公司档案管理制度

公司档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司各项工作提供有力的支持，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的档案管理工作。

（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、照片、音像资料等。

二、档案管理职责（一）档案管理部门及职责1.综合管理部负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。负责建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。负责组织开展档案的查阅、借阅服务工作，确保档案的合理利用。负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案工作培训和交流活动。2.各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确和系统。按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至综合管理部。协助综合管理部开展档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和支持。

（二）相关人员职责1.公司领导重视档案管理工作，将档案管理纳入公司整体工作规划，为档案管理工作提供必要的人力、物力和财力支持。监督和指导公司档案管理工作，确保档案管理制度的有效执行。2.文件形成部门负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、准确、完整。按照档案管理要求，及时将办理完毕的文件材料移交至本部门兼职档案员进行整理归档。3.档案利用人员遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自涂改、伪造、转借、丢失档案。按照规定的用途使用档案，不得将档案用于与工作无关的目的。

三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件。公司各项规章制度、会议纪要、工作计划、总结等文件。公司对外发文、收文、函件等文件。公司各类证照、资质证书、荣誉证书等文件。2.人力资源类员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩等相关文件。员工劳动合同、薪酬福利、社会保险等文件。公司人事档案、员工名册等文件。3.财务审计类公司财务预算、决算、报表等文件。公司财务审计报告、税务申报资料等文件。公司资金管理、成本核算、资产管理等相关文件。4.业务经营类公司业务合同、订单、协议等文件。公司市场调研、营销策划、客户资料等文件。公司产品研发、生产管理、质量管理等相关文件。5.项目管理类公司各类项目的立项、可行性研究报告、项目计划等文件。项目实施过程中的各类文件，如项目进度报告、项目变更记录、项目验收报告等。项目相关的技术资料、图纸、文档等文件。6.其他类公司组织的各类活动、会议、培训等相关文件。公司与外部单位的合作协议、往来信函等文件。公司认为具有保存价值的其他文件材料。

（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，不得遗漏、篡改或伪造。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明出处。4.收集的文件材料应按照规定的分类标准进行整理，确保分类清晰、便于查找。

（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系。2.按照文件材料的种类、来源、时间等因素进行分类整理，便于管理和查阅。3.同一事由的文件材料应集中整理，不得分散。4.归档文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备。

（四）整理方法1.分类将收集到的文件材料按照行政管理类、人力资源类、财务审计类、业务经营类、项目管理类、其他类等六大类进行一级分类。在每大类下，根据文件材料的具体内容和特点进行二级分类。例如，行政管理类下可分为公司文件、会议文件、规章制度、证照管理等二级类目。2.编号为每一份归档文件编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。档案编号的格式为：公司代码+档案类别代码+年度+流水号。例如，[公司代码][档案类别代码][年度][流水号]。3.装订对纸质文件进行装订时，应去除文件上的金属物，采用左侧装订的方式，确保文件整齐、牢固。对于幅面过大的文件，应按照A4纸尺寸进行折叠，并在装订线一侧粘贴整齐。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、文件题名、日期、责任者、文号、页数等项目。档案目录应打印成册，并一式两份，一份留存综合管理部，一份随档案一同存放。

四、档案的归档（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在每年的[具体时间]前，将上一年度本部门形成的档案整理完毕，并移交至综合管理部。2.对于重要文件材料或紧急项目文件，应在文件办理完毕后的[规定时间]内及时归档。

（二）归档程序1.各部门兼职档案员按照档案整理要求，对本部门的文件材料进行分类、编号、装订、编目等整理工作。2.整理完毕后，填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、档案编号等信息。3.将整理好的档案及《档案移交清单》一并移交至综合管理部。综合管理部档案管理人员对移交的档案进行核对、清点，确认无误后在《档案移交清单》上签字，并办理交接手续。

五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管公司设立、变更、注销等相关文件。公司重要的规章制度、战略规划、年度计划等文件。公司财务审计报告、税务申报资料等重要财务文件。公司与外部单位签订的长期合作协议、重大合同等文件。公司获得的重要荣誉证书、资质证书等文件。2.定期保管定期保管期限分为30年和10年。一般行政管理文件、业务经营文件、项目管理文件等保管期限为10年。员工人事档案、劳动合同等文件保管期限为30年。

（二）保管要求1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。4.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全性和完整性。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。

六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循全面审查、重点突出的原则，对档案进行全面、客观的鉴定。2.严格按照档案保管期限的规定，对超过保管期限的档案进行鉴定。3.充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和未来参考价值，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。

（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，成员包括档案管理人员、各部门兼职档案员及相关业务人员。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。

（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组根据档案保管期限的规定，对到期档案进行逐一审查。2.审查档案的内容、来源、形成时间、保管价值等因素，判断档案是否仍具有保存价值。3.对于具有重要历史价值、现实利用价值或未来参考价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。

（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，形成《档案销毁清单》，明确档案的名称、数量、档案编号、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经公司领导审批后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字，并将《档案销毁清单》存档。

七、档案的查阅与借阅（一）查阅原则1.严格遵守档案查阅制度，确保档案的安全和保密。2.坚持按需查阅的原则，根据查阅人员的工作需要，提供必要的档案资料。3.查阅档案应按照规定的程序进行登记和审批，不得擅自扩大查阅范围。

（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅档案的目的、内容、范围等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人审核签字后，报综合管理部负责人审批。3.综合管理部档案管理人员根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案资料，并在《档案查阅登记表》上进行登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称等信息。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理相关手续。

（三）借阅原则1.严格控制档案的借阅范围，未经批准不得擅自借阅档案。2.借阅档案应明确借阅期限，按时归还，不得逾期。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、丢失、涂改或损坏档案。

（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、用途等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人审核签字后，报综合管理部负责人审批。3.审批通过后，综合管理部档案管理人员将借阅的档案交付借阅人员，并在《档案借阅登记表》上进行登记，记录借阅人员姓名、部门、借阅时间、借阅档案名称等信息。4.借阅人员应在借阅期限届满前归还档案，如需续借，应提前办理续借手续。5.档案归还时，档案管理人员应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。

八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和利用，为公司决策提供有力的支持。3.确保档案信息的安全和保密，防止档案信息的泄露和丢失。

（二）信息化管理内容1.档案数字化对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。数字化扫描应按照规定的格式和分辨率进行，保证电子档案的清晰可读。2.档案信息录入将档案的基本信息，如档案编号、文件题名、日期、责任者、文号、页数等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。档案信息录入应准确、完整，确保档案数据库的质量。3.档案检索与利用档案管理人员通过档案管理信息系统，为查阅人员提供档案检索服务，方便快捷地查找所需档案。查阅人员可根据档案编号、文件题名、日期、责任者等条件进行检索，系统自动显示符合条件的档案列表。经授权的查阅人员可在档案管理信息系统中在线查阅电子档案，如需打印或下载，应按照规定的程序办理相关手续。4.档案安全管理建立档案管理信息系统安全防护体系，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，确保档案信息的安全。定期对档案管理信息系统进行维护和更新，及时修复系统漏洞，防止病毒入侵和数据丢失。对档案管理信息系统的用户权限进行严格管理，根据用户的工作职责和业务需求，分配相应的系统操作权限，确保档案信息的保密性。

九、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部定期对公司各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等情况。2.监督检查可采取定期检查和不定期抽查相结合的方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.各部门应积极配合综合管理部的监督检查工作，如实提供档案管理工作的相关资料和情况。

（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对公司各部门档案管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案管理制度执行情况、档案管理工作质量、档案利