文件档案借阅制度

文件档案借阅制度一、总则1.目的为了加强公司文件档案的管理，确保文件档案的安全与完整，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工对公司各类文件档案的借阅管理。3.文件档案定义本制度所称文件档案是指公司在各项工作活动中形成的、具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。

二、借阅原则1.权限分明原则明确不同级别人员的借阅权限，确保借阅活动在规定的权限范围内进行，防止越权借阅。2.审批规范原则所有借阅申请必须经过严格的审批流程，审批人应根据规定认真审核，确保借阅的必要性和合规性。3.安全保密原则借阅人有责任保护文件档案的安全与保密，不得擅自复制、传播、泄露文件档案内容，防止文件档案丢失、损坏或被非法利用。4.限期归还原则借阅文件档案必须在规定的期限内归还，确需延期的，应提前办理续借手续，避免逾期不还影响文件档案的正常使用和管理。

三、借阅权限设定1.高层管理人员公司高层管理人员因工作需要，可借阅公司各类文件档案，不受借阅期限和借阅数量限制，但需在借阅登记时注明借阅用途和归还时间。2.部门负责人部门负责人可借阅本部门相关的文件档案，每次借阅数量一般不超过[X]份，借阅期限最长为[X]个工作日。如需借阅其他部门文件档案或超过规定数量、期限的，需经相关部门负责人和分管领导审批。3.普通员工普通员工因工作需要借阅文件档案的，每次借阅数量一般不超过[X]份，借阅期限最长为[X]个工作日。借阅本部门文件档案的，由部门负责人审批；借阅其他部门文件档案的，需经本部门负责人和相关部门负责人审批。4.特殊情况借阅涉及公司机密文件档案的借阅，无论何种人员，均需经公司保密委员会批准，并严格按照保密规定进行管理。

四、借阅审批流程1.填写申请表借阅人需填写《文件档案借阅申请表》，详细注明借阅文件档案的名称、编号、借阅用途、预计归还日期等信息。2.部门负责人审批借阅人所在部门负责人对申请表进行审核，确认借阅用途合理、符合本部门工作需要后，签署审批意见。3.相关部门负责人审批（如需）若借阅涉及其他部门文件档案，需经相关部门负责人审批，审批通过后签署意见。4.分管领导审批（如需）对于借阅重要或敏感文件档案，以及超过部门负责人借阅权限的申请，需经分管领导审批，分管领导根据情况决定是否批准借阅，并签署审批意见。5.保密委员会审批（如需）涉及公司机密文件档案的借阅申请，必须提交公司保密委员会审批。保密委员会应严格审查申请内容，确保借阅行为符合保密规定，并签署审批意见。6.借阅登记申请表经各级审批通过后，档案管理人员根据申请表内容进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅文件档案名称及编号、借阅日期、预计归还日期等信息，并发放文件档案。

五、借阅期限规定1.常规借阅期限一般文件档案的借阅期限为[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前[X]个工作日向档案管理人员提出续借申请，经批准后方可续借，续借期限最长不超过[X]个工作日。2.紧急文件借阅期限对于紧急需要查阅的文件档案，借阅人应在借阅申请表中注明"紧急"字样，档案管理人员应优先处理，确保借阅人能够及时获取所需文件档案。紧急文件借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长，需经档案管理部门负责人批准。3.逾期处理借阅人应在规定的借阅期限内归还文件档案。如逾期未还，档案管理人员应及时催还。对于无故逾期不还的借阅人，档案管理人员有权暂停其再次借阅资格，并视情节轻重给予相应的处罚，如通报批评、扣除绩效分数等。

六、借阅方式与要求1.现场借阅借阅人可到档案管理部门现场查阅和借阅文件档案。档案管理人员应提供必要的查阅场所和设备，并在借阅人在场的情况下协助查阅。2.电子文件借阅对于电子文件档案的借阅，档案管理人员应按照规定的流程进行审批和登记，并通过公司内部网络或安全存储介质提供给借阅人。借阅人应在指定的计算机上查阅，不得擅自复制、传播电子文件。如需打印，应经档案管理人员同意，并按照规定的份数进行打印。3.借阅要求借阅人应爱护文件档案，保持文件档案的整洁、完好，不得在文件档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换文件材料。借阅人如需摘录、复制文件档案内容，应事先经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行操作。摘录、复制的文件档案应与原件内容一致，并注明出处。借阅人在借阅期间应妥善保管文件档案，不得转借他人或擅自带出公司办公区域。如遇特殊情况需要带出公司的，必须经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。借阅人在借阅过程中发现文件档案有损坏、缺页等情况，应及时向档案管理人员报告，并承担相应的责任。

七、归还与验收1.按时归还借阅人应在规定的借阅期限届满前，将所借文件档案归还至档案管理部门。归还时，借阅人应确保文件档案的完整性和准确性，如有缺页、损坏等情况，应及时说明原因并承担相应的赔偿责任。2.验收检查档案管理人员在接收归还的文件档案时，应进行认真的验收检查。检查内容包括文件档案的数量、完整性、外观状况等。如发现问题，应及时与借阅人核实，并做好记录。3.归还登记验收合格后，档案管理人员应在借阅登记册上进行归还登记，注明归还日期，并将文件档案归还原位。

八、保密与违规处理1.保密规定借阅人应对所借阅文件档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露文件档案中的任何信息。对于涉及公司机密的文件档案，借阅人必须按照公司保密制度的要求进行保管和使用，不得擅自扩大知悉范围。在借阅过程中，借阅人如需复印、摘抄机密文件档案内容，必须经公司保密委员会批准，并采取相应的保密措施。2.违规处理若借阅人违反保密规定，泄露文件档案内容，给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分，如警告、记过、降职、辞退等。对于未经批准擅自复制、传播、转借文件档案或逾期不还等违规行为，档案管理部门应及时责令改正，并根据情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、暂停借阅资格等。情节严重的，提交公司相关部门进行处理。

九、档案管理人员职责1.文件档案管理负责公司各类文件档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保文件档案的安全与完整。2.借阅服务按照本制度规定，为借阅人提供文件档案借阅服务，包括受理借阅申请、办理审批手续、进行借阅登记、提供查阅协助、验收归还文件档案等。3.监督检查定期对文件档案的借阅情况进行检查，及时发现和纠正借阅过程中存在的问题，确保借阅活动规范有序进行。4.培训指导对公司员工进行文件档案借阅制度及相关知识的培训和指导，提高员工的档案管理意识和借阅技能。

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