项目部备用金管理制度

项目部备用金管理制度一、总则1.目的为加强项目部备用金管理，提高资金使用效率，规范备用金的借支、使用及报销行为，确保项目部各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所属各项目部。3.定义备用金是指项目部为满足日常零星开支的需要，由项目部负责人或指定人员向财务部门借支的一定额度的现金。

二、备用金的借支1.借支原则备用金借支应遵循"必需、合理、节约"的原则，严格控制备用金的借支额度和使用范围。备用金借支必须由借款人填写借支申请单，注明借支用途、金额、预计还款时间等内容，并按规定审批流程办理。2.借支额度项目部备用金借支额度根据项目规模、工期长短、业务需求等因素综合确定，原则上不超过项目预计月度零星开支总额的[X]倍。对于工期较短、业务量较小的项目，备用金借支额度可适当降低；对于工期较长、业务量较大的项目，备用金借支额度可根据实际情况适当提高，但最高不得超过[具体金额]。3.借支审批流程借款人填写借支申请单，详细注明借支用途、金额、预计还款时间等信息。将借支申请单提交给项目部负责人审核，项目部负责人应根据项目实际情况对借支申请进行审批，签署意见并签字确认。经项目部负责人审核通过后，借支申请单提交至财务部门。财务部门对借支申请的真实性、合理性、合规性进行审核，审核无误后，由财务负责人签字审批。借支申请经财务负责人审批通过后，借款人方可到财务部门办理借支手续，领取备用金。

三、备用金的使用1.使用范围备用金主要用于项目部日常零星开支，包括但不限于办公用品购置、差旅费、业务招待费、市内交通费、邮寄费、水电费、通讯费等。严禁将备用金用于非项目相关的支出，如个人消费、投资、捐赠等。2.使用规定备用金使用应严格按照审批用途使用，不得擅自改变用途或挪作他用。对于每一笔备用金支出，必须取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并在原始凭证上注明支出事由、金额、日期等信息。备用金支出应及时报销，原则上应在支出发生后的[X]个工作日内报销完毕。如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意。对于超过备用金借支额度的支出，应提前向财务部门申请追加备用金额度或采用其他支付方式，不得擅自超支。

四、备用金的报销1.报销流程报销人将取得的合法、有效的原始凭证按照公司财务报销制度的要求进行整理、粘贴，并填写费用报销单。将费用报销单及原始凭证提交给项目部负责人审核，项目部负责人应根据项目实际情况对报销内容的真实性、合理性、合规性进行审核，签署意见并签字确认。经项目部负责人审核通过后，费用报销单提交至财务部门。财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，审核无误后，由财务负责人签字审批。费用报销经财务负责人审批通过后，报销人到财务部门办理报销手续，财务部门根据审批结果支付报销款项或冲减备用金。2.报销要求报销凭证必须真实、合法、有效，不得伪造、变造、虚开。报销凭证应与备用金借支用途相符，不得将与项目无关的费用列入报销范围。报销凭证的填写应规范、完整，包括日期、金额、事由、签字等信息。对于不符合报销要求的凭证，财务部门有权拒绝报销。

五、备用金的盘点与清查1.盘点周期项目部应定期对备用金进行盘点，确保备用金账实相符。盘点周期原则上为每月一次，具体盘点时间由项目部自行安排。2.盘点方法盘点时，应由项目部负责人或指定人员会同财务人员共同进行。盘点人员应认真核对备用金的现金余额与借支申请单、报销凭证等相关资料是否一致，并编制备用金盘点表。如发现备用金账实不符，应及时查明原因，并编制备用金差异情况说明表。对于盘盈或盘亏的备用金，应按照公司财务制度的规定进行处理。3.清查要求项目部应积极配合财务部门开展备用金清查工作，如实提供相关资料和信息。对于在清查过程中发现的问题，项目部应及时整改，并将整改情况书面报告财务部门。

六、备用金的归还1.归还时间借款人应按照借支申请单上注明的预计还款时间及时归还备用金。如遇特殊情况需要延期归还的，应提前向财务部门提出申请，并经财务部门同意。对于不再使用备用金的借款人，应在停止使用后的[X]个工作日内将备用金全额归还财务部门。2.归还方式备用金归还方式为现金归还或银行转账归还。借款人应将归还的备用金足额存入公司指定的银行账户或直接交至财务部门，并取得财务部门开具的收款凭证。如采用银行转账方式归还备用金的，借款人应在转账凭证上注明"归还备用金"字样及借支申请单号。

七、监督与检查1.财务监督财务部门应定期对项目部备用金的使用情况进行检查和监督，确保备用金的使用符合规定。如发现备用金使用存在问题，财务部门有权责令项目部限期整改，并采取相应的措施。2.内部审计公司内部审计部门应定期对项目部备用金进行审计，检查备用金管理制度的执行情况、备用金的使用效果等。对于审计过程中发现的问题，应及时提出审计意见和建议，并督促项目部进行整改。3.违规处理对于违反本制度规定借支、使用、报销备用金的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、责令退还违规款项等