印章管理制度

印章管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度旨在确保印章的使用安全、准确、规范，防止因印章管理不善引发的各类风险。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司的所有印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章、业务专用章等。3.印章定义本制度所指印章为公司在对外交往、对内管理等活动中使用的，具有法律效力或代表公司意志的各类印记。

二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司各类印章的刻制必须由行政部门统一负责，经公司法定代表人批准后，由指定的具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。刻制印章时，应明确印章的名称、样式、规格、材质等具体要求，并提供公司法定代表人身份证明等相关资料。行政部门应建立印章刻制档案，记录印章刻制的相关信息，包括刻制单位、刻制时间、印章规格等，以备查阅。2.印章启用新刻制的印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，经公司法定代表人签字批准后，方可启用。行政部门应将印章启用信息及时通知公司各部门，并在公司内部进行公告，确保全体员工知晓。印章启用后，行政部门应将印章印模留存一份，作为印章管理的重要依据，并在印章使用登记薄上进行登记。

三、印章的保管1.保管原则公司印章应实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止印章被盗用、遗失或损坏。印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章交予他人使用。2.保管人员职责负责印章的日常保管，确保印章存放安全，定期检查印章的保管情况，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时向行政部门报告。严格按照印章使用流程，审核印章使用申请，确保印章使用的合法性、准确性和必要性。对不符合规定的印章使用申请，有权拒绝盖章。负责登记印章使用情况，详细记录印章使用日期、使用部门、使用事由、批准人等信息，确保印章使用记录完整、准确。不得擅自携带印章外出，如因工作需要必须携带印章外出的，应提前办理审批手续，并采取必要的安全措施，确保印章安全。3.印章存放公司公章、法定代表人章等重要印章应存放在公司保险柜中，并指定专人负责保险柜钥匙的保管。保险柜密码应定期更换，确保密码安全。合同专用章、财务专用章等印章应存放在专门的印章保管箱中，并加锁保管。印章保管箱应存放在安全、保密的场所。部门章、业务专用章等印章应存放在各部门指定的保管地点，并由专人负责保管。各部门应加强对印章保管地点的安全管理，确保印章存放安全。

四、印章的使用1.使用流程印章使用申请人应填写《印章使用申请表》，详细注明印章使用部门、使用事由、使用日期、文件名称及份数等信息，并签字确认。《印章使用申请表》经部门负责人审核签字后，提交至印章保管部门负责人进行审批。印章保管部门负责人应根据印章使用规定，对申请事项进行严格审核，确保印章使用的合法性、准确性和必要性。对于涉及重大事项或金额较大的印章使用申请，还需经公司分管领导或法定代表人批准。具体审批权限如下：涉及合同签订、协议签署、重要文件发布等事项的印章使用申请，需经公司分管领导审核后，报法定代表人批准。涉及财务报销、资金支付等事项的印章使用申请，需经财务部门负责人审核后，报公司分管财务领导批准。其他一般性事项的印章使用申请，由印章保管部门负责人审批。印章保管人员在收到经批准的《印章使用申请表》后，应按照申请表上注明的使用要求，在指定位置加盖印章，并对盖章文件进行认真核对，确保盖章内容与申请表一致。印章使用完毕后，印章保管人员应及时将印章归位保管，并在《印章使用登记簿》上详细记录印章使用情况，包括盖章时间、盖章文件名称、盖章份数等信息。2.使用范围公司公章主要用于公司对外的正式文件、合同、协议、信函等的签署，以及公司法定代表人授权的其他重要事项。法定代表人章主要用于公司财务票据、银行结算等业务，以及法定代表人授权的其他事项。合同专用章主要用于公司对外签订的各类合同、协议等法律文件的签署。财务专用章主要用于公司财务核算、资金收付、税务申报等业务相关的票据、文件的盖章。部门章主要用于各部门内部的文件、通知、报告等的盖章，以及部门对外开展业务活动时需要加盖部门印章的事项，但不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。业务专用章主要用于公司特定业务领域的文件、凭证、报表等的盖章，如销售业务专用章、采购业务专用章等，其使用范围应根据公司业务需要进行明确规定。3.禁止使用情况未经公司法定代表人或授权代表批准，任何人不得擅自使用公司印章。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公司印章。不得将公司印章用于与公司业务无关的事项。严禁超越印章使用范围使用印章，严禁私自将印章外借他人使用。

五、印章的停用与销毁1.停用因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，经公司法定代表人批准后，办理印章停用手续。行政部门应及时通知公司各部门印章停用事宜，并收回停用印章。各部门应将已领取的停用印章及时交回行政部门，不得擅自留存或使用。印章停用后，行政部门应在印章使用登记薄上注明停用日期，并将印章封存保管。2.销毁对于已停用且不再使用的印章，行政部门应定期进行清理，并填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、停用日期、销毁原因等信息，经公司法定代表人批准后，进行销毁处理。印章销毁应采用适当的方式进行，确保印章无法被恢复使用。一般可采用切割、粉碎等物理方法进行销毁，销毁过程应进行拍照或录像记录，留存备查。印章销毁后，行政部门应在印章使用登记薄上注明销毁日期，并将印章销毁记录存档保管，保存期限为[X]年。

六、印章的监督与检查1.监督机制公司设立印章管理监督小组，由行政部门负责人担任组长，成员包括财务部门负责人、审计部门负责人等。监督小组负责对公司印章管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理制度的严格执行。审计部门应定期对公司印章使用情况进行审计，重点检查印章使用的合规性、审批程序的执行情况、印章保管的安全性等方面，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.检查内容印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人员是否严格履行保管职责，是否存在印章被盗用、遗失或损坏等情况。印章使用情况：检查印章使用申请是否按规定填写，审批程序是否完备，印章使用是否符合规定的使用范围，是否存在违规使用印章的行为。印章使用记录：检查印章使用登记薄记录是否完整、准确，是否与实际使用情况相符。印章停用与销毁情况：检查印章停用手续是否办理齐全，印章销毁程序是否合规，销毁记录是否完整。3.违规处理对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。

七、附则1.本制度自发布之日