合同回款管理规范

合同回款管理规范一、总则1.目的为加强公司合同回款管理，确保公司资金及时、足额回收，降低资金风险，提高资金使用效率，特制定本规范。2.适用范围本规范适用于公司与客户签订的各类销售合同、服务合同等涉及款项收付的业务活动。3.职责分工销售部门：负责合同的签订、执行跟踪，及时与客户沟通协调回款事宜，对逾期未回款的客户进行催款，并将回款情况反馈给财务部门。财务部门：负责建立合同回款台账，监控合同回款进度，定期与销售部门核对回款数据，对逾期未回款的合同进行风险预警，并协助销售部门进行款项催收。法务部门：在合同签订前对合同条款进行审核，确保合同中关于付款方式、付款期限等回款相关条款的合法性、合理性；在回款过程中，为催款等相关事宜提供法律支持。

二、合同签订阶段的回款管理1.付款条款审核销售部门在与客户洽谈合同签订事宜时，应明确提出合理的付款方式、付款期限等回款要求。付款方式可包括现金、支票、银行转账等，应根据公司实际情况和客户信用状况合理选择。财务部门应参与付款条款的审核，从资金安全和资金回笼角度提出意见。对于信用状况不佳或存在付款风险的客户，应要求增加担保条款或缩短付款期限等。法务部门对合同中的付款条款进行法律审核，确保其符合法律法规要求，避免因条款漏洞导致回款风险。2.合同文本规范合同文本应清晰、明确地约定付款方式、付款期限、逾期付款的违约责任等回款相关内容。例如：付款期限应具体到日期，如"甲方应在合同签订后[X]个工作日内支付合同总金额的[X]%作为预付款，在货物交付验收合格后[X]个工作日内支付剩余款项"。明确逾期付款的违约责任，如"若乙方逾期付款，每逾期一日，应按照未付款项的[X]%向甲方支付违约金"。

三、合同执行阶段的回款管理1.发货与收款同步跟踪销售部门在安排发货时，应及时与客户沟通付款情况，确保客户在发货前了解付款义务。对于需要预付款的合同，应在收到预付款后安排发货。在发货过程中，销售部门应及时告知客户发货信息，包括发货时间、预计到货时间等，以便客户做好付款准备。同时，应跟踪货物运输情况，确保货物安全、及时送达客户。财务部门在发货后，应根据合同约定及时提醒销售部门关注回款进度，并与销售部门保持密切沟通，了解客户付款动态。2.定期对账销售部门应定期与客户进行对账，一般每月或每季度进行一次。对账内容包括合同金额、已付款金额、未付款金额、付款期限等，确保双方账目一致。财务部门协助销售部门进行对账工作，提供相关财务数据支持。对账结束后，应形成对账记录，由双方签字确认。如发现账目差异，应及时查明原因并进行调整。3.逾期预警财务部门建立合同回款预警机制，根据合同约定的付款期限，提前[X]天对即将到期未回款的合同进行预警，向销售部门发送预警通知。销售部门在收到预警通知后，应立即与客户沟通，了解未回款原因，并制定相应的催款措施。对于逾期超过[X]天的合同，应重点关注，加大催款力度。

四、催款管理1.催款流程当合同款项逾期未收回时，销售部门应按照以下流程进行催款：发送催款函：逾期[X]天内，销售部门向客户发送催款函，明确告知客户逾期未付款的情况及应承担的违约责任，要求客户尽快付款。催款函应采用书面形式，并留存送达凭证。电话沟通：在发送催款函后，销售部门相关人员应及时与客户进行电话沟通，进一步了解客户未付款原因，协商解决方案。电话沟通应做好记录，包括沟通时间、客户反馈等。上门拜访：对于多次催款仍未回款的客户，销售部门可安排人员上门拜访。上门拜访时应携带相关合同文件、催款记录等资料，与客户当面沟通，了解客户实际困难，争取达成回款协议。法律催款：若客户长期拖欠款项且经多次催款无效，公司可考虑通过法律途径解决。法务部门应及时介入，收集相关证据，起草律师函或提起诉讼等法律程序，维护公司合法权益。2.催款记录与报告销售部门在催款过程中应做好详细的催款记录，包括催款时间、方式、客户反馈等信息。催款记录应定期整理归档，以便随时查阅。销售部门应定期向财务部门提交催款报告，汇报合同回款情况、催款措施及下一步计划等。财务部门根据催款报告及时更新合同回款台账，对催款工作进行跟踪和评估。

五、特殊情况处理1.客户财务困难当客户因财务困难无法按时支付款项时，销售部门应与客户进行深入沟通，了解客户具体财务状况。如客户确有还款意愿但暂时资金紧张，可协商制定分期还款计划。分期还款计划应明确还款期限、每期还款金额等内容，并由双方签字确认。财务部门根据分期还款计划跟踪客户还款情况，确保款项按时收回。2.合同变更若合同执行过程中发生变更，涉及回款条款变更的，如付款方式、付款期限等，销售部门应及时与客户签订补充协议，并将补充协议副本提交财务部门备案。财务部门根据补充协议调整合同回款台账，确保回款管理的准确性。同时，应关注变更后的回款条款执行情况，及时提醒销售部门跟进。3.客户破产或注销当得知客户破产或注销的消息后，销售部门应立即停止与该客户的业务往来，并及时向财务部门通报。财务部门会同法务部门对该客户的应收账款进行清理，收集相关证据，如合同、发货凭证、对账单等，评估可能的损失情况。对于已确认无法收回的款项，按照公司坏账处理规定进行核销，并在财务报表中进行相应披露。

六、考核与奖惩1.考核指标设立合同回款率指标，计算公式为：合同回款率=实际回款金额/合同应收金额×100%。考核销售部门的合同回款及时率，即按时收回款项的合同数量占应收回款项合同数量的比例。2.奖励措施对于合同回款率高、回款及时的销售部门及相关人员，给予适当的奖励，如奖金、荣誉证书等。奖励标准可根据公司实际情况制定，如回款率达到[X]%以上且排名靠前的部门或个人给予一定金额的奖金。对在催款工作中表现突出的人员，如成功通过法律途径收回大额逾期款项的，给予专项奖励。3.惩罚措施对于合同回款率未达到公司规定标准的销售部门，视情况进行绩效扣分或经济处罚。对因工作失误导致合同款项逾期未收回或造成重大回款损失的相关人员，进行严肃批评教育，并根据公司规定给予相应的经济处罚，情节严重的予以辞退。

七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对合同回款管理情况进行审计检查，重点审查合同签订、执行、催款等环节的合规性，以及回款数据的准确性。检查合同付款条款是否符合公司规定和法律法规要求，是否存在因付款条款不合理导致回款风险的情况。核实销售部门与客户的对账记录是否真实、完整，催款措施是否有效执行，催款记录是否齐全。审查财务部门的合同回款台账是否准确反映合同回款情况，对逾期未回款合同的风险预警和跟踪是否及时、到位。2.整改要求对于审计检查中发现的问题，内部审计部门应出具审计报告，提出整改意见和建议。相关责任部门应根据审计报告及时进行整改，明确整改措施、整改期限和责任人。整改完成后，向内部审计部门提交整改报告，内部审计部门对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。

八、附则1.本规范