公司合同管理办法

公司合同管理办法一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规和政策的规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同的内容应当公平、公正，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务。

二、合同管理部门及职责1.法务部门负责合同文本的合法性审查，确保合同条款符合法律法规的要求。参与重大合同的谈判、起草和签订工作，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。定期对公司合同管理情况进行检查和评估，提出改进措施和建议。2.业务部门负责合同的前期调研、谈判、起草等工作，确保合同内容符合业务需求。组织合同的签订、履行、变更、解除等工作，及时解决合同履行过程中出现的问题。负责合同相对方的资信调查和资料收集工作，建立合同相对方档案。配合法务部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。3.财务部门负责审核合同的财务条款，确保合同的付款方式、结算期限等符合公司财务制度的要求。参与重大合同的财务风险评估，提出防范财务风险的建议。负责合同款项的收付管理，监督合同的执行情况。4.审计部门负责对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督，检查合同管理的合规性。对重大合同进行专项审计，提出审计意见和建议。

三、合同的签订1.合同的起草合同一般由业务部门负责起草，合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。合同文本应语言规范、表述准确、逻辑严谨，避免产生歧义。2.合同的审核合同起草完成后，应提交业务部门负责人、法务部门、财务部门等相关部门进行审核。法务部门主要审核合同的合法性、合规性，业务部门主要审核合同的业务条款，财务部门主要审核合同的财务条款。各审核部门应在规定的时间内提出审核意见，业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。3.合同的审批合同经审核通过后，应提交公司领导进行审批。审批流程按照公司的相关规定执行，合同审批通过后方可签订。4.合同的签订合同由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用自制合同文本的，应经法务部门审核同意。合同签订后，业务部门应及时将合同副本分送法务部门、财务部门等相关部门存档。

四、合同的履行1.履行原则合同双方应按照合同约定全面履行自己的义务，不得擅自变更或者解除合同。业务部门应建立合同履行跟踪制度，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。2.履行过程中的通知与协助合同履行过程中，一方如需变更合同内容，应及时通知对方，并取得对方的书面同意。合同双方应相互协助，共同解决合同履行过程中出现的问题。3.履行过程中的证据收集业务部门应注意收集合同履行过程中的各种证据，如送货单、验收单、发票、付款凭证等，以备不时之需。证据应妥善保管，确保证据的真实性、完整性和关联性。

五、合同的变更与解除1.变更合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同双方应协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.解除合同履行过程中，出现下列情形之一的，合同一方可以解除合同：因不可抗力致使不能实现合同目的；在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；法律规定的其他情形。解除合同应签订书面的解除协议，并及时通知对方。合同解除后，双方应按照法律规定和合同约定办理相关手续，如结算、清理等。

六、合同的终止1.终止情形合同履行完毕，合同权利义务终止。合同解除，合同权利义务终止。债务相互抵销，合同权利义务终止。债务人依法将标的物提存，合同权利义务终止。债权人免除债务，合同权利义务终止。债权债务同归于一人，合同权利义务终止。法律规定或者当事人约定终止的其他情形。2.终止后的清理合同终止后，业务部门应及时对合同履行情况进行清理，办理相关结算、交接等手续。财务部门应及时核对合同款项的收付情况，确保账目清晰。法务部门应对合同终止后的相关法律事宜进行处理，防范法律风险。

七、合同纠纷的处理1.纠纷的预防加强合同管理，规范合同签订、履行等行为，避免合同纠纷的发生。定期对合同管理人员进行培训，提高其法律意识和业务水平。2.纠纷的处理程序合同履行过程中发生纠纷的，业务部门应及时向法务部门报告，并提供相关证据和资料。法务部门应会同业务部门对纠纷进行分析研究，制定解决方案。如纠纷无法协商解决，应及时启动法律程序，通过诉讼、仲裁等方式解决纠纷。3.纠纷处理的原则依法处理原则：合同纠纷的处理必须遵守国家法律法规的规定。维护公司利益原则：在处理合同纠纷时，应充分维护公司的合法权益。妥善解决原则：合同纠纷的处理应尽量通过协商、调解等方式妥善解决，避免给公司造成不必要的损失。

八、合同档案管理1.档案的收集业务部门应在合同签订后及时将合同副本、相关文件、资料等送交法务部门存档。法务部门应建立合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、装订等管理。2.档案的保管合同档案应妥善保管，存放地点应安全可靠，防止档案丢失、损坏、泄密等情况的发生。合同档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。3.档案的查阅与借阅因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。如需借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经公司领导批准后，方可借阅，并在规定的时间内归还。

九、监督与检查1.监督部门审计部门负责对公司合同管理情况进行审计监督。法务部门负责对合同的合法性、合规性进行监督检查。2.检查内容合同管理制度的执行情况。合同签订、履行、变更、解除等环节的合规性。合同档案管理情况。3.检查方式定期检查与不定期检查相结合。全面检查与专项检查相结合。4.检查结果的处理对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改