开会邀请函合同范本

开会邀请函合同范本编号：__________

甲方：__________（公司名称）

地址：__________

乙方：__________（公司名称）

地址：__________

鉴于甲方为提高公司内部沟通效率，加强部门协作，决定举办一场内部会议，邀请乙方参与，现双方就会议相关事宜达成如下协议：

一、会议目的：通过此次会议，促进甲乙双方业务交流，共同探讨合作事宜，提高工作效率。

二、会议主题：__________

三、会议时间：__________

四、会议地点：__________

五、参会人员：甲方代表、乙方代表及相关工作人员。

六、会议费用：甲方负责会议场地、设备等费用，乙方负责参会人员的交通、住宿等费用。

七、会议成果：双方将就会议内容达成共识，并形成书面纪要。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方负责会议的策划和组织，包括确定会议主题、时间、地点等。

2.甲方负责提供会议所需的场地、设备、资料等，确保会议的顺利进行。

3.甲方负责会议通知的发送，确保乙方及时收到会议邀请。

4.甲方负责会议纪要的整理和分发，确保会议成果的有效传达。

5.甲方应遵守国家相关法律法规，确保会议内容合法合规。

乙方责任和义务：

1.乙方应按照甲方邀请函的要求，按时参加会议。

2.乙方应提前准备好会议所需的资料，确保会议讨论的顺利进行。

3.乙方应积极参与会议讨论，提出建设性意见，促进双方合作。

4.乙方应遵守会议纪律，尊重会议秩序，不得随意离开会场。

5.乙方应配合甲方完成会议纪要的制定，确保会议成果的准确性。

6.乙方应按照会议纪要执行相关任务，履行合作义务。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照会议要求参加会议，并履行相关义务。

2.乙方有权要求甲方提供必要的会议支持和服务，确保会议的顺利进行。

3.双方均有权对会议内容提出意见和建议，共同推进会议目标的实现。

4.双方均有权对会议纪要进行审核，确保其内容的真实性和准确性。

双方义务：

1.双方应诚实守信，遵守合同约定，履行各自义务。

2.双方应尊重对方的合法权益，不得损害对方利益。

3.双方应积极沟通，解决会议过程中出现的任何问题。

4.双方应保守会议秘密，不得泄露会议内容和商业机密。

5.双方应按照国家法律法规，处理会议过程中可能出现的纠纷。

违约责任：

1.如甲方未按时提供会议所需场地、设备等，导致会议无法正常进行，甲方应承担相应的违约责任。

2.如乙方未按时参加会议或未履行相关义务，导致会议效果不佳，乙方应承担相应的违约责任。

3.如双方在会议过程中发生纠纷，应友好协商解决，协商不成时可依法向人民法院提起诉讼。

合同金额与支付方式：

一、合同金额

本次会议邀请函合同的总金额为人民币__________元整（￥__________），该金额包含但不限于会议场地租赁费、设备使用费、资料制作费、参会人员交通及住宿补贴等费用。

二、支付方式

1.预付款：乙方应在收到甲方发出的会议邀请函后的__________个工作日内，向甲方支付合同总金额的__________%作为预付款，即人民币__________元整（￥__________）。

2.会议前支付：乙方应在会议开始前__________个工作日内，向甲方支付合同总金额的__________%作为会议前支付，即人民币__________元整（￥__________）。

3.会议结束后支付：乙方应在会议结束后__________个工作日内，根据实际发生的费用向甲方支付剩余的合同金额，即人民币__________元整（￥__________）。

