日常费用报销制度及流程

日常费用报销制度及流程一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范日常费用报销行为，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销，包括但不限于办公用品费、差旅费、业务招待费、通讯费、交通费等。

二、费用报销原则1.真实性原则报销费用必须真实发生，严禁虚报、多报费用。报销人员应确保所提供的发票及其他报销凭证真实、合法、有效。2.合理性原则费用报销应符合公司业务实际需要，具有合理性。对于不合理的费用支出，财务部门有权拒绝报销。3.合规性原则费用报销必须符合国家法律法规及公司相关制度的规定。报销凭证应符合税务等部门的要求，否则不予报销。4.及时性原则员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请。对于逾期未报的费用，需经特殊审批后方可报销。

三、费用报销流程1.费用申请与审批填写报销申请表：员工发生费用后，应及时填写《费用报销申请表》，详细注明费用发生的日期、事由、金额、报销类型等信息，并在申请表上签字确认。部门负责人审批：部门负责人对本部门员工的费用报销申请进行审核，确认费用的真实性、合理性及与业务的相关性，并签署审批意见。分管领导审批：对于金额较大或涉及重要事项的费用报销，需经分管领导审批。分管领导应根据公司政策和实际情况进行审批，并签署意见。财务审核：财务部门对报销申请进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，费用标准的执行情况以及审批手续的完备性等。对于不符合要求的报销申请，财务部门应退回并说明原因。总经理审批：经财务审核通过的报销申请，报总经理审批。总经理有权对所有费用报销进行最终审批，审批通过后报销申请方可进入报销流程。2.报销凭证准备发票要求：报销必须提供合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票抬头为公司全称，发票内容与实际业务相符，发票加盖发票专用章，发票字迹清晰，不得有涂改、挖补等情况。对于增值税专用发票，还需确保发票信息准确无误，包括公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。其他凭证：除发票外，根据费用性质还可能需要提供其他相关凭证，如差旅费报销需提供出差审批单、行程单、住宿发票等；业务招待费报销需提供招待审批单、消费清单等。员工应确保所提供的其他凭证真实、完整，并与报销申请表中的信息一致。3.报销提交员工将经各级审批通过的《费用报销申请表》及相关报销凭证一并提交至财务部门。财务部门对报销材料进行整理、核对，确认无误后予以签收。4.报销支付报销支付方式：财务部门根据公司资金状况和报销审批结果，选择合适的支付方式进行报销。报销支付方式主要包括银行转账、现金支付等。对于金额较大的报销，原则上采用银行转账方式支付。支付时间：财务部门在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核并安排支付。如遇特殊情况需要延期支付，财务部门应及时向报销人说明原因。

四、各类费用报销规定1.办公用品费采购流程：各部门根据实际工作需要，填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审批后提交至行政部门。行政部门汇总审核后统一进行采购，并建立办公用品台账，记录采购、领用情况。报销规定：员工领用办公用品后，应及时填写《办公用品领用登记表》。报销办公用品费用时，需提供发票及对应的领用登记表，发票内容应注明办公用品明细。办公用品费用应按照实际领用情况进行报销，严禁虚报办公用品费用。2.差旅费出差审批：员工因工作需要出差，应提前填写《出差审批单》，详细注明出差地点、事由、时间、预计费用等信息，并按照公司规定的审批权限进行审批。未经审批的出差费用不予报销。费用标准：公司根据不同地区和岗位制定差旅费报销标准，包括住宿标准、交通标准、伙食补贴标准等。员工应严格按照标准执行，超标准部分原则上不予报销。如有特殊情况需要突破标准，需经分管领导审批同意。报销凭证：差旅费报销需提供出差审批单、往返机票或车票、住宿发票、市内交通发票等相关凭证。发票上的日期、行程等信息应与出差审批单一致。对于乘坐飞机的，还需提供登机牌作为辅助证明。3.业务招待费招待审批：因业务需要进行招待的，应提前填写《业务招待费审批单》，详细说明招待对象、事由、预计费用等，并按照公司规定的审批权限进行审批。未经审批的业务招待费不予报销。费用标准：公司根据业务性质和招待对象制定业务招待费标准，严格控制业务招待费支出。招待费用应合理、必要，严禁铺张浪费。报销凭证：业务招待费报销需提供招待审批单、消费发票、消费清单等凭证。消费清单应详细注明招待的菜品、酒水、服务项目等信息。发票和消费清单上的信息应与招待审批单一致。4.通讯费补贴标准：公司根据员工岗位性质和工作需要制定通讯费补贴标准，按月发放通讯费补贴。补贴标准分为不同档次，员工应根据实际情况在标准范围内进行报销。报销凭证：员工报销通讯费需提供正规的通讯费发票，发票抬头为公司全称。如发票金额大于补贴标准，超出部分需由员工自行承担；如发票金额小于补贴标准，按照发票金额进行报销。5.交通费交通补贴：公司根据员工岗位和工作实际情况，给予一定的交通补贴。交通补贴标准按照公司相关规定执行，随工资一并发放。因公用车：因工作需要使用公司车辆的，应填写《派车单》，经部门负责人审批后由行政部门安排车辆。车辆使用过程中产生的过路费、加油费等费用，由行政部门统一报销。员工因私使用公司车辆的，需按照公司规定缴纳车辆使用费。公共交通费用：员工因办理公司业务乘坐公共交通工具产生的费用，可凭有效票据按照公司规定进行报销。报销时需注明业务发生时间、地点、事由等信息。

五、特殊情况处理1.发票遗失如因特殊原因导致发票遗失，报销人员应及时向发票开具方取得发票存根联复印件，并加盖发票开具方公章，同时提供相关证明材料，如购物小票、支付记录等，经财务部门审核确认后，可作为报销凭证。2.费用超支对于因特殊情况导致费用超支的报销申请，报销人员应在报销申请表中详细说明超支原因，并经各级审批通过后方可报销。财务部门应重点审核超支的合理性和必要性。3.跨年度费用报销对于当年发生但未能及时报销的费用，原则上应在次年[X]月[X]日前报销完毕。如因特殊原因未能在规定时间内报销，需经财务部门和总经理审批同意后，方可报销。跨年度费用报销应按照费用发生年度的报销政策和标准执行。

六、监督与检查1.公司财务部门负责对日常费用报销情况进行定期检查和不定期抽查，确保费用报销符合公司制度及相关法律法规的要求。2.对于违反本制度的费用报销行为，财务部门有权拒绝报销，并责令相关责任人限期整改。如因违规报销给公司造成损失的，公司将追究相关责任人的经济责任。3.公司鼓励员工对费用报销过程中的违规行为进行监督举报，对于查证属实的举报，公司将给予举报