业务招待费管理制度

业务招待费管理制度一、总则1.目的为了加强公司业务招待费的管理，规范业务招待行为，控制业务招待费用支出，节约成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位。3.基本原则严格控制原则：遵循必要性、适度性、节俭性原则，严格控制业务招待费用支出，杜绝铺张浪费。预算管理原则：业务招待费实行预算管理，纳入年度财务预算，确保费用支出在预算范围内。合规性原则：业务招待费的支出必须符合国家法律法规及公司相关规定，严禁违规支出。

二、业务招待费定义及范围1.定义业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的应酬费用。2.范围因业务开展需要，招待来访客户、合作伙伴、供应商等发生的餐饮、住宿、交通、礼品等费用。公司举办的各类商务宴请、会议、活动等发生的相关费用。为维护客户关系、促进业务合作而赠送的具有一定纪念意义的礼品费用。

三、职责分工1.公司管理层负责审批业务招待费预算及重大业务招待事项。监督业务招待费管理制度的执行情况。2.财务部负责制定业务招待费预算编制方法和标准。审核业务招待费报销凭证，确保费用支出合规、票据真实有效。对业务招待费进行核算、统计和分析，定期向管理层汇报费用支出情况。3.行政部负责业务招待费报销的初审工作，核实招待事项的真实性、合理性及相关审批手续的完整性。负责统一安排公司重要业务招待活动的场地、餐饮、住宿等事宜，按照公司标准进行安排，确保服务质量。负责业务招待礼品的采购、保管和发放，建立礼品领用台账，记录礼品的领取人、领取时间、礼品名称及数量等信息。4.业务部门负责编制本部门业务招待费预算，并提交财务部审核。按照预算控制本部门业务招待费支出，严格执行审批流程，对业务招待事项的真实性、必要性负责。在业务招待活动结束后，及时填写业务招待费报销申请表，附上相关票据和审批单，提交行政部初审后送财务部审核报销。

四、预算管理1.预算编制每年末，各业务部门应根据下一年度业务发展计划，结合历史业务招待费支出情况，编制本部门业务招待费预算草案，详细说明招待事由、预计招待次数、人数及费用金额等，并提交财务部。财务部对各部门提交的预算草案进行汇总、审核，结合公司年度经营目标和财务状况，制定公司年度业务招待费预算方案，报公司管理层审批。2.预算执行业务招待费预算一经批准，必须严格执行。各部门应在预算范围内合理安排业务招待活动，不得超预算支出。如因业务发展需要，确需调整业务招待费预算的，应提前向财务部提出申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，经财务部审核后报公司管理层审批。3.预算控制财务部应建立业务招待费预算执行监控机制，定期对各部门业务招待费支出情况进行统计、分析，及时发现和预警超预算支出情况。对于超预算支出的业务招待费，财务部有权拒绝报销，特殊情况需经公司管理层批准后方可报销。

五、审批流程1.一般业务招待业务部门因业务需要进行业务招待时，应提前填写《业务招待费申请表》，详细说明招待事由、招待对象、招待时间、预计费用金额等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人审核招待事项的真实性、必要性及费用合理性后，签署审批意见。如招待费用在部门预算范围内，直接批准；如超出部门预算，应报公司分管领导审批。经批准后的《业务招待费申请表》交行政部初审，行政部核实招待事项的真实性、合理性及相关审批手续的完整性后，签署初审意见。行政部初审通过后，申请表及相关票据提交财务部审核。财务部审核报销凭证的合规性、票据真实性及费用金额准确性后，按照审批流程进行报销。2.重大业务招待对于涉及金额较大、招待对象重要或具有特殊意义的重大业务招待事项，业务部门应在填写《业务招待费申请表》后，先报公司分管领导审核。公司分管领导审核后，提交公司总经理审批。总经理审批通过后，按照一般业务招待的审批流程进行后续操作。

六、报销规定1.报销凭证要求业务招待费报销必须提供真实、合法、有效的票据，包括餐饮发票、住宿发票、交通发票、礼品发票等。发票内容应与业务招待事项相符，不得虚开发票。报销凭证应注明招待日期、招待对象、招待事由等信息，以便于审核。对于无法取得正式发票的业务招待支出，如赠送礼品等，应提供相关的购买清单、签收记录等证明材料，并经审批后报销。2.报销时间限制业务招待活动结束后，应及时填写报销申请表并办理报销手续。原则上，报销申请应在业务招待活动结束后的[X]个工作日内提交，逾期不予报销（特殊情况经公司领导批准除外）。3.报销金额限制单次业务招待费用支出超过[X]元的，应提前向公司管理层报备。严禁拆分报销业务招待费，以规避审批或报销金额限制。

七、业务招待标准1.餐饮标准根据招待对象的重要程度、业务性质等因素，分为不同档次的餐饮标准。具体标准如下：招待一般客户或合作伙伴，人均餐饮标准不超过[X]元。招待重要客户或合作伙伴，人均餐饮标准不超过[X]元。特殊情况下，经公司领导批准，人均餐饮标准可适当提高，但最高不超过[X]元。严禁在高档豪华餐厅进行业务招待，应选择经济实惠、环境适宜的餐厅。2.住宿标准如需安排住宿，应根据实际情况选择合适的酒店或宾馆。住宿标准如下：招待一般客户或合作伙伴，原则上安排标准间，住宿费标准不超过[X]元/间/夜。招待重要客户或合作伙伴，可根据情况安排单人间或套房，住宿费标准不超过[X]元/间/夜。严禁超标准安排住宿，如因特殊原因确需提高住宿标准的，应提前报公司领导批准。3.交通标准市内交通：优先选择公共交通工具，如因特殊情况需要乘坐出租车的，应注明事由并经审批。市外交通：根据业务需要和实际情况，合理选择交通工具，如飞机、火车、汽车等。乘坐飞机应选择经济舱，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，应提前报公司领导批准。4.礼品标准赠送礼品应符合公司文化和业务需要，不得赠送贵重礼品或违反法律法规的礼品。单次赠送礼品的费用标准不超过[X]元，如因特殊情况需要提高礼品标准的，应提前报公司领导批准。赠送礼品时，应填写礼品领用登记表，详细记录礼品名称、数量、领取人、领取时间等信息。

八、监督与检查1.公司审计部门负责定期对业务招待费的使用情况进行审计监督，检查业务招待费支出是否符合本制度规定，报销手续是否齐全，有无违规违纪行为等。2.对于审计检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反本制度规定的行为，将按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究相关人员的责任。3.财务部应定期向公司管理层汇报业务招待费的使用情况，包括预算执行情况、费用支出明细、超标