行政部门管理制度

行政部门管理制度一、总则1.目的为加强公司行政部门的规范化管理，提高工作效率和服务质量，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司行政部门全体员工。3.基本原则（1）遵守国家法律法规和公司各项规章制度。（2）以服务为宗旨，高效、准确地履行职责。（3）注重团队协作，相互支持，共同完成工作任务。

二、组织架构与职责1.行政部门组织架构行政部门设部门经理一名，副经理一名，下设行政专员、后勤专员、档案管理员等岗位。2.部门职责（1）部门经理全面负责行政部门的管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调行政部门与其他部门之间的工作关系，确保各项工作的顺利进行。负责行政费用的预算编制、控制和审核工作。对行政部门员工进行绩效考核和培训指导。（2）副经理协助部门经理开展工作，负责具体的行政管理事务。负责公司文件、资料的审核和把关工作。组织安排公司会议、活动等，确保活动的顺利进行。负责公司办公用品、设备的采购和管理工作。（3）行政专员负责公司公文的起草、收发、传阅、归档等工作。协助组织公司会议、活动，做好会议记录和活动策划工作。负责公司证照的办理、年审等工作。负责公司对外联络和接待工作。（4）后勤专员负责公司办公区域的环境卫生、安全保卫等工作。负责公司食堂、宿舍的管理工作，保障员工的生活需求。负责公司车辆的调度、维修和保养工作。负责公司固定资产的登记、清查和管理工作。（5）档案管理员负责公司各类档案的收集、整理、归档和保管工作。建立健全档案管理制度，确保档案的安全和完整。为公司各部门提供档案查阅服务。

三、工作流程与规范1.公文管理流程（1）公文起草行政专员根据工作需要起草公文，公文内容应符合国家法律法规和公司政策要求，语言表达准确、简洁。公文起草完成后，由起草人进行自检，确保公文格式规范、内容无误。（2）公文审核公文初稿提交部门经理审核，部门经理应认真审核公文内容，提出修改意见，确保公文质量。重要公文需提交公司领导审批，审批通过后方可正式印发。（3）公文印发审核通过的公文由行政专员负责编号、排版、印刷，并加盖公司印章。公文印发后，行政专员应及时将公文分发给相关部门和人员，并做好发放记录。（4）公文归档公文办理完毕后，行政专员应及时将公文原稿、附件、处理结果等资料整理归档，按照档案管理规定进行保管。2.会议管理流程（1）会议筹备行政专员根据会议需求，确定会议时间、地点、参会人员等信息，并提前通知相关人员。准备会议所需的资料、设备，如投影仪、音响等，确保会议正常进行。安排会议场地的布置，如摆放桌椅、茶水等。（2）会议组织会议开始前，行政专员应检查会议设备是否正常运行，会议资料是否准备齐全。组织参会人员签到，维持会议秩序，确保会议顺利进行。做好会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。（3）会议纪要会议结束后，行政专员应及时整理会议记录，编写会议纪要。会议纪要应准确、客观地反映会议内容，经部门经理审核后，发送给相关部门和人员。（4）会议跟踪行政专员负责跟踪会议决议事项的执行情况，及时向部门经理汇报。对未按时完成的决议事项，督促相关部门和人员尽快落实。3.办公用品管理流程（1）需求申请各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明办公用品的名称、规格、数量等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。（2）采购审批行政部门收到办公用品需求申请表后，由后勤专员进行汇总统计。根据库存情况和采购预算，填写采购审批表，提交部门经理审批。采购金额较大的办公用品，需提交公司领导审批。（3）采购执行经审批通过后，后勤专员负责联系供应商进行采购。采购过程中，应严格按照公司采购制度进行操作，确保采购物品的质量和价格合理。（4）入库验收办公用品采购回来后，后勤专员应及时组织验收。验收内容包括办公用品的数量、规格、质量等，确保与采购申请一致。验收合格的办公用品应及时入库，并填写入库单。（5）领用发放各部门员工凭办公用品领用申请表到行政部门领取办公用品。后勤专员根据入库单和领用申请表，发放办公用品，并做好发放记录。4.车辆管理流程（1）车辆调度公司员工因工作需要用车，应提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息。行政部门根据车辆使用情况和工作需要，进行车辆调度安排。车辆调度应优先保障公司重要工作和紧急任务的用车需求。（2）车辆使用驾驶员接到车辆调度通知后，应按时将车辆开到指定地点，做好出车前的检查工作。驾驶员在车辆使用过程中，应严格遵守交通规则，确保行车安全。车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆开回公司，并做好车辆清洁和保养工作。（3）车辆维修驾驶员发现车辆故障或需要维修时，应及时填写车辆维修申请表，提交给行政部门。行政部门根据车辆维修情况，联系指定的维修厂进行维修。维修厂维修完成后，驾驶员应检查维修质量，确认无误后签字验收。行政部门根据维修发票和验收单，进行费用结算。（4）车辆保养行政部门应制定车辆保养计划，定期对车辆进行保养。车辆保养包括定期更换机油、机滤、空气滤清器等，以及对车辆进行全面检查和维护。驾驶员应配合行政部门做好车辆保养工作，确保车辆性能良好。

