照片档案管理制度

照片档案管理制度一、总则1.目的为了加强照片档案的科学管理，规范照片的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保照片档案的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的照片档案的管理。3.定义照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录，照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

二、职责分工1.综合管理部门负责制定照片档案管理制度，指导和监督各部门照片档案的管理工作，组织照片档案的集中整理、归档和移交工作。2.各部门负责本部门工作活动中照片的拍摄、收集和初步整理，并及时向综合管理部门移交。3.档案管理人员负责照片档案的接收、整理、编目、存储、保管、统计和提供利用等工作，确保照片档案的安全和完整。

三、照片的收集1.收集范围本单位重要会议、重大活动、重要接待等形成的照片。本单位重点工程、科研项目、业务工作等形成的照片。反映本单位历史沿革、机构设置、人员变迁等方面的照片。本单位获得的各类荣誉、奖项等相关照片。其他具有保存价值的照片。2.收集要求照片应主题明确，内容真实，影像清晰，画面完整。照片应注明拍摄时间、地点、人物、事由等要素。数码照片应同时保存原始数据，确保数据的完整性和可读取性。3.收集时间各部门应在工作活动结束后[X]个工作日内，将拍摄的照片整理后移交综合管理部门。

四、照片的整理1.整理原则遵循照片形成规律和特点，保持照片之间的有机联系，便于保管和利用。2.整理步骤筛选：对收集到的照片进行筛选，剔除重复、模糊、无保存价值的照片。分类：按照照片的主题、内容、时间等进行分类，可分为会议活动类、业务工作类、荣誉奖项类、历史沿革类等。编号：为每一张照片或一组照片编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。编写说明：对照片的内容、背景、拍摄目的等进行简要说明，说明应准确、清晰、简洁。装订：将照片和说明按照编号顺序进行装订，成册或装盒保存。

五、照片的归档1.归档时间综合管理部门应在照片整理完成后[X]个工作日内，将照片档案移交档案管理人员进行归档。2.归档手续档案管理人员接收照片档案时，应认真核对照片的数量、编号、说明等内容，确认无误后办理交接手续。交接双方应在交接清单上签字确认。

六、照片档案的保管1.保管环境照片档案应存放在温度适宜、湿度适中、通风良好、无阳光直射的库房内，库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。2.保管设备应配备专门的照片档案存储设备，如档案柜、照片册、光盘等，并定期对设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。3.保管期限照片档案的保管期限应根据其重要程度和保存价值确定，一般分为永久、长期和短期。永久保存的照片档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.安全管理加强对照片档案库房的安全管理，采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，确保照片档案的安全。严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源。

七、照片档案的利用1.利用原则照片档案的利用应遵循保密、规范、便捷的原则，确保照片档案的合理使用和安全。2.利用方式查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的照片档案供其查阅。查阅时应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、标注、抽取、撤换照片档案。复制：因工作需要，利用者可申请复制照片档案。复制时应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行操作。复制的照片档案应与原件一致，并加盖档案部门印章。出借：一般情况下，照片档案不得出借。特殊情况需要出借时，应经档案部门负责人批准，并办理相关手续。出借期限不得超过[X]天，出借期间应确保照片档案的安全和完整。3.利用登记对照片档案的利用情况应进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、利用方式、归还时间等。

八、照片档案的鉴定与销毁1.鉴定定期对照片档案进行鉴定，根据照片档案的保管期限、现实利用价值等因素，确定其存毁。鉴定工作应由档案部门会同有关部门组成鉴定小组进行。2.销毁对已失去保存价值的照片档案，应编制销毁清册，经单位领导批准后，由档案管理人员