株洲天谊机械有限公司采购环节内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1株洲天谊机械有限公司简介........................................1

2株洲天谊机械有限公司采购环节内部控制现状........................1

3株洲天谊机械有限公司采购环节内部控制存在的问题..................2

3.1供应商选择不科学............................................2

3.2采购计划不明确..............................................2

3.3采购岗位安排不合理..........................................2

3.4验收环节手续不完善..........................................2

4株洲天谊机械有限公司采购环节内部控制优化设计方案................3

4.1科学选择供应商优化设计方案..............................3

4.2明确采购计划优化设计方案....................................4

4.3合理安排采购岗位优化设计方案................................5

4.4完善验收环节手续优化设计方案................................6

5株洲天谊机械有限公司采购环节内部控制优化设计流程图..............7

参考资料...........................................................9

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株洲天谊机械有限公司采购环节内部控制优化设计

1株洲天谊机械有限公司简介

株洲天谊机械有限公司成立于2002年08月15日，注册地位于株洲市芦

淞区董家塅街道茅屋街路洗水工业园西侧约220米处天谊综合楼，注册资金为

36万元，法定代表人为赵钦煊。公司主要经营范围包括摩托车、轨道车零配

件、模具、机械零部件，加工销售；五金交电，橡胶制品，电子产品，办公用

品，建筑材料销售；普通货物道路运输。

2株洲天谊机械有限公司采购环节内部控制现状

株洲天谊机械有限公司顾名思义就是与机械生产有关，钢材在机械生产成

本中占比非常大，所以对采购环节内部控制的管理是十分重要的。公司现有的

采购流程是由采购部门依据公司战略目标制定采购计划，由相关部门予以实

施，用来满足生产计划的需要，采购人员再将其转化为采购订单的形式发送给

供应商，确保原材料到达公司前，采购人员需实时跟进，到达公司后，质检人

员会按照标准进行入库前的检查，未合格的产品会退回，而将合格的产品由仓

库管理员放入仓库并开具入库单。

据了解，公司目前所固定的供应商是来自长沙市耕源钢铁贸易有限公司，

主要从该公司购入钢材，低值易耗品并没有固定的供应商；在材料采购方面，

请购流程是采购部门根据生产部门的需求进行采购，与供应商签订合同收到货

后会对不合格的产品进行退回，制定的计划常常与实际不匹配，采购人员与审

批采购单的人员是同一人。

就目前而言，株洲天谊有限公司采购环节流程图如图1株洲天谊机械有限

公司采购流程图所示。

签合同

采购部门供应商

(制定计划)

