样品室规章制度

样品室规章制度一、总则1.目的本规章制度旨在规范样品室的管理，确保样品的妥善保存、有效利用以及相关工作的有序进行，保障公司业务的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司样品室的所有工作人员以及进入样品室的其他相关人员。

二、样品室管理职责1.样品室主管职责全面负责样品室的日常管理工作，制定和完善样品室管理制度，并监督执行。负责样品的接收、登记、存储、保管、发放、回收和销毁等工作的安排与协调。定期对样品室进行盘点和清查，确保样品数量准确、状态良好。组织开展样品室的安全检查，及时消除安全隐患，保障样品和人员安全。负责与其他部门沟通协调，根据业务需求合理安排样品的使用和调配。对样品室工作人员进行培训和考核，提高其业务水平和工作责任心。2.样品室管理员职责协助样品室主管完成样品的接收、登记、存储、保管、发放、回收和销毁等具体工作。负责样品室的日常清洁和维护，保持样品室环境整洁、有序。定期检查样品的存储条件，确保样品质量不受影响。对样品的出入库情况进行详细记录，做到账目清晰、准确。协助主管开展安全检查工作，发现问题及时报告并采取相应措施。

三、样品接收与登记1.接收流程当有样品需要进入样品室时，送样人员应填写《样品送样单》，详细注明样品名称、规格型号、数量、来源、送样日期等信息，并签字确认。样品室管理员收到送样单后，应仔细核对送样信息与实物是否一致。核对无误后，在送样单上签字，并为样品分配唯一的编号。将样品连同送样单一起送至指定的存储区域存放。2.登记要求样品室管理员应及时对接收的样品进行登记，登记内容包括样品编号、名称、规格型号、数量、来源、送样日期、存储位置等。登记信息应准确、完整，并录入样品管理系统，以便查询和统计。对于重要样品或有特殊要求的样品，应在登记时注明相关注意事项。

四、样品存储与保管1.存储原则根据样品的性质、特点和要求，选择合适的存储条件和存储方式，确保样品质量不受影响。样品应分类存放，标识清晰，便于查找和取用。对于易受潮、易氧化、易变质的样品，应采取相应的防潮、防氧化、防变质措施。危险化学品样品应按照相关法律法规的要求进行单独存储，并设置明显的警示标识。2.存储条件常温样品应存放在干燥、通风良好的样品架或样品柜中。需冷藏或冷冻的样品应存放在相应温度的冷藏库或冷冻库中，并定期检查温度是否符合要求。对光照敏感的样品应存放在避光的容器或区域内。样品存储区域应保持清洁卫生，无杂物、无灰尘。3.保管措施样品室管理员应定期对样品进行检查，查看样品的包装是否完好、标识是否清晰、存储条件是否符合要求等。发现样品有损坏、变质或其他异常情况时，应及时报告样品室主管，并采取相应的处理措施。对于长期存储的样品，应定期进行盘点和清查，确保样品数量准确、状态良好。加强样品室的安全保卫工作，防止样品被盗、被破坏或丢失。

五、样品发放与使用1.发放流程当需要使用样品时，使用部门应填写《样品领用申请表》，注明样品编号、名称、规格型号、数量、用途、领用日期等信息，并经部门负责人签字批准。将申请表提交至样品室，样品室管理员根据申请表核对样品库存情况。如有库存，在申请表上签字确认，并发放样品。如库存不足，应及时告知使用部门。使用部门领取样品时，应在样品发放登记表上签字，注明领取日期、领取人等信息。2.使用要求使用部门应按照规定的用途使用样品，不得擅自更改样品的使用范围或用途。使用过程中应妥善保管样品，避免样品损坏、丢失或污染。如需对样品进行加工、测试等操作，应在样品室或指定的区域内进行，并遵守相关操作规程。使用完毕后，使用部门应及时将样品归还样品室，并填写《样品归还登记表》，注明归还日期、归还人等信息。3.借用规定因工作需要借用样品时，借用部门应填写《样品借用申请表》，经部门负责人和样品室主管签字批准后，方可借用。借用期限一般不得超过[具体借用期限]，如有特殊情况需要延长借用期限，应提前办理续借手续。借用部门应妥善保管借用的样品，确保样品安全。借用期间，如样品发生损坏、丢失等情况，借用部门应承担相应的赔偿责任。借用期满后，借用部门应及时归还样品，并填写《样品归还登记表》。样品室管理员应检查归还样品的完好情况，如发现问题，应及时与借用部门沟通解决。

