名片管理制度

名片管理制度一、总则1.目的为了规范公司名片的使用与管理，维护公司形象，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.定义名片：是公司员工在商务活动中用于自我介绍、沟通联系的重要工具，包含个人姓名、职位、公司名称、联系方式等信息。

二、名片设计与制作1.名片设计原则名片设计应符合公司整体形象风格，体现公司的文化与价值观。设计简洁明了，易于识别和记忆，突出关键信息。避免使用过于复杂的图案、颜色或字体，确保名片的可读性。2.名片内容规范名片正面应包含公司logo、个人姓名、职位、公司名称、联系方式（电话、邮箱）等基本信息。名片背面可根据需要添加公司业务简介、个人专业领域、社交媒体账号等信息，但需保持简洁。名片上的信息应准确无误，如有变更应及时更新。3.名片制作流程员工如需制作名片，应填写《名片制作申请表》，注明姓名、职位、部门、联系方式、名片设计要求等信息。将申请表提交至所在部门负责人审核，审核通过后由部门负责人签字确认。申请表提交至行政部门，行政部门根据公司名片设计规范进行设计，并提交公司领导审批。领导审批通过后，行政部门统一安排名片制作，制作完成后通知员工领取。

三、名片使用规范1.名片发放时机在商务洽谈、会议、活动等正式场合，与客户、合作伙伴、同行等进行初次见面或需要进一步沟通联系时，应及时发放名片。发放名片时应态度谦逊、礼貌，用双手递出名片，并正面朝向对方，同时简要介绍自己的姓名和职位。2.名片接收礼仪接收他人名片时，应起身站立，用双手接过名片，并认真阅读名片上的内容，同时向对方表示感谢。不要在接收名片时随意把玩、折叠或放置在桌上，应将名片妥善保存，如放入名片夹或上衣口袋。3.名片信息展示在与他人交流过程中，应适时展示自己的名片，以便对方更好地了解自己和公司信息。展示名片时应注意方式方法，不要过于张扬或炫耀，以免给人留下不好的印象。4.名片使用注意事项名片仅限于公司业务范围内使用，不得用于私人目的或非法活动。不得随意涂改、伪造名片信息，如有违反将严肃处理。离职或调岗时，应将剩余名片交回行政部门统一处理，不得私自留存或转让给他人。

四、名片保管与回收1.名片保管员工应妥善保管自己的名片，避免名片丢失、损坏或信息泄露。建议将名片分类整理，按照客户、合作伙伴、同行等类别分别存放，以便于查找和使用。可以使用名片夹、名片册或电子名片管理软件等工具来保管名片。2.名片回收对于不再使用或过期的名片，员工应及时将其交回行政部门统一回收处理。行政部门定期对回收的名片进行销毁，销毁方式可采用粉碎、焚烧等安全有效的方法，确保名片信息不被泄露。

五、监督与检查1.监督部门行政部门负责对公司名片的使用与管理情况进行监督检查。2.检查内容名片设计与制作是否符合公司规范要求。名片使用是否规范，包括发放时机、接收礼仪、信息展示等方面。名片保管与回收情况是否符合规定。3.检查方式定期检查：行政部门每月对公司名片使用情况进行一次全面检查，检查结果以书面形式通报各部门。不定期抽查：行政部门可根据工作需要，不定期对部分员工的名片使用情况进行抽查，发现问题及时纠正。

六、违规处理1.对于违反本制度的行为，将视情节轻重给予相应的处罚首次违规：给予口头警告，并责令其立即改正。第二次违规：给予书面警告，并扣除当月绩效奖金的[X]%。第三次违规：给予记过处分，并扣除当月绩效奖金的[X]%，同时取消当年评优评先资格。多次违规或情节严重的，将予以辞退处理。2.因员工违规使用名片给公司造成损失的，公司将依法追究其责任包括但不限于赔偿公司经济损失、消除不良影响等。

七、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解释和修订。2.本制度作为公司内部管理制度的