维保电梯档案资料管理制度

维保电梯档案资料管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范维保电梯档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和可追溯性，为电梯的安全运行、维护保养、故障排查以及管理决策提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司负责维保的所有电梯档案资料的管理，包括电梯设备档案、维保记录档案、故障维修档案、配件更换档案等。3.职责分工维保部门：负责电梯维保过程中各类资料的收集、整理、归档和保管工作，确保资料的真实、准确和完整。按照规定的格式和内容要求填写维保记录、故障报告等，并及时提交给档案管理部门。档案管理部门：负责建立和完善电梯档案资料管理体系，制定档案管理制度和流程，对维保部门提交的档案资料进行审核、分类、编号、存储和保管。定期对档案资料进行清查和盘点，确保档案资料的安全和完整。质量监督部门：负责对电梯档案资料的管理情况进行监督检查，确保档案资料管理符合相关法规和公司制度的要求。对档案资料的完整性、准确性和可追溯性进行评估，提出改进意见和建议。其他相关部门：在各自职责范围内，配合做好电梯档案资料的管理工作。如采购部门提供配件采购相关资料，技术部门提供电梯技术文件等。

二、档案资料内容及分类1.电梯设备档案电梯基本信息：包括电梯型号、规格、编号、制造厂家、出厂日期、安装位置、使用单位等。电梯技术文件：如电梯安装说明书、使用维护说明书、电气原理图、机械装配图、安装验收报告、定期检验报告等。电梯注册登记资料：电梯注册登记表、特种设备使用标志等。电梯安全技术档案：包括电梯日常检查记录、维护保养记录、故障维修记录、事故记录等。2.维保记录档案月度维保记录：详细记录每月对电梯进行的维护保养工作内容，包括机房设备检查、轿厢及层门系统检查、电气系统检查、安全装置检查等项目的检查情况、维修情况及处理结果。季度维保记录：除包含月度维保记录内容外，还应增加季度性的专项检查记录，如电梯运行性能测试、限速器安全钳联动试验、缓冲器试验等，并记录试验结果。年度维保记录：涵盖全年维保工作的总结性记录，包括全年维保计划执行情况、设备运行状况分析、故障统计及处理情况等。同时，对电梯进行全面的年度检查记录，如机房设备全面检查、轿厢及层门系统全面调试、电气系统性能评估等。3.故障维修档案故障报告：记录电梯发生故障的时间、地点、故障现象、影响范围等基本信息。对故障原因进行初步分析和判断，并及时报告给相关部门和人员。故障维修记录：详细记录故障维修过程，包括维修人员、维修时间、维修措施、更换的零部件等信息。维修完成后，对维修效果进行验证，并记录验证结果。故障分析报告：在故障维修完成后，对故障原因进行深入分析，总结经验教训，提出预防措施和改进建议。故障分析报告应包括故障发生的背景、故障现象描述、故障原因分析、维修过程及结果、预防措施和改进建议等内容。4.配件更换档案配件采购记录：记录电梯配件的采购日期、供应商、配件名称、规格型号、数量、价格等信息。配件更换记录：详细记录配件更换的时间、电梯编号、更换的配件名称及位置、更换原因等信息。同时，对更换后的配件进行质量跟踪和记录。配件库存管理记录：包括配件的入库、出库、库存盘点等记录，确保配件库存数量准确、账物相符。

三、档案资料收集与整理1.收集要求维保人员在每次维保工作完成后，应及时将填写好的维保记录等相关资料提交给档案管理部门。对于电梯发生的故障及维修情况，维修人员应在故障发生后的规定时间内（如[X]小时）填写故障报告，并在维修完成后及时整理故障维修记录和故障分析报告提交给档案管理部门。配件采购人员应在配件采购完成后，将配件采购记录及时提供给档案管理部门。配件更换后，维保人员应在规定时间内填写配件更换记录并提交。档案管理部门应定期主动向各相关部门收集与电梯档案资料有关的文件、通知、报告等资料，确保档案资料的全面性。2.整理原则档案资料应按照分类标准进行分类整理，做到类目清晰、层次分明。每份档案资料应具有明确的标识，包括档案编号、资料名称、日期等信息，便于查找和管理。对纸质档案资料，应进行排序、编页码、装订等处理，确保资料的整齐和牢固。对于电子档案资料，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹中，便于检索和使用。对档案资料中的重复内容或无关信息进行清理，确保档案资料的简洁和准确。

