环保档案管理制度

环保档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司环保档案的科学管理，确保环保档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司环境保护工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司各部门在环境保护工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。

（三）基本原则1.集中统一管理原则公司环保档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性和准确性原则环保档案应如实反映公司环境保护工作的实际情况，数据准确、内容真实，严禁弄虚作假。3.分类科学和便于利用原则根据环保档案的形成特点和内在联系进行科学分类，便于档案的保管、检索和利用。

二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司环保档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司环保档案，接收、整理、保管各类环保档案资料，确保档案的安全和完整。3.对环保档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对环保档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责向公司内部各部门提供环保档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.组织开展环保档案管理的培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识。

（二）各部门职责1.负责本部门环保文件、资料、记录的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。2.按照档案管理部门的要求，及时提供本部门环保工作相关的资料和信息，配合档案管理部门做好档案的整理、编目等工作。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，在使用档案后及时归还，并确保档案的安全和完整。4.负责对本部门形成的环保档案进行日常保管，防止档案丢失、损坏或泄密。

（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的各项规章制度，具备一定的环保专业知识和档案管理技能。2.负责环保档案的具体收集、整理、保管、编目、检索、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时向档案管理部门负责人报告，并采取相应措施进行处理。4.做好档案管理的安全保密工作，防止档案信息泄露。

三、档案的收集与整理（一）收集范围1.国家和地方有关环境保护的法律法规、政策文件、标准规范等。2.公司制定的环保规章制度、操作规程、应急预案等。3.环保项目的立项、审批、验收等文件资料。4.环境监测报告、环境统计报表、污染物排放数据等。5.环保设施建设、运行、维护记录。6.环保培训、宣传活动记录。7.环保事故调查处理报告。8.与环保相关的合同、协议、函件等。9.其他与公司环保工作有关的文件、资料、记录。

（二）收集要求1.各部门应明确专人负责环保文件资料的收集工作，确保各类档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，纸质文件应使用耐久性好的书写材料。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并进行备份存储。

（三）整理方法1.分类环保法规标准类：按照国家和地方环保法律法规、政策文件、标准规范的类别进行分类。公司环保制度类：按公司制定的环保规章制度、操作规程、应急预案等的类别进行分类。环保项目类：根据环保项目的性质、阶段等进行分类，如新建项目、技改项目等，每个项目再细分立项、设计、施工、验收等阶段的文件。环境监测类：按环境监测的对象、项目、时间等进行分类。环保设施类：根据环保设施的类型、运行维护情况等进行分类。环保培训宣传类：按培训、宣传活动的主题、时间等进行分类。环保事故类：按环保事故的发生时间、原因、处理结果等进行分类。其他类：不属于以上分类的其他环保相关文件资料。2.编号对每一类环保档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。编号规则可根据公司实际情况制定，例如采用字母和数字相结合的方式，如"HBFG001"表示环保法规标准类的第1份文件。3.编目编制环保档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。通过编目，方便档案的检索和查询。

四、档案的保管（一）保管场所应设立专门的环保档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防有害气体等条件，确保档案的安全保存。库房内要配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整洁、通风良好。

（二）保管方式1.纸质档案按照分类顺序依次排列上架存放，同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。对于重要的纸质档案，可进行复制备份，以防原件损坏或丢失。2.电子档案建立电子档案数据库，将电子文件按照分类进行存储。对电子档案要定期进行备份，备份存储介质应采用多种形式，如光盘、磁带、移动硬盘等，并分别存放于不同的地点。同时，要定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。

（三）保管期限根据环保档案的重要程度和历史价值，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管公司制定的环保规章制度、操作规程、应急预案等。环保项目的立项、审批、验收等重要文件资料。环保事故调查处理报告等具有重大历史价值和法律意义的档案。2.长期保管环境监测报告、环境统计报表等反映公司一定时期内环境状况的数据资料，保管期限一般为10年至30年。环保设施建设、运行、维护记录等，保管期限一般为10年。3.短期保管环保培训、宣传活动记录等一般性文件资料，保管期限一般为3年至5年。

（四）档案清查定期对环保档案进行清查，一般每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。清查过程中要做好记录，发现问题及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对丢失档案进行查找补充等。同时，根据清查结果对档案的保管期限进行调整。

五、档案的利用（一）查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅环保档案的，应填写《环保档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经本部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅规定的，安排专人陪同查阅，并在指定的查阅场所提供档案。查阅人员只能查阅与申请内容相关的档案，不得擅自扩大查阅范围。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。

（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅环保档案的，借阅部门应填写《环保档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经本部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅的档案进行登记，注明借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息，并向借阅人发放档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员必须妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在非借阅场所查阅档案。借阅期满后，应按时归还档案。如档案出现丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。

（三）利用登记对环保档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）内容、归还日期等。登记册应妥善保管，以备查询和统计分析。

六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立环保档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、环保专业人员以及相关部门负责人组成。鉴定小组负责对环保档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。

（二）鉴定标准1.已超过保管期限，且确无保存价值的档案。2.档案内容重复、交叉，可精简合并的部分。3.因保管不善等原因造成档案损坏、字迹模糊、无法辨认，且无参考利用价值的档案。

（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的环保档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《环保档案销毁申请表》。2.《环保档案销毁申请表》经公司主管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保