四、工作纪律与行为规范1.考勤制度（1）员工应严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。（2）员工请假应提前填写请假申请表，按照公司请假流程进行审批。请假一天以内（含一天），由部门经理审批。请假两天以上，由部门经理审核后，报公司领导审批。（3）员工因公外出应填写外出申请表，注明外出时间、地点、事由等信息，经部门经理审批后交行政部门备案。（4）行政部门负责对员工的考勤情况进行统计和公示，每月将考勤结果报人力资源部门。2.工作纪律（1）员工应遵守公司的各项规章制度，服从工作安排，不得推诿、扯皮。（2）工作时间内，员工应认真履行职责，不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频等。（3）员工应保持工作环境的整洁卫生，爱护公司的办公用品和设备。（4）员工之间应团结协作，相互尊重，不得争吵、打架。3.保密制度（1）员工应严格遵守公司的保密制度，保守公司的商业秘密和工作秘密。（2）涉及公司机密的文件、资料、信息等，应妥善保管，不得随意泄露。（3）未经公司领导批准，员工不得将公司机密信息提供给外部人员。（4）员工离职时，应将公司机密文件、资料等归还公司，并办理保密交接手续。

五、绩效考核与激励机制1.绩效考核指标（1）工作业绩行政专员：公文起草质量、会议组织效果、证照办理及时率等。后勤专员：办公区域环境卫生达标率、车辆维修费用控制率、固定资产完好率等。档案管理员：档案归档准确率、档案查阅及时率等。（2）工作态度工作责任心、团队协作精神、服务意识等。（3）工作能力专业知识、业务技能、沟通协调能力等。2.绩效考核周期绩效考核周期为季度考核和年度考核。季度考核于每季度末进行，年度考核于每年年底进行。3.绩效考核流程（1）员工自评每季度末和每年年底，员工根据自己的工作表现，填写绩效考核自评表。自评表应客观、真实地反映自己的工作业绩、工作态度和工作能力。（2）上级评价员工的上级领导根据员工的日常工作表现，对员工进行评价，填写绩效考核评价表。评价表应包括对员工工作业绩、工作态度和工作能力的评价意见。（3）综合评价行政部门根据员工自评和上级评价结果，进行综合评价，确定员工的绩效考核成绩。绩效考核成绩分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（4）结果反馈行政部门将绩效考核结果反馈给员工本人，员工如有异议，可在规定时间内提出申诉。行政部门对员工的申诉进行调查和处理，并将处理结果反馈给员工。4.激励机制（1）绩效奖金根据员工的绩效考核成绩，发放绩效奖金。绩效考核成绩优秀的员工，绩效奖金较高；绩效考核成绩不合格的员工，不发放绩效奖金。（2）晋升机会公司根据员工的工作表现和绩效考核成绩，为员工提供晋升机会。绩效考核成绩优秀的员工，有更多的晋升机会。（3）培训与发展公司根据员工的培训需求和职业发展规划，为员工提供培训和发展机会。绩效考核成绩优秀的员工，将优先获得培训和发展机会。

六、培训与发展1.培训计划行政部门应根据公司发展战略和员工实际需求，制定年度培训计划。培训计划应包括培训内容、培训时间、培训方式、培训师资等信息。2.培训内容（1）专业知识培训公文写作、会议组织、档案管理等方面的专业知识。办公用品管理、车辆管理、后勤管理等方面的专业知识。（2）技能培训办公软件操作技能，如Word、Excel、PowerPoint等。沟通技巧、团队协作技巧等方面的技能培训。（3）职业素养培训职业道德、工作纪律、服务意识等方面的培训。职业规划、自我提升等方面的培训。3.培训方式（1）内部培训由行政部门内部人员担任培训讲师，对员工进行培训。内部培训可以根据实际工作需求，针对性地进行培训，提高培训效果。（2）外部培训选派员工参加外部专业机构举办的培训课程，拓宽员工的知识面和视野。外部培训可以邀请行业专家、学者进行授课，提高培训质量。（3）在线学习利用网络平台，为员工提供在线学习课程，方便员工随时随地进行学习。在线学习课程可以包括视频教程、在线测试、讨论交流等功能，提高员