工程项目合同档案归档明细

工程项目合同档案归档明细一、总则工程项目合同档案是工程项目建设过程中的重要文件资料，它记录了项目从招投标、合同签订到项目实施、竣工验收等各个环节的关键信息，对于保障项目顺利进行、维护各方权益、提供后期维护及审计依据等具有重要意义。为规范工程项目合同档案的归档工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，特制定本归档明细。

二、归档范围本归档明细适用于公司所有工程项目合同档案，包括但不限于工程建设合同、采购合同、咨询服务合同、租赁合同等与工程项目直接或间接相关的各类合同文件。

三、归档内容及要求

（一）合同前期文件1.项目立项文件项目可行性研究报告及批复项目立项申请及相关审批文件要求：文件应完整、清晰，加盖审批部门公章。2.招投标文件招标文件（含招标公告、资格预审文件、招标文件、答疑文件等）投标文件（含投标函、技术标、商务标等）评标报告中标通知书要求：各类文件应齐全，如有修改或补充文件应一并归档；投标文件应包含电子版。3.合同谈判记录谈判会议纪要往来函件要求：记录谈判过程中的主要内容、双方达成的共识及分歧点，函件应注明日期、发件人及收件人。

（二）合同文本1.合同正本及副本双方签订的正式合同文本，应包含合同封面、目录、正文、附件等全部内容。要求：合同文本应字迹清晰、条款完整，签字盖章齐全。2.合同补充协议对原合同进行补充、变更的协议文件。要求：明确补充或变更的内容、生效日期等，与原合同一并归档。

（三）合同履行文件1.进度报告工程进度月报、季报、年报等要求：报告应详细说明工程实际进展情况，包括已完成的工作内容、未完成的工作及原因、预计后续进度等，由项目负责人签字确认。2.质量报告工程质量检验报告、验收记录等要求：质量报告应真实反映工程质量状况，检验报告应由具备资质的检测机构出具，验收记录应包含各方签字盖章。3.付款凭证支付申请、审批表、发票、银行转账记录等要求：付款凭证应齐全、准确，能清晰反映付款金额、时间、对象等信息。4.变更文件工程变更申请、审批文件、变更图纸等要求：变更文件应说明变更原因、内容、对造价及进度的影响等，经相关部门及领导审批后归档。5.索赔文件索赔意向书、索赔报告及相关证据材料要求：索赔文件应详细阐述索赔事项、依据及要求赔偿的金额或工期等，证据材料应真实有效。6.来往函件与合同相关方的日常沟通函件，如工作联系单、通知、回复等要求：函件应注明日期、发件人及收件人，内容应与合同履行相关。

（四）竣工验收文件1.竣工验收报告工程竣工验收申请报告工程竣工验收证书要求：报告应包含工程概况、验收依据、验收范围、验收标准、验收情况及结论等内容，验收证书应由建设单位、施工单位、监理单位等各方签字盖章。2.竣工图纸工程竣工后绘制的与实际相符的图纸，包括建筑、结构、电气、给排水等专业图纸。要求：竣工图纸应加盖竣工图章，签字齐全，与工程实际情况一致。3.竣工结算文件工程竣工结算书结算审核报告要求：结算书应包含工程费用明细、计算依据等，审核报告应由具备资质的审核机构出具。

（五）其他相关文件1.项目评估报告对工程项目进行整体评估的报告，包括项目实施效果、经济效益、社会效益等方面的评价。要求：评估报告应客观、公正，由专业机构或公司内部评估部门出具。2.审计报告工程项目的审计报告，包括财务审计、工程造价审计等。要求：审计报告应真实反映项目财务状况及造价情况，由具备资质的审计机构出具。3.项目总结项目实施过程的总结文件，包括项目成果、经验教训、存在问题及改进建议等。要求：总结应全面、深入，由项目负责人撰写。

四、归档时间1.合同签订后，承办部门应在[X]个工作日内将合同文本及相关前期文件移交档案管理部门。2.合同履行过程中产生的各类文件，承办部门应及时整理，每月定期移交档案管理部门，确保文件的及时性和完整性。3.工程项目竣工验收后，承办部门应在[X]个工作日内将全部竣工验收文件及其他相关文件移交档案管理部门。

五、归档整理1.档案管理部门收到移交的合同档案后，应按照归档明细进行分类整理。2.每份合同档案应编制档案编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对于合同文本及相关文件，应按照顺序依次排列，加装封面、目录，装订成册。4.电子文档应与纸质文档内容一致，按照档案编号进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于检索。

六、保管期限1.工程项目合同档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.具有重要历史价值、对公司长期发展有重大影响的合同档案，如涉及重大项目的合同、长期合作协议等，应列为永久保管。3.与工程项目建设周期相关的合同档案，如工程建设合同、采购合同等，保管期限为长期，一般不少于[X]年。4.临时性、阶段性的合同档案，如短期租赁合同、咨询服务合同等，保管期限为短期，一般为[X]年。

七、查阅利用1.公司内部人员因工作需要查阅工程项目合同档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅合同档案，应持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门同意。

八、销毁处置1.对于保管期限已满且无保存价值的工程项目合同档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司主管领导审批。2.经批准销毁的档案，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，并在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应作为档案保存，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。

九、附则1.本归档明细自发布之日起生效实施