样品管理制度

样品管理制度一、目的本制度旨在规范公司样品的管理流程，确保样品的有效利用、妥善保存以及准确记录，保证样品管理的科学性、规范性和可追溯性，为公司的产品研发、质量控制、市场推广等工作提供有力支持。

二、适用范围本制度适用于公司所有涉及样品的采购、接收、存储、使用、发放、处置等环节的管理。

三、职责分工

（一）研发部门1.根据产品研发需求，提出样品采购申请。2.在产品研发过程中，合理使用样品，记录样品使用情况。3.配合质量部门对样品进行质量检测和分析。

（二）质量部门1.制定样品质量检测标准和方法。2.负责对采购的样品进行质量验收。3.对研发、生产等过程中使用的样品进行质量抽检和监控。4.对不合格样品提出处理意见。

（三）采购部门1.根据样品采购申请，负责样品的采购工作。2.确保采购样品的质量、规格符合要求，并按时交付。3.与供应商沟通协调样品相关事宜，如退换货等。

（四）仓库管理部门1.负责样品的接收、存储和发放工作。2.建立样品库存台账，定期盘点库存，确保账物相符。3.按照规定的存储条件保管样品，保证样品质量不受损。

（五）使用部门1.按照规定的流程申请和领取样品。2.在使用过程中，妥善保管样品，避免浪费和损坏。3.使用完毕后，及时将样品归还仓库或按规定进行处置。

四、样品采购

（一）采购申请1.研发部门根据产品研发计划和技术要求，填写《样品采购申请表》，详细注明样品名称、规格型号、数量、用途、预计采购时间等信息。2.《样品采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。

（二）采购实施1.采购部门接到采购申请后，及时进行市场调研，选择合适的供应商。2.与供应商签订采购合同或协议，明确样品的质量标准、价格、交货期、售后服务等条款。3.跟踪采购进度，确保样品按时、按质、按量交付。

（三）采购验收1.样品到货后，采购部门通知质量部门进行验收。2.质量部门依据相关标准和要求，对样品的外观、尺寸、性能、质量等进行检验。3.验收合格的样品，质量部门出具《样品验收报告》；验收不合格的样品，质量部门填写《不合格样品处理单》，注明不合格原因，交采购部门与供应商协商退换货等事宜。

五、样品接收

（一）接收流程1.仓库管理部门在收到样品时，应核对送货单与采购合同或申请单是否一致。2.对样品的数量、规格、型号、外观等进行清点和检查，确保无误后办理入库手续。3.在《样品入库登记表》上详细记录样品的入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息，并由接收人员签字确认。

（二）特殊情况处理1.若样品在运输过程中出现损坏、短缺等情况，仓库管理部门应及时与采购部门和供应商联系，协商解决办法。2.对于紧急采购的样品，仓库管理部门可先办理入库手续，但需在后续补齐相关采购文件。

六、样品存储

（一）存储条件1.根据样品的特性和要求，设置专门的样品存储区域，确保存储条件符合规定。2.对于有温度、湿度、光照等特殊要求的样品，应配备相应的环境控制设备，如恒温恒湿箱、冷藏柜等。3.易燃、易爆、有毒等危险样品，应按照相关安全规定进行单独存储，并采取相应的防护措施。

（二）库存管理1.仓库管理部门建立详细的样品库存台账，记录样品的出入库情况、库存数量、存储位置等信息。2.定期对样品进行盘点，确保账物相符。如发现账物不符，应及时查明原因，并进行调整。3.按照样品的有效期或保质期，对库存样品进行标识和管理。对于临近有效期或保质期的样品，应及时通知相关部门处理。

（三）标识管理1.在样品存储区域设置明显的标识牌，注明样品名称、规格、型号、批次、入库日期等信息。2.对不同状态的样品（合格、不合格、待检等）采用不同颜色的标识进行区分，便于识别和管理。

七、样品使用

（一）使用申请1.各部门因工作需要使用样品时，应填写《样品使用申请表》，注明样品名称、规格、数量、用途、使用时间等信息。2.《样品使用申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至仓库管理部门。

