工程档案管理制度x116

工程档案管理制度x116一、总则1.目的为加强工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统、有效和安全，充分发挥工程档案在工程建设、管理、维护及改扩建中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目，包括新建、改建、扩建、维修等各类工程。3.工程档案定义工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，它反映了工程建设全过程的真实情况。二、管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善工程档案管理制度，并监督执行。指导、协调和参与工程建设各阶段的档案管理工作。集中统一管理公司所有工程项目档案，建立工程档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。组织工程档案的验收、移交、鉴定、销毁等工作。2.项目建设单位职责建立项目档案管理工作领导责任制，明确项目档案管理责任人，负责项目档案工作的组织、协调和日常管理。按照档案管理要求，制定项目档案收集、整理、归档计划，并组织实施。对项目各参建单位的档案管理工作进行监督、检查和指导，确保档案资料的真实、准确、完整。负责项目档案的初步整理和组卷，在项目竣工验收前，向档案管理部门提交完整、规范的项目档案。3.项目勘察、设计、施工、监理等参建单位职责建立健全本单位的工程档案管理制度，配备相应的档案管理人员，负责本单位形成档案的收集、整理、归档工作。按照合同要求和项目建设单位的规定，将各自工作中形成的档案资料及时整理、归档，并向项目建设单位移交。对归档的工程档案质量负责，确保档案资料的完整性、准确性和系统性。三、工程文件的形成与积累1.文件形成要求工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。工程文件应使用A4幅面纸张，图纸宜采用国家标准图幅。2.文件积累范围项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。勘察设计文件：包括工程地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件等。施工文件：包括施工组织设计、施工技术交底、施工图纸会审记录、工程变更通知、施工日志、施工测量记录、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录、材料设备质量证明文件、试验检测报告等。监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等。竣工验收文件：包括工程竣工验收报告、工程竣工决算报告、工程质量保修书等。其他文件：如工程声像资料、电子文件等。3.文件积累责任项目建设单位负责组织协调各参建单位做好工程文件的形成与积累工作，并对所积累文件的完整性、准确性进行监督检查。勘察、设计、施工、监理等参建单位应按照各自职责范围，负责本单位工作中形成文件的积累，并及时移交项目建设单位。四、工程档案的整理1.整理原则遵循工程建设的程序和文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、装订整齐。2.分类标准工程档案按工程项目分类，每个工程项目下按工程前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行二级分类。施工文件可进一步按建筑工程、安装工程等专业进行三级分类，再按单位工程、分部工程、分项工程等层次进行细分。3.组卷方法工程前期文件、勘察设计文件、监理文件可按文件性质、时间顺序等进行组卷。施工文件应按单位工程组卷，每个单位工程中的文件可按分部工程、分项工程顺序排列，同一分部工程或分项工程的文件应集中在一起组卷。卷内文件应排列有序，一般正文在前，附件在后；印本在前，定稿在后；批复在前，请示在后。4.编号规则工程档案编号采用"工程名称类别顺序号"的格式。工程名称为工程项目全称；类别根据文件所属类别填写相应代码；顺序号为每类文件的排列序号。例如：某工程项目的施工组织设计文件编号为"[工程项目名称]SG001"。5.装订要求卷内文件应采用左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。装订时应去除文件上的金属物，对纸张破损、字迹模糊的文件应进行修复或复制。五、工程档案的归档1.归档时间项目建设单位应在项目竣工验收后三个月内，向档案管理部门移交完整的工程档案。勘察、设计、施工、监理等参建单位应在各自工作结束后一个月内，向项目建设单位移交本单位形成的工程档案。2.归档要求归档的工程档案应符合整理要求，包括文件齐全、分类准确、组卷合理、编号规范、装订整齐等。归档的工程档案应一式两份，一份由档案管理部门保管，一份由项目建设单位留存。电子文件应与纸质文件同时归档，电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性。3.归档程序项目建设单位在向档案管理部门移交工程档案前，应填写《工程档案移交清单》，详细列出档案的名称、数量、类别、编号等信息。档案管理部门对移交的工程档案进行审核，审核合格后办理交接手续，双方在《工程档案移交清单》上签字盖章。六、工程档案的保管1.保管场所档案管理部门应设置专门的工程档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并根据档案类别、保管期限等进行合理排列。2.保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具有重要保存价值的工程档案，如工程竣工验收报告、工程竣工决算报告、工程质量保修书等，应永久保存。对工程建设有一定参考价值的档案，如施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知等，保管期限为长期，一般不少于30年。一般性的工程档案，如施工日志、施工测量记录等，保管期限为短期，一般不少于5年。3.保管要求档案管理人员应定期对工程档案进行检查、清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。按照档案保管期限，定期对到期档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，经批准后予以销毁。七、工程档案的利用1.利用范围公司内部各部门因工程建设、管理、维护、改扩建等工作需要，可查阅工程档案。外单位因工作需要查阅工程档案，须经公司主管领导批准，并办理相关查阅手续。2.利用方式档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件，并做好登记工作。查阅重要档案时，利用者应在档案管理部门指定的地点查阅，不得擅自将档案带出。如需对档案进行复制，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复制。3.利用记录档案管理人员应对工程档案的利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、利用方式等。利用记录应妥善保存，以备查询和统计分析。八、工程档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立工程档案鉴定小组，由档案管理部门、项目建设单位及相关专业技术人员组成。鉴定小组负责对到期工程档案进行鉴定，提出鉴定意见。2.鉴定内容鉴定档案的完整性、准确性、系统性，检查档案是否齐全、完整，文件内容是否真实、准确，分类组卷是否合理。鉴定档案的保存价值，根据档案对工程建设、管理、维护及改扩建的作用，确定其保管期限是否合理。3.销毁程序经鉴定失去保存价值的工程档案，由鉴定小组编制《工程档案销毁清单》，列出档案的名称、数量、类别、编号等信息。《工程档案销毁清单》经公司主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。销毁档案时，应指定专人监销，确保档案销毁彻底。监销人应在《工程档案销毁清单》上签字确认。九、监督与考核1.监督检查档案管理部门定期对工程项目档案管理情况进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、文件形成与积累情况、档案整理归档情况、档案保管利用情况等。对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改。2.考核评价建立工程档案管理考核评价机制，对工程项目档案管理工作