文件的控制与管理教学幻灯片

文件的控制与管理2013.5.21公司文控员职责目录定义ISO9001:2008&ISO14001:200标准要求文件控制管理程序部门文件管理员职责定义程序:为进行某项活动或过程所规定的途径。程序文件：描述质量管理体系过程或过程某一部分的文件，解决部门间“接口”标准要求ISO9001:2008标准：4.2.3文件控制条款：质量管理体系所要求的文件应予控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。a)为使文件是充分与适宜的，文件发布前得到批准；b)必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；c)确认文件的更改和现行修订状态得到识别；d)确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e)确保文件保持清晰，易于识别；f)确保组织所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发；g)防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目的而保留作废文件，对这些文件进行适当的标识。文件分类文件分类外来文件内部文件外来文件：公司以外的文件；包括国际/国家/行业/地方标准/法律法规、顾客提供的图样及要求，与公司质量体系运行有关的。受控文件标识发放控制盖有受控文件印章

发放回收需有登记，具有追溯性

不允许私自复印、打印使用标准性，责任制！《文件控制程序》公司受控文件范围一阶文件二阶文件三阶文件四阶文件

质量手册、质量目标、质量方针、环境管理目标指标及方案各类作业操作指导性文件：各部门管理职责、组织机构图、管理规定、工艺文件、检验作业文件、外来文件程序文件质量记录表格式公司受控文件范围文件的编写与审批要求文件类别编写/修改/提供审核评审批准方针、目标、管理手册体系工程师管理者代表∕总经理程序文件归口部门归口部门经理涉及部门管理者代表管理规定归口部门归口部门经理涉及部门管理者代表技术文件归口部门归口部门经理∕总工程师临时文件归口部门归口部门经理∕总工程师外来文件（产品相关）归口部门归口部门经理∕∕编写与审批流程

编写完成后，交部门经审核，提出修改意见修订完成后，交部门经理审核签名后交管代签字。连同会签表一并交文控发放。编写

编写完成后，将文件连同会签表一起交各关联部门经理会签确认，并根据会签表重新修订文件会签批准编写与审核要求事项需附会签表审核及批准必须采用手签形式必须得到批准后才可发行文件会签表根据文件内所涉及的部门，填写后分别交部门会签文件发放管理规定：扫描共享，部门根据需要自行查阅，不下发书面文件技术文件：下发书面档加盖受控正本章，在受控清单中登记。根据部门要求，复印后加盖受控副本章编制发放记录发放到相关部门签收，旧版需回收文件的使用、保管、借阅、更换

受控文件的使用

文件借阅

破损更换妥善保管，受控文件不允许乱涂乱写乱改.破损严重，影响使用时，如需换发，应填写《受控文件增补/借阅申请单》到文控办理更换手续，交回破损文件，补发新文件各部门文件管理员对本部门受控文件的有监督、管理责任受控文件正本原则上不允许外借，如需外借需填定《受控文件增补/借阅申请单》文件更改与审批1231.改动文件版次，版次按01、02、03……递增。2.文件封页上写明变更内容，3.由原文件审批部门审核批准后生效1.版次保持不变，2.在文件封面上写明变更内容。3.打印封面及需更换的当页后，由原文审批部门审核批准后生效1.仅针对文件中的错字、漏字等项，2.划改时以横线将原内容删掉，由划改人在旁签名，并注明划改日期3.原版由划改人负责，文控根据划改内容，以邮件形式通知各部门自行对本部门的受控副本进行修改。换版修改换页修改划改文件的作废与销毁发放新版文件后，旧版文件由文控回收作废与销毁2.填写《文件销毁记录》交管代批准后销毁任何部门及工作场所不得使用作废文件和失效文件1.作废的原版文件盖“作废文件”印章，保留一年后销毁，副本直接销毁备份范围备份周期备份方式负责人部门内重要的数据或文件、数据库等需备份原则上备份周期为一个月部门自行决定：移动硬盘、光盘等各部门文件管理人员电子文件备份管理临时文件管理临时文件：只在某一阶段或某一场所使用的文件，正式文件下发后，临时文件同时回收。期限标识保存回收一个月临时文件章保留电子档无特殊说明，一个月回收ABCD外来文件的管理销售部收集客户提供的文件图样的原版。综合管理部负责对劳动/人事/安全等法令法规的收集资材部负责对产品商检/危险品包装及运输等法令规章的收集。研发部负责对产品行业标准/国家标准等法令法规的收集。其它类别外来文件，由各相关部门进行收集、整理、识别

外来文件的管理打印外来文件封面部门经理审核文控处理加盖正本章所有外来文件需在《外来文件一览表》中登记，便于查询。签名确认评审适用性登记发放回收表，下发副本盖外来文件章审核发放外来文件编号管理外来文件按以下规则进行编号：W

X

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①②③④⑤⑥说明：①：外来文件的识别②：提供单位代码：A：客户提供；B：供应商提供；C：政府相关部门提供；D：其它提供。③：外来文件的分类代码：Q:品质标准书；R:认证资料；S:仪器设备操作说明；T：技术图面类；F法律、法规及相关标准；X：其它类。④：年号，取年份的后两位数。⑤：月号，从01~12。⑥：流水号，相关类型文件的流水号，从01~99。编号举例：2010年5月收到的第1份顾客提供的图纸为：WAT1005012010年5月收到的第1份政府下发的规定为：WCF1005012010年6月收到的第1份顾客提供的图纸为：WAT1006012010年6月收到的第1份政府下发的规定为：WCF100601文件编码要求二阶文件编码规则二阶程序文件编号方法

S

P

ＸＸ

①②③说明：①文件类别，其中：S——质量/环境管理体系文件；②文件性质，程序文件——P；③流水号；记录表格的管理部门编制提供电子档给文控文控登录入质量记录一览表记录表格受控处理流程部门如有更新，需重新提供新版给文控更新台帐，确保部门使用与台帐保持一致。链接，通知部门使用ClicktoaddText文控员职责要求1.负责所有受控文件对内的发放与回收管理2.记录表单格式的登录与受控处理3.文件发放前对各类受控文件的确认：编号、格式、版本、批准人签名等4.受控文件清单的维护与更新5.公司所有受控文件正本的保管6.公司受控的正本电子档备份各部门文件管理人员的职责1.负责本部门受控文件的保管2.本部门记录表单格式的更新与报受控3.文件交文控发放前，对