物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于物业管理公司各部门及全体员工。

（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合档案室，负责集中统一管理公司各类档案。

（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。2.制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作规范化、标准化。3.积极开发利用档案信息资源，为公司各项工作提供档案服务。4.负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。5.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。

三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：公司颁发的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、总结、规章制度等。2.人事管理类：员工档案、招聘资料、培训记录、考核评价、薪酬福利等相关文件。3.财务管理类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预算、决算等资料。4.客户服务类：业主档案、服务记录、投诉处理、维修工单、合同协议等。5.工程管理类：工程图纸、施工资料、验收报告、设备档案、维修记录等。6.安全管理类：安全检查记录、应急预案、事故处理报告、消防档案等。7.其他类：公司获得的荣誉证书、资质证书、对外宣传资料、与外部单位往来文件等。

（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料的完整、准确、及时。2.对于重要文件和资料，应实行双套制保存，一套纸质档案，一套电子档案。3.档案收集人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行初步分类整理，并及时移交综合档案室。

（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、目录清晰。

（四）整理方法1.行政管理类档案按照年度保管期限分类整理。2.人事管理类档案按照员工类别分类整理。3.财务管理类档案按照会计年度分类整理。4.客户服务类档案按照业主或项目分类整理。5.工程管理类档案按照工程项目分类整理。6.安全管理类档案按照安全管理类别分类整理。7.其他类档案按照性质或类别分类整理。

（五）编号规则1.档案编号采用"全宗号目录号案卷号件号"四级编号方式。2.全宗号：公司代码，暂定为[公司代码]。3.目录号：根据档案分类设置，如：01行政管理、02人事管理等。4.案卷号：每一类档案按顺序编制案卷号。5.件号：同一案卷内文件按顺序编号。

（六）装订要求1.归档文件应齐全完整，破损、褪色的文件应进行修补或复制。2.装订应牢固、整齐，便于保管和利用。3.采用A4幅面纸张，左侧装订，装订线宽度不超过2cm。

四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年第一季度将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交综合档案室。2.对于紧急、重要文件，应随时收集整理归档。

（二）归档程序1.各部门档案收集人员对整理好的档案进行核对、编目，填写档案移交清单。2.综合档案室档案管理人员对移交的档案进行验收，核对无误后在移交清单上签字确认，并将档案入库保管。

（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。

（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.建立档案台账，详细记录档案的收进、移出、保管等情况。4.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制。6.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。

五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、安全、高效的原则，确保档案信息的真实性、完整性和安全性。2.积极为公司各项工作提供档案服务，提高档案利用效率。

（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体期限]，特殊情况需延长的，应办理续借手续。

（三）借阅手续1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等。2.部门负责人签字审批。3.综合档案室档案管理人员审核无误后，办理借阅手续，将档案交借阅人，并登记借阅时间、归还时间等信息。

（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、拆散、涂改、污损、丢失档案。2.如需复印档案，应经档案管理人员同意，并在指定地点复印。3.借阅人应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前办理续借手续。4.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应责任。

六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、慎重判定、区别对待的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。

（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由公司分管领导担任组长，综合档案室负责人及相关部门人员为成员。

（三）鉴定内容1.档案的内容是否具有保存价值。2.档案的保管期限是否合理。3.档案的完整性和准确性。

（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史意义、现实作用等因素进行综合分析。

（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁审批表》。2.公司分管领导审批。3.审批通过后，由综合档案室负责组织销毁。销毁时应指定专人监销，确保档案信息彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人在《档案销毁清册》上签字确认。

（六）销毁记录建立档案销毁记录档案，将《档案销毁审批表》、《档案销毁清册》等相关资料归档保存，以备查考。

七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。

（二）信息化管理内容1.档案信息录入：将纸质档案进行数字化扫描，录入档案管理系统，建立电子档案数据库。2.档案检索：利用档案管理系统提供便捷的检索功能，快速查找所需档案信息。3.档案利用：通过网络平台实现档案的在线查阅、借阅等利用服务。4.数据备份：定期对电子档案数据进行备份，确保数据安全。

（三）信息化管理要求1.档案管理系统应具备完善的功能，满足档案管理的各项业务需求。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理系统的操作，确保档案信息录入准确、完整。3.加强网络安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止档案信息泄露。

八、档案管理监督与考核（一）监督检查1.综合档案室定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对检查中发现的问题及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。

（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，