档案保管的需要。3.档案保管要求档案应按照分类方案进行存放，排列有序，便于查找和利用。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。电子档案应进行异地备份，确保电子档案数据的安全。严格执行档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。五、档案的利用1.档案利用原则档案利用应遵循保密、高效、方便的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为集团各项工作提供及时、有效的档案服务。2.档案利用方式查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案应在档案查阅室进行，利用者应遵守档案查阅制度，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅档案应在规定的期限内归还，借阅者不得擅自转借他人或扩大利用范围。复制：根据利用者的需求，档案管理人员可为其提供档案的复制件。复制档案应经过档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、份数和用途等。3.档案利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息，以便统计和查询。六、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定工作组织集团总部及所属各单位应成立档案鉴定工作小组，负责档案鉴定工作的组织和实施。档案鉴定工作小组应由档案管理部门、业务部门和相关领导等人员组成。2.档案鉴定标准档案鉴定应根据国家有关规定和集团实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行评估。档案鉴定标准应包括档案的形成时间、内容重要性、历史意义、现实利用价值等因素。3.档案鉴定程序档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出档案鉴定清单，送交档案鉴定工作小组进行鉴定。档案鉴定工作小组根据档案鉴定标准，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见，确定档案的存毁。对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，经单位负责人批准后，进行销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案丢失和泄密。档案销毁清册应永久保存，以备查考。七、档案的信息化建设1.档案信息化建设目标集团档案信息化建设的目标是建立覆盖集团总部及所属各单位的档案信息管理系统，实现档案的数字化管理、网络化传输和信息化利用，提高档案管理工作的效率和服务水平。2.档案信息化建设内容档案数字化：对集团现有的纸质档案和电子档案进行数字化处理，建立档案全文数据库和目录数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。档案信息管理系统建设：开发或选用适合集团档案管理工作的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。档案网络平台建设：建立集团档案网络平台，实现档案信息的共享和远程利用，为集团各部门和单位提供便捷的档案服务。3.档案信息化建设保障措施加强组织领导：成立集团档案信息化建设领导小组，负责统筹规划和协调推进集团档案信息化建设工作。加大资金投入：保障档案信息化建设所需的资金，用于档案数字化设备购置、软件系统开发、网络建设等方面。培养专业人才：加强档案信息化人才培养，提高档案管理人员的信息化技能和业务水平。