四、档案资料归档与存储1.归档流程维保部门提交的档案资料，由档案管理部门专人进行接收和初审。初审内容包括资料的完整性、准确性、填写规范性等。对初审合格的资料，档案管理人员在资料上加盖"归档"章，并按照档案分类标准进行分类。将分类后的档案资料按照编号顺序进行排列，放入档案盒或档案柜中。对于电子档案资料，应进行备份存储，并建立电子档案索引目录，方便查询和管理。档案管理人员在档案盒或档案柜上标注档案类别、年份、起止编号等信息，便于识别和查找。同时，建立档案资料归档台账，记录档案资料的归档日期、名称、编号、保管期限等信息。2.存储方式纸质档案存储：采用专用的档案柜进行存储，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。根据档案资料的类别和数量，合理划分档案柜的存储空间，确保档案资料存放有序。对于重要的纸质档案资料，可进行异地备份存储，以防止因自然灾害或其他原因导致档案资料丢失。电子档案存储：采用服务器存储和光盘备份相结合的方式。将电子档案资料存储在服务器的指定文件夹中，并定期进行数据备份。备份数据刻录成光盘，存放在专用的光盘存储盒中，与纸质档案一同保管。同时，建立电子档案存储管理制度，确保电子档案资料的安全和可访问性。3.保管期限电梯设备档案：长期保管，直至电梯报废或不再使用。维保记录档案：月度维保记录保管期限为[X]年，季度维保记录保管期限为[X]年，年度维保记录保管期限为长期。故障维修档案：保管期限为长期。配件更换档案：保管期限为[X]年，自配件更换之日起计算。

五、档案资料查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅电梯档案资料时，应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员只能在指定的查阅地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出查阅场所。查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案资料。查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《档案资料查阅登记表》上签字确认查阅情况。2.借阅规定因特殊原因需要借阅电梯档案资料的，借阅人员应填写《档案资料借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人员应提前向档案管理部门提出申请，并经批准后方可延期。档案管理部门对借阅的档案资料进行复印或扫描，并在复印件或扫描件上加盖"档案复印专用章"或"档案扫描专用章"后提供给借阅人员。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于其他非工作目的。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料，如遇特殊情况不能按时归还，应提前向档案管理部门说明原因并办理续借手续。逾期未归还的，档案管理部门将按照公司相关规定进行处理。

六、档案资料保密与安全管理1.保密措施电梯档案资料涉及电梯设备的技术信息、运行状况、故障情况等敏感内容，档案管理部门应采取严格的保密措施，确保档案资料不被泄露。对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和责任感。档案管理人员应签订保密协议，明确保密义务和责任。限制档案资料的查阅和借阅范围，严格按照规定的审批流程进行操作。查阅和借阅档案资料的人员应严格遵守保密规定，不得将档案资料的内容泄露给无关人员。对档案资料的存储场所进行保密管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。对存储档案资料的计算机和存储设备设置密码保护，防止数据被非法访问。2.安全管理加强档案资料存储场所的安全防范措施，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设备设施，确保档案资料的安全。定期对档案资料进行清查和盘点，检查档案资料的完整性、准确性和存储状况。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复和查找。建立档案资料安全应急预案，针对可能出现的自然灾害、火灾、盗窃等突发事件，制定相应的应急处置措施。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应急处置能力。

七、档案资料销毁与处置1.销毁条件对于超过保管期限且已无保存价值的电梯档案资料，由档案管理部门提出销毁申请，并填写《档案资料销毁申请表》。申请销毁的档案资料应经过相关部门和人员的审核，确认其确实已无保存价值。审核通过后，报公司主管领导批准。2.销毁方式档案资料的销毁应采用安全、环保的方式进行。对于纸质档案资料，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子档案资料，应采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，并确保数据无法恢复。在销毁档案资料时，应安排专人进行监督，确保销毁过程符合规定要求。销毁完成后，监督人员应在《档案资料销毁登记表》上签字确认销毁情况。3.处置记录对档案资料的销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁档案资料的名称和数量等信息。将《档案资料销毁申请表》、《档案资料销毁登记表》等相关资料与销毁的档案资料一同归档保存，以备日后查阅和审计。

八、档案资料信息化管理1.建立档案管理信息系统开发或选用适合公司电梯档案资料管理的信息化系统，实现档案资料的电子化录入、存储、检索、查询、统计等功能。在档案管理信息系统中建立完善的档案数据库，将电梯设备档案、维保记录档案、故障维修档案、配件更换档案等各类档案资料录入系统，形成电子档案库。利用档案管理信息系统对档案资料进行分类管理和编号，通过系统生成的档案编号与纸质档案编号相对应，方便查询和管理。2.信息化管理流程维保人员在完成维保工作后，应通过档案管理信息系统及时录入维保记录等相关资料。系统自动对录入的资料进行格式检查和逻辑校验，确保资料的准确性和完整性。档案管理人员在收到维保人员提交的纸质档案资料后，应将其与系统中的电子档案资料进行核对，并在系统中进行归档操作。同时，对档案资料进行分类存储和编号管理。公司内部人员如需查阅电梯档案资料，可通过档案管理信息系统进行查询。查询人员输入相关查询条件后，系统自动检索并显示符合条件的档案资料列表。查询人员可点击列表中的档案名称查看详细内容。利用档案管理信息系统对档案资料进行统计分析，生成各类报表和图表，如电梯故障统计报表、维保计划执行情况报表等，为公司的管理决策提供数据支持。

九、监督与考核1.监督检查质量监督部门定期对电梯档案资料的管理情况进行监督检查，检查内容包括档案资料的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、保密等环节的执行情况。监督检查可采用现场检查、资料查阅、人员访谈等方式进行。对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。