公司财务报销制度及报销流程

公司财务报销制度及报销流程一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法，能够准确反映经济业务的内容和支出情况。合理性原则：费用支出应符合公司的经营活动需要，具有合理性和必要性。合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。

二、费用报销分类及标准1.差旅费定义：员工因公务需要到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。报销标准交通工具：根据职位和出差地区级别确定乘坐标准，如飞机经济舱、高铁二等座等，特殊情况需提前申请并获批。住宿费：按照不同城市级别设定每日限额，如一线城市[X]元/天，二线城市[X]元/天等。餐饮补贴：按出差自然天数计算，标准为[X]元/天。2.业务招待费定义：公司为开展业务活动而发生的宴请、礼品赠送等费用。报销标准招待费用应严格控制，单次招待费用超过[X]元的需提前申请。礼品赠送应符合公司规定，价值较高的礼品需登记备案。3.办公用品费定义：公司日常办公所需的文具、纸张、电脑耗材等费用。报销标准：各部门根据实际需求定期申购，凭发票实报实销。4.通讯费定义：员工因工作需要发生的手机通讯费用。报销标准：根据职位设定每月限额，如管理人员[X]元/月，普通员工[X]元/月等，凭发票报销。5.车辆费用定义：公司车辆的加油费、过路费、保养费、修理费等。报销标准：车辆费用应严格按照公司车辆管理制度执行，凭正规发票报销。

三、报销流程1.填写报销单员工根据实际发生的费用，按照报销单格式填写相关信息，包括日期、部门、姓名、报销事由、金额等。报销单应分类填写，不同费用项目分别列示。2.粘贴票据将原始报销凭证整齐粘贴在报销单背面，票据应与报销单内容相符，且粘贴牢固、整齐。对于较大的票据，可折叠后粘贴，但应保证票面信息完整可见。3.部门负责人审批部门负责人对本部门员工的报销申请进行审核，重点审核费用的真实性、合理性及与业务的相关性。如发现问题，应及时与报销人沟通并要求其作出解释或补充相关资料。4.财务审核财务人员对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。检查报销单填写是否规范、票据是否齐全有效、费用是否符合报销标准等。对于不符合要求的报销申请，财务人员有权退回并要求报销人重新整理或补充资料。5.分管领导审批根据公司授权，分管领导对报销金额较大或重要事项的报销申请进行审批。审批通过后在报销单上签字确认。6.总经理审批（如有需要）对于超出一定金额范围或特殊情况的报销，需经总经理审批。总经理审批通过后，报销申请进入报销支付环节。7.报销支付财务部门根据审批通过的报销申请，按照公司资金支付流程进行报销款项的支付。支付方式可采用银行转账、现金支付等，具体根据公司规定和实际情况确定。

四、报销凭证要求1.发票报销必须提供合法有效的发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。发票内容应与实际业务相符，不得虚开发票或篡改发票信息。发票应在规定的有效期内报销，过期发票不予受理。2.其他凭证除发票外，如火车票、飞机票、住宿清单等也可作为报销凭证，但应确保凭证真实、完整、清晰。对于无法取得发票的特殊情况，需提供合法有效的替代凭证，并经相关领导审批同意后方可报销。

五、报销时间规定1.员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在一个月内提交报销申请。2.对于超过报销时间的申请，需有合理的解释并经相关领导审批同意后，财务部门方可受理。

六、特殊情况处理1.员工因特殊原因未能及时取得发票的，应向财务部门说明情况，并在取得发票后及时办理报销手续。2.对于涉及多个部门的费用报销，由主要负责部门牵头办理报销手续，并与其他相关部门协调费用分摊等事宜。3.如遇公司财务审计、税务检查等情况，员工应积极配合提供相关报销资料，确保报销事项合法合规。

七、监督与处罚1.公司财务部门定期对报销情况进行检查和统计分析，如发现异常报销行为，应及时进行调查核实。2.对于违反本制度的报销行为，视情节轻重给予以下处罚：对于虚假报销、故意套取公司资金等行为，除追回已报销款项外，公司将给予严肃的纪律处分，直至解除劳动合同，并依法追究法律责任。对于报销凭证不符合要求、审批手续不全等问题，责令报销人限