软件正版化工作管理制度

软件正版化工作管理制度一、总则1.目的为加强公司软件正版化工作管理，规范软件采购、使用和管理行为，提高公司知识产权保护意识，保障公司合法权益，根据国家相关法律法规及政策要求，结合公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、全资子公司、控股子公司（以下统称"各部门"）。3.定义本制度所称软件正版化，是指公司使用的软件产品（包括但不限于操作系统、办公软件、杀毒软件、数据库管理系统等）必须获得合法授权，使用正版软件，杜绝使用未经授权的盗版软件。

二、职责分工1.公司软件正版化工作领导小组组成：由公司总经理担任组长，分管信息化工作的副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。职责：全面领导公司软件正版化工作，制定软件正版化工作方针和政策。审议并决策软件正版化工作中的重大事项，包括软件采购预算、软件采购计划、软件使用合规性审查等。监督检查公司软件正版化工作的执行情况，对违反软件正版化规定的行为进行处理。2.公司软件正版化工作办公室组成：设在公司信息化管理部门，由信息化管理部门负责人担任主任，相关人员为成员。职责：负责公司软件正版化工作的具体组织实施，制定软件正版化工作计划和实施方案。组织开展软件资产清查工作，建立软件资产台账，准确记录公司软件的采购、使用、授权等情况。负责软件采购的具体工作，包括软件选型、采购流程执行、合同签订等，确保采购的软件为正版授权软件。对各部门软件使用情况进行日常监督检查，及时发现和纠正违规使用软件的行为。定期向公司软件正版化工作领导小组汇报软件正版化工作进展情况，提出工作建议。组织开展软件正版化培训宣传工作，提高公司员工的知识产权保护意识。3.各部门职责：负责本部门软件正版化工作的具体落实，指定专人负责本部门软件的采购、使用和管理。配合公司软件正版化工作办公室开展软件资产清查工作，如实提供本部门软件使用情况。加强对本部门员工的教育和管理，督促员工遵守软件正版化规定，正确使用正版软件。负责本部门软件采购需求的提出，配合公司软件采购工作，确保采购的软件满足工作需要。

三、软件采购管理1.采购原则公司采购软件应遵循合法、合规、安全、实用的原则，优先采购具有合法授权的正版软件。在采购软件时，应充分考虑软件的功能、性能、价格、售后服务等因素，进行综合比较和评估，选择性价比高的软件产品。2.采购流程需求提出：各部门根据工作需要，填写《软件采购申请表》，详细说明软件名称、版本、功能需求、采购数量、预算金额等信息，经部门负责人审核后提交至公司软件正版化工作办公室。选型评估：公司软件正版化工作办公室收到《软件采购申请表》后，组织相关人员对软件进行选型评估。评估内容包括软件的功能、性能、兼容性、安全性、价格、售后服务等方面。根据评估结果，提出软件选型建议，并报公司软件正版化工作领导小组审批。采购实施：经公司软件正版化工作领导小组审批通过后，公司软件正版化工作办公室按照公司采购管理相关规定，组织实施软件采购工作。采购过程中，应与软件供应商签订详细的采购合同，明确软件的名称、版本、数量、价格、授权方式、售后服务等条款，确保采购的软件为正版授权软件。验收付款：软件采购到货后，公司软件正版化工作办公室组织相关人员进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、兼容性、安全性等方面。验收合格后，按照公司财务管理制度办理付款手续。

四、软件使用管理1.授权管理公司采购的软件应获得合法有效的授权，并严格按照授权范围使用。软件授权证书应妥善保管，以备查验。对于通过网络下载安装的软件，应确保从软件官方网站或合法授权的渠道下载，并按照软件使用许可协议的要求进行安装和使用。禁止私自复制、传播、转让公司采购的软件，禁止将公司软件用于非公司业务目的。2.安装使用各部门应按照公司软件正版化工作办公室的要求，统一安装和使用正版软件。未经许可，不得擅自安装其他软件。员工在使用软件过程中，应遵守软件使用许可协议和公司相关规定，不得进行任何损害公司利益或违反法律法规的行为。对于软件的升级和更新，应及时按照软件供应商的要求进行操作，确保软件的安全性和稳定性。3.资产管理公司软件正版化工作办公室应建立软件资产台账，对公司所有软件资产进行详细登记。台账内容包括软件名称、版本、采购时间、采购金额、授权期限、使用部门等信息。各部门应定期对本部门软件资产进行清查盘点，确保软件资产的数量、状态与台账记录一致。如有软件资产变动情况，应及时报公司软件正版化工作办公室进行更新。公司软件正版化工作办公室应定期对公司软件资产进行检查和评估，根据公司业务发展需要和软件使用情况，提出软件资产优化建议，报公司软件正版化工作领导小组审批。

五、监督检查与责任追究1.监督检查公司软件正版化工作办公室应定期对各部门软件使用情况进行监督检查，检查内容包括软件安装使用情况、软件授权情况、软件资产台账建立情况等。监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。各部门应积极配合公司软件正版化工作办公室的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。2.责任追究对于违反软件正版化规定的行为，公司将视情节轻重，按照公司相关规定进行责任追究。责任追究方式包括批评教育、责令整改、经济处罚、纪律处分等。对于使用未经授权的盗版软件的行为，公司将责令立即停止使用，并对相关责任人进行严肃处理。同时，公司将采取措施消除盗版软件带来的安全隐患，并按照国家法律法规的要求，承担相应的法律责任。对于因工作失误或管理不善导致公司软件正版化工作出现问题的部门和个人，公司将追究其相应的管理责任。

六、培训与宣传1.培训计划公司软件正版化工作办公室应制定软件正版化培训计划，定期组织开展软件正版化培训工作。培训内容包括国家软件正版化法律法规、公司软件正版化工作制度、软件使用技巧等方面。培训对象包括公司全体员工，重点是各部门负责人、软件使用人员和信息化管理人员。2.培训方式软件正版化培训可采取集中培训、在线培训、专题讲座等多种方式进行。培训应注重实用性和针对性，确保员工能够掌握软件正版化相关知识和技能。3.宣传工作公司软件正版化工作办公室应加强软件正版化宣传工作，通过内部刊物、宣传栏、公司网站等多种渠道，宣传软件正版化的重要性和相关法律法规知识，提高公司员工的知识产权保护意识。鼓励员工积极参与软件正版化工作，对在软件正版化工作中表现突出的部