（二）领用发放1.仓库管理部门根据经批准的《样品使用申请表》，办理样品的领用手续。2.发放样品时，应核对领用人员身份，并在《样品领用登记表》上记录领用日期、样品名称、规格、数量、领用人员等信息，由领用人员签字确认。

（三）使用规范1.使用部门应按照规定的用途和方法使用样品，不得擅自改变样品的性质和用途。2.在使用过程中，应妥善保管样品，避免损坏、丢失或污染。如发现样品有异常情况，应及时停止使用，并报告相关部门。3.使用完毕后，使用部门应及时将样品归还仓库管理部门，并在《样品归还登记表》上记录归还日期、样品名称、规格、数量、归还人员等信息。

八、样品发放

（一）内部发放1.公司内部各部门之间因工作需要发放样品时，应填写《样品内部发放申请表》，注明样品名称、规格、数量、发放部门、接收部门、发放原因等信息。2.《样品内部发放申请表》需经发放部门和接收部门负责人审核签字后，提交至仓库管理部门。3.仓库管理部门按照审批后的申请表发放样品，并做好相应记录。

（二）外部发放1.因市场推广、客户需求等原因需要向外部发放样品时，应填写《样品外部发放申请表》，详细说明发放对象、样品名称、规格、数量、发放原因等信息。2.《样品外部发放申请表》需经部门负责人、分管领导审核签字后，提交至仓库管理部门。3.仓库管理部门根据审批结果发放样品，并要求接收方在《样品外部发放登记表》上签字确认。同时，应留存接收方的相关信息，如联系方式、地址等。

（三）发放记录1.仓库管理部门应对样品的发放情况进行详细记录，包括发放日期、发放对象、样品名称、规格、数量等信息。2.定期对发放记录进行整理和归档，以便查询和追溯。

九、样品处置

（一）过期样品处置1.仓库管理部门定期检查样品库存，对过期的样品进行标识和隔离。2.填写《过期样品处置申请表》，说明样品名称、规格、数量、过期原因等信息，并提交至质量部门审核。3.质量部门根据样品的性质和对环境的影响，提出处置意见，如销毁、回收等。4.仓库管理部门按照批准的处置意见对过期样品进行处置，并做好记录。

（二）不合格样品处置1.质量部门在样品质量检测过程中发现不合格样品时，应填写《不合格样品处理单》，注明不合格原因、处理建议等信息。2.将《不合格样品处理单》提交至相关部门，如研发部门、采购部门等，共同商讨处理方案。3.处理方案经批准后，仓库管理部门按照方案对不合格样品进行处置，如退货、换货、报废等，并做好记录。

（三）剩余样品处置1.使用部门在完成样品使用后，如有剩余样品，应及时归还仓库管理部门。2.仓库管理部门对剩余样品进行清点和核实，并填写《剩余样品处置申请表》。3.根据剩余样品的情况，经相关部门审批后，可采取继续存储、报废、返还供应商等处置方式，并做好记录。

十、样品记录与档案管理

（一）记录要求1.各部门在样品管理过程中应及时、准确地记录相关信息，包括采购申请、验收报告、入库登记、领用发放、使用情况、处置记录等。2.记录应采用纸质或电子文档形式保存，确保字迹清晰、内容完整、可追溯。

（二）档案建立1.仓库管理部门负责建立样品管理档案，将各类样品记录文件进行分类整理、归档保存。2.样品管理档案应包括样品采购合同、验收报告、入库登记表、领用登记表、使用申请表、处置申请表等相关资料。

（三）档案保管与查阅1.样品管理档案应妥善保管，保存期限根据公司相关规定执行。2.因工作需要查阅样品管理档案时，需填写《样品档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，在仓库管理部门指定地点查阅，并做好查阅记录。

十一、监督与检查

（一）定期检查1.公司定期对样品管理情况进行检查，检查内容包括样品的采购、接收、存储、使用、发放、处置等环节的执行情况，以及相关记录的完整性和准