六、样品回收与销毁1.回收流程当样品使用完毕或不再需要时，使用部门应将样品及时归还样品室。样品室管理员应核对归还样品的数量、规格型号等信息与领用记录是否一致。对于回收的样品，样品室管理员应进行检查，如发现样品有损坏、变质或其他不符合要求的情况，应及时记录并报告样品室主管。将回收的样品按照存储要求进行存放，等待进一步处理。2.销毁流程对于已无保存价值或需要销毁的样品，由样品室主管提出销毁申请，填写《样品销毁申请表》，注明样品编号、名称、规格型号、数量、销毁原因等信息，并经相关部门负责人签字批准。批准后，样品室管理员按照规定的销毁方式进行销毁。销毁方式可根据样品的性质和特点选择合适的方法，如粉碎、焚烧、化学处理等。在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全进行。销毁完成后，销毁人员应在《样品销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在样品管理系统中。

七、样品室安全管理1.安全制度建立健全样品室安全管理制度，明确安全责任，加强安全教育，提高工作人员的安全意识。样品室应配备必要的安全设施和消防器材，如灭火器、消火栓、应急照明等，并定期进行检查和维护，确保其处于良好的备用状态。严禁在样品室内吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品。样品室应保持通道畅通，不得堆放杂物，以确保在紧急情况下人员能够迅速疏散。2.人员安全进入样品室的人员应遵守样品室的安全规定，穿戴必要的防护用品。样品室工作人员应掌握基本的安全知识和应急处理技能，如火灾报警、灭火器使用等。在进行样品存储、搬运、使用等操作时，应注意防止发生碰撞、挤压、泄漏等事故，确保人员安全。3.环境安全注意样品室的环境卫生，定期进行清洁消毒，防止细菌、病毒等滋生和传播。对于危险化学品样品，应按照相关规定进行妥善处理，避免对环境造成污染。在样品的存储和使用过程中，如发现有泄漏、污染等情况，应及时采取措施进行清理和处理，防止污染扩大。

八、样品室档案管理1.档案内容样品室档案应包括样品接收、登记、存储、保管、发放、回收、销毁等环节的相关记录，如送样单、领用申请表、借用申请表、归还登记表、销毁申请表等。样品的相关资料，如产品说明书、质量检验报告、技术文件等。样品室的管理制度、操作规程、安全记录等文件。2.档案整理与归档样品室管理员应定期对各类档案进行整理，按照时间顺序、类别等进行分类存放，确保档案资料整齐、有序。将整理好的档案资料及时归档，建立电子和纸质档案，便于查询和查阅。档案资料应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。3.档案查阅与借阅因工作需要查阅样品室档案时，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，经样品室主管批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出样品室。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏或丢失。如需借阅档案，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，经样品室主管和相关部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体借阅期限]，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人。借阅期满后，应及时归还档案，并在《档案借阅登记表》上签字确认。

九、监督与考核1.监督检查公司定期对样品室的管理工作进行监督检查，检查内容包括样品管理制度的执行情况、样品的存储保管情况、安全措施落实情况、档案管理情况等。监督检查可采用现场检查、查阅记录、询问工作人员等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求样品室限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.考核机制建立样品室工作人员考核机制，对其工作表现、业务能力、遵守规章制度等方面进行考核。考核内容包括样品管理工作的准确性、及时性、安全性，以及与其他部门的协作配合情况等。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。