不合格收到材料

生产部门验收入库

合格

图1株洲天谊机械有限公司采购流程图

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3株洲天谊机械有限公司采购环节内部控制存在的问题

3.1供应商选择不科学

由于钢材模具产品型号十分丰富，在生产过程中需要的原材料种类也比较

多，所以找到一家合适的供应商也不是一件简单的事情，据了解，天谊机械有

限公司的钢材主要来源于长沙市耕源钢铁贸易有限公司，所以当材料短缺时，

可以和公司合作的供应商极其有限，临时采购的话，会出现原材料价格被抬高

的情况，如若短时间找不到令公司满意的供应商，还会出现交不出货而导致违

约，交违约金的情况，这是大家都不愿意出现的情况。

3.2采购计划不明确

天谊机械公司目前材料采购流程过于简便，虽然有制定相应的计划，但并

没有严格按照计划进行，而是按照自己以往的经验，没有进行系统性的预算管

理，只是粗略的进行，不利于降低采购成本，采购人员对于材料需求的不明

确，造成入库的材料过少或过剩，过多导致原材料的堆积，从而对于资金的占

用，过少会导致生产不出产品，从而交不出货。

3.3采购岗位安排不合理

天谊机械公司的采购员与审批采购单的人员为同一人，一方面所谓的方便

便捷，但另一方面又是不相容职务分离控制没有管控到位，审批人员不会再进

行一次盘点清查，这样会导致材料采购即使出错了，也并没有人发现来纠正，

采购人员没有根据原材料的库存与公司战略发展所需要的原材料来进行采购，

查看原材料是否有过剩或过少的情况，导致买多或买少的问题，而他身为审批

人员也没有在此基础上进行检查，也没有进行多次盘点库存在进行采购。导致

原材料采集过剩或者不足，买多了对资金的占用就多了，资金就不易运转，买

少了就来不及制造产品，从而不能及时交货，造成违约，所以两者需要不同的

人来进行管理。

3.4验收环节手续不完善

对于像天谊机械有限公司这样生产机械零部件的公司，材料采购后的验收

环节是十分关键的步骤，如果质量不达标，那么对于由这些钢材生产的摩托车

等物体的安全问题也得不到相应的保障,也会让这个企业从此在这个行业中丢

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失信誉。

天谊机械公司虽然会对不合格的产品进行退回，但也只是粗略的不严谨

的，并没有设置专业性强的质检员，对于材料质量的验收没有给与保障。若是

这样，那生产出来的产品就肯定是劣质的，同时也会伴随着废料的产生，对于

原材的浪费以及成本的增加也是肯定的。

4株洲天谊机械有限公司采购环节内部控制优化设计方案

4.1科学选择供应商优化设计方案

株洲天谊机械有限公司在供应商选择方面，较为单一，缺少对供应商的评

估，就会引起成本的偏高。天谊机械公司对原材料的需求又是极高的，供应商

选择上的单一，使得我们不得不考虑发生矛盾造成原材料短缺的情况，所以我

们要针对不同的供应商的各个方面进行比较并且进行评比打分，优先选择各项

指标都比较完好的供应商，以备无患。在材料采购过程中，要想得到性价比较

高的原材料，需要建立一个比较合理的供应商评估制度，首先，设置相关指

标，针对钢材的质量，价格，距离供应商的远近程度，售后服务等比较重要的

因素，设置相应的权重，然后根据权重的内容再进行打分，每一项项目打出来

的分在基于各项目的权重算出总分，然后在多家供应商中进行这样的打分选择

排名靠前的供应商，即加权综合评价方法，如表1天谊机械有限公司供应商择

选择表所示。

表1株洲天谊机械有限公司供应商选择表

对影响因素的满意程度方案得分估值

10分制

因素材料质量材料价格距离远近售后态度

权重40%30%20%10%

湖南联立

钢材贸易77987.5

有限公司

长沙耕源

钢材贸易910899.1

有限责任

公司

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湘潭荣幸

金属制品97577.4

公司

衡阳志和

钢铁贸易610897.9

有限公司

湖南华菱

钢铁有限108778.5

公司

由表可知长沙耕源钢材贸易有限责任公司大于湖南华菱钢铁有限公司大于

衡阳志和钢铁贸易有限公司大于湖南联立钢材贸易有限公司大于湘潭荣幸金属

制品公司，所以供应商选择可以像这样来选择，第一顺序先选择得分估值最大

的。也可以对后面两家供应商也进行适当的采购，长此以往就会和多家供应商

进行生意往来，以后面对突如其来的状况，也会有选择的余地。

4.2明确采购计划优化设计方案

天谊机械有限公司要加强采购计划的实施与管理，明确各类原材料的生产

情况，库存情况，而不是根据以往经验所采购，采购人员需要将材料的在产情

况，库存情况，通通了解清楚，然后进行采购，这样就不会导致资金的占用以

及库存的占用，提高了采购效率以及采购计划准确性。

买入原料，进行深加工或与其他配料组合销售，再获取利润，这一系列流

程称之为经营。如何获得恰当数量的原理即是采购计划的关键所在。

天谊机械有限公司的主要原材料是钢材，还有部分就是低值易耗品，例如

螺丝，螺帽等等。对于不同的材料品质，可以采取不同的方式方法制定采购计

划来进行采购，对于主要的材料钢材来说，一次性购入大量的成本极高，如果

储存的时间过长了，质量也会容易下降的，这样生产的产品，在质量上自然也

过不的关，所以针对该材料应该进行定时定量采购，根据生产计划领用，当库

存量降低到临界值针进行补充采购，这样不会造成资金占用，也会保证质量的

最大化，像那些低值易耗品，金额花销较小的辅助材料，就可以定期定量采

购。根据不同的材料制定相应的采购方法，如图2所示，由总经理下达指令制

定公司的采购计划，相关部门收集信息，向其他部门提出采购需求，采购部门

将所获得的需求进行汇总，针对上年度的经营状况以及年度目标来确定需要采

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购的种类数量，采购的时间以及方式，再来编制采购预算，由相关部门审批后

