煤矿矿井基建工程档案规范管理的暂时规定

煤矿矿井基建工程档案规范管理的暂时规定一、总则1.目的为加强煤矿矿井基建工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为矿井建设、生产运营及后续管理提供可靠依据，特制定本暂时规定。2.适用范围本规定适用于煤矿矿井基建工程从项目规划、可行性研究、设计、施工到竣工验收全过程中形成的各类档案的管理。3.管理原则基建工程档案管理应遵循集中统一管理、同步归档、分类科学、确保质量的原则，保证档案与工程建设同步推进，真实反映工程建设实际情况。二、档案管理职责1.建设单位职责建立健全基建工程档案管理机构，配备专业档案管理人员，明确档案管理职责和分工。负责制定基建工程档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作有章可循。组织协调参建单位的档案管理工作，对档案管理工作进行监督、检查和指导。收集、整理、审核、归档本单位形成的基建工程档案，并对档案的真实性、完整性和准确性负责。按照规定向有关部门移交基建工程档案。2.勘察设计单位职责负责本单位承担的勘察设计项目档案的整理、归档工作，确保档案资料齐全、规范。在项目建设过程中，及时向建设单位提供与工程建设相关的勘察设计文件、图纸及变更资料等，并对资料的准确性负责。协助建设单位做好基建工程档案的整理、审核工作，提供技术指导。3.施工单位职责建立项目档案管理责任制，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位施工过程中形成的档案资料的收集、整理、归档工作。按照合同要求和工程进度，及时整理、编制施工文件，确保文件真实、准确、完整，与工程实际进度同步。对施工过程中形成的各种记录、图纸、报告等资料进行分类、编号、装订，建立健全档案台账。在工程竣工验收前，将整理好的施工档案移交建设单位审核，并协助建设单位做好档案整改工作。4.监理单位职责负责对施工单位档案管理工作进行监督、检查和指导，审核施工单位报送的档案资料，确保档案资料符合要求。收集、整理、归档监理过程中形成的监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等，并对文件的完整性和准确性负责。协助建设单位做好基建工程档案的审核、整理工作，参与工程竣工验收，对档案资料的质量进行评价。三、档案分类与编号1.分类原则基建工程档案按照工程建设程序和档案内容的性质进行分类，一般分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等五大类。2.具体分类工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更等文件及图纸。施工文件：包括施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。监理文件：包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告、监理工作总结等。竣工验收文件：包括工程竣工验收报告、工程竣工决算审计报告、工程质量保修书、工程竣工验收备案表等。3.编号方法基建工程档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。编号采用"工程代号分类号顺序号"的形式，具体如下：工程代号：按照矿井建设项目的统一编号确定。分类号：根据档案分类设置，如"01"代表工程前期文件，"02"代表设计文件等。顺序号：按照档案形成时间或归档顺序依次编排。四、档案收集与整理1.收集要求各参建单位应明确档案收集责任人，按照档案管理范围和要求，及时收集本单位形成的基建工程档案资料。档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。对重要的会议纪要、协议、合同等文件，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。2.整理要求档案整理应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。按照分类标准对档案资料进行分类、组卷，每卷厚度不宜超过50mm。卷内文件应按照顺序排列，编制页号，填写卷内目录和备考表。案卷应采用统一规格的封面和脊背，注明案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等信息。五、档案审核与归档1.审核流程施工单位在完成档案整理后，应首先进行自查，确保档案资料符合要求。自查合格后，向监理单位报送档案资料进行审核。监理单位收到施工单位报送的档案资料后，应组织专业人员进行审核，对不符合要求的档案资料提出整改意见，要求施工单位限期整改。建设单位收到经监理单位审核通过的施工档案后，进行最终审核。审核合格的档案予以归档，审核不合格的档案退回施工单位重新整改。2.归档要求基建工程档案应在工程竣工验收前完成归档工作，确保档案资料完整、准确、系统。归档的档案应一式多份，根据实际需要确定具体份数，分别移交建设单位、生产单位及相关部门保存。移交档案时，应编制档案移交清单，双方签字确认，明确档案移交的数量、内容、时间等信息。六、档案保管与利用1.保管要求建设单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全保管。对档案进行分类存放，建立档案台账，定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、存放有序。根据档案的保管期限，定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。2.利用要求建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和审批权限。因工作需要查阅档案的单位和个人，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅档案。查阅档案时，应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案资料。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并注明复印用途。档案管理人员应做好档案查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息，确保档案利用情况可追溯。七、监督与检查1.监督检查主体建设单位负责组织对参建单位的基建工程档案管理工作进行监督检查，同时接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督指导。2.监督检查内容档案管理制度的建立和执行情况。档案管理人员的配备和培训情况。档案收集、整理、审核、归档工作的质量和进度。档案保管和利用情况。3.检查结果处理对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改。对整改不力或拒不整改的单位，应按照有关规定进行处罚，并在工程验收、结算等方面采取相应的