三、支付条件

1.甲方提供会议邀请函和相关会议资料作为支付条件的证明。

2.甲方需提供发票或收据，乙方在收到后进行支付。

3.乙方支付款项时，需注明款项用途及对应合同编号。

四、额外费用

1.如在合同履行过程中发生任何额外费用，双方应协商确定费用金额，并由相应责任方承担。

2.额外费用应在发生后的__________个工作日内，由责任方向对方支付。

五、支付方式变更

1.如遇特殊情况，双方同意变更支付方式，应提前__________个工作日书面通知对方。

2.支付方式变更后，原支付协议自动失效，双方应重新签订支付协议。

六、逾期支付责任

1.乙方未按时支付款项，每逾期一日，应向甲方支付未付款项的__________%作为滞纳金。

2.如乙方逾期支付超过__________个工作日，甲方有权采取法律手段追讨欠款，并要求乙方承担相应的法律责任。

七、争议解决

1.若双方对支付事宜产生争议，应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.如甲方未能按照合同约定提供会议场地、设备或资料，导致会议无法按计划进行，甲方应向乙方支付合同总金额的__________%作为违约金。

2.如乙方未能按照合同约定支付款项，每逾期一日，应向甲方支付未付款项的__________%作为滞纳金。

3.如因甲方原因导致会议未能达到预期效果，甲方应承担相应的赔偿责任。

4.如因乙方原因导致会议未能达到预期效果，乙方应承担相应的赔偿责任。

二、违约金与赔偿

1.违约方应立即采取补救措施，以减轻对方损失。

2.如果违约行为导致对方损失超过违约金或赔偿金额，违约方应赔偿对方实际损失。

3.违约金和赔偿金额应自违约行为发生之日起计算。

三、争议解决

1.双方应友好协商解决合同履行过程中发生的争议。

2.如协商不成，任何一方均可向合同签订地有管辖权的人民法院提起诉讼。

3.双方同意将争议提交至__________仲裁委员会仲裁，仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

4.仲裁费用由败诉方承担，或双方另有约定。

四、适用法律

本合同的订立、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

五、管辖法院

本合同签订地为__________，对于因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方均同意提交__________人民法院管辖。

六、不可抗力

1.如发生不可抗力事件，导致一方无法履行合同，该方应立即通知对方，并提供相关证明。

2.不可抗力事件包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、社会异常事件等。

3.发生不可抗力事件，不影响本合同的效力，双方应协商解决由此引起的争议。

4.不可抗力事件持续超过__________天，任何一方均有权解除合同，无需承担违约责任。

附则：

一、生效条件

本合同自双方签字（或盖章）之日起生效。在合同生效前，任何一方不得擅自变更或解除合同。

二、有效期

本合同的有效期为自合同生效之日起至会议结束后__________个工作日止。

三、变更与终止

1.合同的变更：在合同有效期内，如因不可抗力或其他合理原因需要变更合同内容，双方应协商一致，并以书面形式签订补充协议，作为本合同的一部分。

2.合同的终止：以下情况导致合同终止：

a.合同约定的期限届满；

b.双方协商一致解除合同；

c.一方违约，经对方催告后仍未履行；

d.发生不可抗力事件，合同无法履行；

e.法律法规或政策变化导致合同无法继续履行。

3.合同终止后，双方应按照约定完成剩余的合同义务，并处理相关善后事宜。

四、通知

1.除非另有约定，所有通知应以书面形式发送至对方指定的地址。

2.通知自发送之日起视为送达。

五、合同份数

本合同一式__________份，甲乙双方各执__________份，具有同等法律效力。

六、其他

1.本合同未尽事宜，双方可另行协商，并以书面形式补充。

2.本合同如有附件，附件与本合同具有同等法律效力。

3.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，对双方具有法律约束力。

七、争议解决

本合同的解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。如双方发生争议，应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向合同签订地有管辖权的人民法院提起诉讼。

八、合同解释

本合同的标题、序言及附则仅供参考，不影响合同条款的解释和执行。

九、合同生效日期

本合同自__________年__________月__________日起生效。

附件：

一、会议邀请函

二、会议议程安排

三、参会人员名单

四、会议场地及设施清单

五、会议预算明细

六、会议资料清单

七、参会人员交通及住宿安排

八、会议设备使用说明

九、会议签到表

十、会议纪要

十一、参会人员反馈表

十二、合同补充协议（如有）

十三、双方签字及盖章的合同副本

十四、相关法律法规和政策文件（如有）

十五、其他双方认为必要的辅助材料

双方签字、盖章及日期：

甲方（盖章）：