采购计划制定完成。

总经理制定公司采购计划相关部门信息收集

采购部汇总采购需求提出采购需求

上年度经营状况及年度

经营目标的收集与分析

确定采购种类数量

时间方式等

相关部门审核审批编制采购预算

制定采购计划

图2株洲天谊机械有限公司制定采购计划优化流程图

4.3合理安排采购岗位优化设计方案

株洲天谊机械有限公司采购人员与审批人员安排的不合理会导致即使原材

料采购数量即使出错了，也并不会及时发现并来更正。安排另一位审批人员来

对采购订单进行审批，是为了保证材料供应及时到位以及采购物品的准确性，

如果没有安排，可能会有偷工减料的发生，以及人情往来的发生，要极大限度

的避免这种事情的产生。对于定时采购的材料，各部门应该提前制定采购计

划，由生产部根据生产车间所需材料以及材料库存来填制材料申请单，交由部

门经理盘点并审批，再交给采购部主管进行审批，之后再由总经理签字来实施

此方案。

采购岗位安排如图3株洲天谊有限公司采购岗位职责图所示。

采购部经理的主要职责是审核当年的采购计划书、需要采购的原料，检查

用料情况。对大型商品进行商业洽谈，督促下属负责人对采买的商品严格把好

质量关，保证不会面临物资短缺的情况，也不会导致资金占用。严格把关下属

人员工作作风，不贪污、不受贿。

采购审批员的主要职责是熟悉和掌握机械厂所需各类物资的名称、型号、

规格、单价、用途和产地。检查采购入库的原材料是否符合质量要求。确保物

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资零件供给正常。教育采购人员在进行采购时，要讲究信誉、不索贿、不受

贿，与供货单位建立良好的关系，活动要在平等互利的基础上开展。按要求完

成各类物资的购买，在把每笔资金花在刀刃上的基础上尽可能地做到节约。

采购人员的主要职责是常到使用部门懂得物资使用情况及请购物资的规

格、型号、数量、避免错购。对各部门所需物资按“急先缓后”原则部署采

购，积极与供货单位取得经常联系。提前与相关部门沟通落实当天物资的实际

到货品种、规格、数量，对产品质量要严格把关。

采购部经理制定年度规划

业务洽谈

教育下属

保管规划

相

互

采购审批员分采购人员

离

采购物资

熟悉物资

联络部门

检查质量

质量把关

预算开支

审批采购单

图3株洲天谊机械有限公司采购岗位职责图

4.4完善验收环节手续优化设计方案

株洲天谊机械有限公司在验收环节过程中，为了避免发生以次充好的情

况，需要多人在场，仓管员根据采购合同发票和检验报告，对产品的标准规

格，数量，种类，型号等进行全方面检查，检查后签字，合格的产品进行入

库，再由质检人员检查产品的质量，对于质量不合格的产品与上一级进行报

备，退回给供应商，合格的产品由库管员（质检员）填写入库单，随即交给采

购人员，采购人员将入库单，合同发票等收集后并填写付款申请单交与主管，

经领导批准后给财务人员，核实后确认付款。

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通过这种方法能够使采购入库材料的质量得到有效保障，也对于未来进行

材料领用生产的工序得到了保障。

其次就是提高员工的素质，天谊机械有限公司对于库存商品乱叠乱放的问

题，要不定期地对该项员工进行教导培训，手工填写的出库入库台账可以充分

利用上，给每个材料进行编号，分类整理，台账上可以登记材料名称数量以及

出入库时间，这样就可以保障材料的供应，分类保管，材料何时被用去了何地

都是要有记录的，这样不仅解决了乱摆乱放的问题，还让管理人员可以清晰看

到材料的使用情况。

验收入库环节流程图如图4株洲天谊机械有限公司验收入库环节流程图所

示，采购的材料由仓管员和质检员进行检测，合格的产品由仓管员验收入库，

再由采购部填写付款申请单，领导签字批准后，在由财务人员审批通过，付

款。

不合格

仓管员

材料入库×

仓管

质检员员验

合格√收入

库

财务人员审批

领导采购部付款申请单

通过，付款

图4株洲天谊机械有限公司验收入库环节流程图

5株洲天谊机械有限公司采购环节内部控制优化设计流程图

根据以上举措，可重新绘制流程图。

对采购计划，供应商，验收环节等加以了完善。

生产部门制定采购需求，采购部门来确定采购计划，根据材料的不同运用

定期或定量的方法，加权综合评价方法来对供应商进行选择，选择更适合自己

公司的供应商，与选中的供应商进行采购洽谈，互利共赢，最后在签订合同。

等到供应商运输来了货物，对其数量质量等进行检验后，合理的办理入库

手续，根据发票再由财务人员付款交易。

对不合格的材料，与供应商说明再退货。

完善后天谊机械有限公司采购流程图如图5所示，生产部门确定采购需

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求，提出采购计划，根据加权综合评价法寻找合适的供应商，与其谈合作签合

同，收到供应商交来的