档案室管理制度

档案室管理制度一、总则1.目的为加强档案室的科学管理，确保档案的完整与安全，有效开发和利用档案信息资源，为单位各项工作提供有力支持，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于本单位档案室及各部门档案管理工作。3.基本原则档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的真实性、完整性、系统性和保密性，便于档案的保管、查阅和利用。

二、档案管理机构与职责1.档案室设置本单位设立档案室，隶属[具体部门]管理。档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。2.档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本单位档案管理制度并组织实施。负责收集、整理、保管本单位各类档案，确保档案的完整与安全。对档案进行分类、编号、编目等基础工作，编制检索工具，便于档案的查阅利用。开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。提供档案信息服务，为单位各项工作提供档案资料支持，积极参与档案的编研工作。监督指导各部门的档案管理工作，组织档案业务培训，提高档案管理水平。3.各部门兼职档案员职责负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。按照档案室的要求，定期将整理好的档案移交档案室集中保管。协助档案室开展档案的查阅利用工作，及时提供本部门相关档案资料。接受档案室的业务指导，积极参加档案业务培训，不断提高档案管理能力。

三、档案的收集与整理1.收集范围本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均属收集范围。具体包括：上级机关来文、本单位发文、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务凭证、合同协议、科研项目资料、工程图纸、人事档案材料、设备档案材料等。2.收集要求各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。对破损、褪色的文件材料应及时进行修复或复制，保证档案的质量。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作按照分类、装订、编页、编目、装盒等步骤进行。分类：根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、经营管理类、生产技术类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等十大类。装订：将每份文件材料按一定顺序排列整齐，左侧装订，拆除金属物。编页：对每份文件材料进行编号，以固定其排列顺序。编目：编制档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目，以便于检索。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档号、年度、保管期限、起止件号等信息。

四、档案的保管1.库房建设与设施配备档案室应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为库房，库房面积应满足档案存储的需要。库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并根据档案的分类进行合理排列。安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如消防器材、防盗门窗、温湿度调节设备、防虫药品、灭鼠器具等，确保档案的安全保管。2.档案上架与存放档案应按照分类顺序上架存放，同一类档案应集中排列，便于查找。档案装盒后应直立放置在档案架上，不得倒置或侧放。对不同保管期限的档案应进行区分存放，便于管理和鉴定。3.库房管理档案室应建立库房管理制度，明确专人负责库房的日常管理。定期对库房进行清洁卫生，保持库房整洁。做好库房温湿度的监测和记录工作，根据温湿度变化及时采取调节措施，使库房温湿度符合档案保管要求（温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%）。严格控制库房的出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。确因工作需要进入库房的，必须办理登记手续，并在档案管理人员的陪同下进行操作。定期对档案进行检查，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。

五、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人担任组长，各部门兼职档案员及相关业务人员为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和计划，组织实施档案鉴定工作。2.鉴定标准根据国家有关规定和本单位实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定档案价值时，主要考虑档案的来源、内容、时间、形式等因素，重点鉴定档案的历史凭证作用和现实利用价值。3.鉴定程序由档案室提出档案鉴定的初步意见，列出需要鉴定的档案清单。档案鉴定工作小组对清单中的档案进行逐卷（件）审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限。对保管期限已满或失去保存价值的档案，填写档案鉴定审批表，提出销毁或继续保存的意见。档案鉴定审批表经单位分管领导审批后生效。4.销毁工作对批准销毁的档案，由档案室负责组织实施销毁工作。销毁档案时，应严格执行保密制度，确保档案信息不泄露。销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案彻底销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存，作为档案销毁工作的记录。

六、档案的查阅与利用1.查阅利用原则档案查阅利用应遵循保密、合法、规范的原则，确保档案信息的安全，同时满足单位各项工作对档案的合理需求。2.查阅利用范围本单位内部工作人员因工作需要可查阅利用本单位档案室保管的档案。外单位因工作需要查阅利用本单位档案的，须经本单位分管领导批准。3.查阅利用手续本单位人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，经本单位分管领导批准后，到档案室查阅。查阅时，必须有本单位档案管理人员在场陪同。4.查阅利用方式档案室应设立专门的档案查阅室，为查阅人员提供必要的查阅条件。查阅人员应在查阅室内查阅档案，不得将档案带出查阅室。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。复印件应加盖档案室印章，摘录内容应与原件核对无误。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，由档案管理人员核对无误后办理归还手续。5.档案利用效果反馈鼓励档案利用者对档案利用效果进行反馈，档案管理人员应及时收集利用者的意见和建议，不断改进档案服务工作。对在档案利用过程中发现的问题，应及时采取措施进行处理。

七、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.档案数字化工作制定档案数字化工作计划，按照档案整理的要求，对纸质档案进行数字化扫描。扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为清晰、完整、可长期保存的通用格式，如PDF等。对数字化档案进行图像处理，确保图像清晰、完整、不失真。同时，对图像进行命名、著录等工作，建立准确的索引数据库。将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，防止数据丢失。3.档案信息化管理系统应用建立档案信息化管理系统，实现档案的在线录入、检索、借阅、统计等功能。档案管理人员应熟练掌握系统的操作方法，确保系统的正常运行。利用档案信息化管理系统，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等环节进行全程跟踪管理，提高档案管理工作的规范化程度。定期对档案信息化管理系统的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。同时，加强系统的安全防护，防止数据泄露和被非法篡改。

八、档案统计工作1.统计内容档案统计工作应全面、准确地反映档案管理工作的基本情况，统计内容包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等方面的数据。2.统计报表制定档案统计报表制度，定期向上级主管部门和本单位领导报送档案统计报表。统计报表应数据准确、内容完整、报送及时。3.统计分析定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作的经验和存在的问题，提出改进措施和建议，为档案管理决策提供依据。

九、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励形式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。2.处罚对违反本制度规定，造成档