档案管理监理实施细则

档案管理监理实施细则一、工程概况[简述工程名称、地点、规模、建设单位、监理单位、施工单位等基本信息]二、编制依据1.国家和地方有关档案管理的法律法规及标准规范，如《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》等。2.本工程的监理合同、施工合同及相关协议。3.本工程的设计文件、施工图纸及技术资料。4.监理规划及相关监理工作制度。三、监理工作目标1.确保工程档案的真实性、完整性、准确性和系统性，满足工程竣工验收及后期维护管理的需要。2.督促施工单位建立健全档案管理制度，规范档案管理工作流程，提高档案管理水平。3.对工程档案的形成、收集、整理、归档等过程进行有效监督和控制，确保档案资料及时、准确地移交建设单位。四、档案管理监理工作流程档案管理工作准备阶段1.组建档案管理监理小组，明确监理人员的职责分工。2.熟悉工程档案管理的相关规定和要求，收集与工程档案管理有关的文件资料。3.审查施工单位的档案管理制度、档案管理体系及人员配备情况。4.参与建设单位组织的工程档案管理交底会议，了解建设单位对工程档案管理的具体要求。档案形成过程监理1.定期检查施工单位档案资料的形成情况，包括施工过程中的各项记录、文件、报告等。2.对重要施工环节和关键部位的档案资料进行旁站监督，确保资料真实、准确、完整。3.督促施工单位及时整理和归档已形成的档案资料，做到分类存放、标识清晰。档案收集与整理监理1.定期检查施工单位档案资料的收集情况，确保各类文件资料及时收集齐全。2.对施工单位提交的档案资料进行审查，重点检查资料的完整性、准确性、真实性和规范性。3.要求施工单位按照档案管理的相关标准和规范对收集的资料进行分类整理，编制目录清单，建立索引。档案归档监理1.审查施工单位提交的档案归档计划，确保归档工作有序进行。2.在施工单位档案资料整理完成后，组织相关人员对档案进行预验收，对不符合要求的资料提出整改意见，督促施工单位及时整改。3.经预验收合格后，督促施工单位将整理好的档案资料移交建设单位，并办理交接手续。档案验收阶段监理1.协助建设单位组织工程档案专项验收工作，审查验收资料，参与验收会议。2.对验收过程中提出的问题，督促施工单位及时整改，确保工程档案顺利通过验收。3.工程档案验收合格后，负责将验收情况形成报告，提交建设单位存档。五、档案管理监理工作内容及措施档案管理工作制度审查1.审查内容检查施工单位是否建立了完善的档案管理制度，包括档案管理岗位职责、档案收集制度、档案整理制度、档案保管制度、档案借阅制度等。审查档案管理制度是否符合国家和地方有关档案管理的法律法规及标准规范要求，是否具有可操作性。2.措施要求施工单位提交档案管理制度文本，监理人员进行详细审查。针对审查中发现的问题，与施工单位进行沟通，提出修改意见，督促施工单位及时完善制度。档案管理人员资质审查1.审查内容检查施工单位档案管理人员的配备情况，是否满足工程档案管理工作的需要。审查档案管理人员的资质证书、学历证书、工作经历等，确保其具备相应的档案管理专业知识和技能。2.措施要求施工单位提交档案管理人员名单及相关资质证明材料，监理人员进行逐一核对。对档案管理人员进行必要的面试或考核，了解其对档案管理工作的认识和掌握程度。档案形成过程监理1.日常检查监理人员定期对施工单位档案资料的形成情况进行检查，检查频率为[X]次/月。检查内容包括施工日志、工程技术交底记录、原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。对检查中发现的问题，及时向施工单位发出监理通知单，要求其限期整改。2.旁站监督对于重要施工环节和关键部位，如基础工程、主体结构施工、设备安装调试等，监理人员进行旁站监督，并做好旁站记录。旁站记录应详细记录施工过程中的各项数据、情况及相关人员的签字确认情况，作为档案资料的重要组成部分。3.见证取样送检对工程原材料、构配件及设备的见证取样送检过程进行监督，确保取样的真实性和代表性。见证人员应在取样记录和送检委托单上签字确认，并跟踪送检结果，将检测报告及时归入工程档案。档案收集与整理监理1.收集情况检查定期检查施工单位档案资料的收集情况，检查施工单位是否按照档案管理的要求及时收集各类文件资料，是否存在资料缺失或遗漏的情况。对收集不及时或不完整的资料，要求施工单位说明原因，并督促其尽快补齐。2.整理审查对施工单位提交的档案资料进行审查，审查资料的格式、内容、签字盖章等是否符合要求。检查档案资料的分类是否合理，编号是否规范，目录清单是否清晰准确。对不符合要求的资料，要求施工单位进行整改，整改合格后重新提交审查。3.整理指导在施工单位档案资料整理过程中，监理人员给予必要的指导和帮助，提供档案管理的相关标准和规范，解答施工单位提出的问题。协助施工单位建立档案资料索引，方便查找和使用。档案归档监理1.归档计划审查审查施工单位提交的档案归档计划，确保归档工作有明确的时间节点和责任人。要求归档计划应涵盖工程建设全过程的档案资料，包括前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。2.预验收组织在施工单位档案资料整理完成后，组织建设单位、施工单位等相关人员对档案进行预验收。预验收小组应按照档案管理的标准和规范对档案资料进行全面检查，形成预验收意见。3.整改跟踪对预验收中提出的问题，要求施工单位制定整改措施，明确整改责任人及整改期限。监理人员跟踪整改情况，督促施工单位按时完成整改，确保档案资料符合验收要求。档案验收阶段监理1.验收准备协助协助建设单位做好工程档案专项验收的各项准备工作，包括收集验收资料、组织验收会议等。审查建设单位提交的验收申请报告及相关资料，确保验收条件具备。2.验收过程参与参与工程档案专项验收会议，听取施工单位、建设单位等各方的汇报，查阅档案资料，对档案进行现场检查。对验收过程中发现的问题，及时提出监理意见，供验收小组参考。3.验收报告编制工程档案验收合格后，负责编制工程档案验收监理报告，报告内容应包括工程概况、档案管理监理工作情况、档案验收情况及结论等。将验收监理报告提交建设单位存档。六、档案管理监理工作资料1.档案管理监理小组人员名单及职责分工。2.档案管理监理工作制度及流程。3.施工单位档案管理制度审查记录。4.档案管理人员资质审查记录。5.档案形成过程检查记录（包括日常检查记录、旁站记录、见证取样送检记录等）。6.档案收集与整理审查记录。7.档案归档计划审查记录。8.档案预验收记录及整改跟踪记录。9.工程档案验收监理报告。10.其他与档案管理监理工作相关的文件资料。七、档案管理监理工作风险分析及防范措施风险分析1.施工单位对档案管理工作重视程度不够，导致档案资料收集不及时、整理不规范，影响工程档案的完整性和准确性。2.监理人员对档案管理知识掌握不足，不能有效地对施工单位的档案管理工作进行监督和指导。3.工程建设过程中可能出现档案资料丢失、损坏等情况，给档案管理工作带来风险。4.档案验收过程中可能出现因资料不符合要求而导致验收不通过的情况，影响工程竣工验收进度。防范措施1.加强对施工单位档案管理工作的宣传和教育，提高其对档案管理工作重要性的认识，定期检查施工单位档案管理工作落实情况。2.组织监理人员参加档案管理知识培训，提高监理人员的档案管理水平，加强对监理人员档案管理工作的考核。3.要求施工单位采取有效的档案保管措施