公章管理制度

公章管理制度一、总则1.目的为加强公司公章管理，维护公司利益，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司公章的管理与使用。3.定义本制度所称公章，是指公司在工商行政管理部门登记备案的，具有法律效力的各类印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。

二、公章的刻制与备案1.公章刻制公司公章的刻制由行政部门根据公司设立、变更、注销等相关文件，统一办理。刻制公章必须选择具有公安部门核发《特种行业许可证》的正规印章刻制单位，确保公章质量符合国家标准。行政部门应与印章刻制单位签订刻章合同，明确双方权利义务，要求刻章单位严格按照规定的规格、材质、样式进行刻制，并在规定时间内交付公章。2.公章备案公章刻制完成后，行政部门应及时到当地公安机关办理备案手续。备案所需材料包括公司营业执照副本原件及复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书、刻章合同等，行政部门应确保提交材料真实、完整、有效。备案完成后，行政部门应妥善保管备案回执及相关材料，以备日后查验。

三、公章的保管1.保管原则公章保管实行专人负责制，确保公章安全存放，防止丢失、被盗或滥用。公章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章管理制度，不得擅自将公章交予他人保管或使用。2.保管地点公司公章应存放于公司保险柜内，保险柜钥匙和密码由保管人员分别掌管，不得交予同一人。合同专用章、财务专用章等其他公章应根据实际使用情况，存放于安全、保密的地方，确保公章存放环境安全可靠。3.保管人员职责负责公章的日常保管，确保公章存放安全，定期检查公章存放情况，如发现异常应及时报告。严格按照公章使用流程办理公章使用手续，对每一次公章使用进行详细登记，包括使用时间、使用部门、使用事由、批准人等信息。不得擅自使用公章，未经批准严禁在空白纸张、合同、文件等上加盖公章。如因工作调动、离职等原因不再负责公章保管工作时，应及时办理公章交接手续，确保公章交接清楚、无误。

四、公章的使用1.使用范围公司公章适用于公司对外的各类文件、合同、协议、证明等具有法律效力的文书签署。合同专用章仅用于公司对外签订合同、协议等经济类法律文书。财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。法定代表人章用于公司特定财务业务及经法定代表人授权的其他事项。2.使用流程申请：使用部门或个人填写《公章使用申请表》，详细注明使用事由、使用时间、使用文件名称及份数等信息，并经部门负责人签字审核。审批：根据公章使用事项的性质和金额大小，按照公司审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项、金额较大的合同等需经分管领导、总经理或董事长审批。审批人应认真审核申请内容，确保公章使用合法、合规、合理。用印：公章保管人员在收到经审批的《公章使用申请表》后，应对申请表内容进行再次核对，确认无误后方可在相应文件或合同上加盖公章。加盖公章时应确保位置准确、清晰，不得模糊、重叠或颠倒。登记：公章使用完毕后，保管人员应及时在《公章使用登记簿》上进行详细登记，记录使用时间、使用部门、使用事由、批准人、文件名称及份数、盖章人等信息，并由使用人签字确认。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要使用公章，无法按照正常流程进行审批时，使用部门或个人应电话向相关领导汇报，经同意后先行使用公章，但事后必须及时补办审批手续，并在《公章使用申请表》上注明原因及补办情况。对于涉及公司重大利益、法律纠纷或其他重要事项的公章使用，除按照正常审批流程外，公司法律事务部门应参与审核，确保公章使用符合法律法规和公司利益。

五、公章的停用与销毁1.停用因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用公章时，由行政部门填写《公章停用申请表》，经公司领导审批后，正式通知各部门公章停用事宜。公章停用后，保管人员应将公章妥善保管，不得擅自使用或丢弃。2.销毁对于已停用的公章，行政部门应按照公司规定的程序进行销毁。销毁前，应填写《公章销毁申请表》，详细注明公章名称、编号、停用原因、销毁方式等信息，并经公司领导审批。公章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保公章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由参与销毁人员签字确认。销毁完成后，行政部门应将《公章销毁申请表》及销毁记录归档保存，以备日后查阅。

六、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对公章管理制度的执行情况进行审计监督，检查公章保管、使用、登记等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。行政部门负责对公章使用情况进行日常监督检查，定期抽查《公章使用登记簿》及相关文件，确保公章使用规范、有序。2.违规处理对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、罚款、降职降薪等处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。因公章保管不善或使用不当给公司造成经济损失或不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并根据公司规定进行严肃处理。

七、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解释和