单位公章使用管理制度

单位公章使用管理制度一、总则1.目的为规范单位公章的使用，维护单位的合法权益，保障公章使用的安全性、严肃性，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于单位内部各部门及全体员工在工作中涉及使用单位公章的各类事项。3.定义本制度所称公章是指单位在对外活动中使用的具有法律效力的印章，包括单位行政公章、合同专用章、财务专用章等各类印章。

二、公章的刻制、启用与保管1.公章刻制（1）公章的刻制由单位指定专人负责，根据工作需要和相关规定办理刻制手续。（2）刻制公章必须选择具有合法资质的印章制作单位，并提供单位法定代表人签字的刻章申请及相关证明文件。（3）公章刻制完成后，应及时将印章交付专人保管，并进行登记备案。2.公章启用（1）新公章启用前，需由专人填写《公章启用申请表》，详细注明启用日期、公章名称、规格、编号等信息。（2）经单位负责人审批同意后，在公章启用申请表上签字确认，并留存复印件存档。（3）公章启用时，应对启用时间、印章印模等进行拍照或扫描留存，作为公章使用的初始记录。3.公章保管（1）单位公章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。（2）公章保管人员应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止被盗、遗失或损坏。（3）公章应存放在专门的保险柜或安全的保管场所，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。（4）公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，如因工作需要临时借用，需经单位负责人批准，并办理相关借用手续。

三、公章使用审批流程1.一般事项审批（1）各部门因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息。（2）申请表经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。（3）分管领导审批同意后，申请表提交至公章保管人员处，由保管人员根据审批意见用章，并在申请表上登记用章情况。2.重要事项审批（1）涉及重大决策、重要合同、协议签订等重要事项使用公章时，需由部门负责人填写《公章使用申请表》，并附上详细的事项说明和相关文件资料。（2）申请表经部门负责人审核签字后，报分管领导审核，再由单位负责人审批。（3）单位负责人审批同意后，申请表提交至公章保管人员处，保管人员严格按照审批意见用章，并做好用章登记。3.紧急事项处理（1）如遇紧急情况需要立即使用公章，但无法按照正常审批流程办理时，使用部门应电话请示单位负责人，并在事后及时补办审批手续。（2）补办审批手续时，使用部门需填写《公章使用申请表》，注明紧急情况的原因和用章事项，并附上相关证明材料。（3）申请表经部门负责人审核签字后，报分管领导和单位负责人审批，审批通过后，公章保管人员方可补盖公章，并在申请表上注明补盖原因和时间。

四、公章使用登记与备案1.使用登记（1）公章保管人员应建立《公章使用登记簿》，对每次公章使用情况进行详细登记。（2）登记内容包括用章日期、用章部门、用章事项、用章内容、用章份数、审批人、用章人等信息。（3）用章登记应及时、准确、完整，确保每一次公章使用都有记录可查。2.备案存档（1）公章使用申请表、相关文件资料及用章登记记录应定期进行整理归档，作为单位重要档案资料妥善保管。（2）存档期限按照单位档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。

五、公章使用规范1.用章要求（1）公章使用应严格按照审批意见进行，不得擅自扩大用章范围或改变用章内容。（2）用章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或倒置。（3）用章后应及时将印章归还原保管场所，不得随意放置。2.禁止行为（1）严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。（2）未经单位负责人批准，不得将公章携带外出使用。如因特殊情况确需携带外出，必须经单位负责人同意，并指定专人负责携带和使用，确保公章安全。（3）禁止任何个人私自使用公章或利用公章谋取私利。（4）不得将公章借给外单位或个人使用，如因工作需要确需对外单位或个人提供盖章服务，应按照本制度规定办理相关手续。

六、公章的更换与废止1.公章更换（1）因单位名称变更、印章损坏等原因需要更换公章时，由单位指定专人负责办理更换手续。（2）更换公章前，需按照公章刻制规定重新刻制印章，并办理启用手续。（3）新公章启用后，原公章应及时废止，并按照单位印章管理规定进行妥善处理。2.公章废止（1）公章因磨损、遗失、被盗等原因不再使用时，应由公章保管人员填写《公章废止申请表》，详细说明废止原因。（2）申请表经单位负责人审批同意后，在申请表上签字确认，并留存复印件存档。（3）公章废止后，应及时将废止印章交回单位统一保管，并按照相关规定进行销毁处理。销毁过程应进行记录，确保公章彻底销毁，防止印章被非法使用。

七、监督与检查1.内部监督（1）单位内部审计部门应定期对公章使用情况进行审计检查，确保公章使用符合本制度规定。（2）审计检查内容包括公章使用审批流程的执行情况、用章登记记录的真实性和完整性、公章保管情况等。（3）对于审计检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。2.外部监督（1）接受上级主管部门、政府相关部门及社会公众的监督，积极配合相关部门的检查和调查工作。（2）对于外部监督检查中发现的问题，应认真对待，及时整改，并将整改情况书面报告相关部门。

八、责任追究1.违规责任（1）对于违反本制度规定使用公章的部门和个人，将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。（2）如因违规使用公章给单位造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。2.保管责任（1）公章保管人员如因保管不善导致公章被盗、遗失或损坏，应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予纪律处分。（2）如因公章保管人员故意或重大过失导致公章被非法使用，给单位造成严重损失的，应依法追究其法律责任。

九、附则1.本制度