应收账款与商账追收管理制度

应收账款与商账追收管理制度一、总则1.目的为加强公司应收账款的管理，规范商账追收行为，降低坏账风险，确保公司资金的正常周转和经济效益的实现，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有销售业务产生的应收账款管理及商账追收工作。3.职责分工销售部门：负责客户信用调查与评估，签订销售合同，跟踪销售订单执行情况，及时与客户沟通协调，协助财务部门进行应收账款的催收工作。财务部门：负责应收账款的核算、分析、监控和预警，定期编制应收账款报表，向销售部门反馈应收账款相关信息，主导商账追收工作，制定追收策略并组织实施。法务部门：为应收账款管理和商账追收提供法律支持，参与重大应收账款纠纷的处理，协助制定追收方案，审核相关法律文件。

二、客户信用管理1.信用调查销售部门在与新客户建立业务关系前，应收集客户的基本信息，包括但不限于营业执照、法定代表人身份证明、税务登记证、组织机构代码证、联系方式、经营状况、财务状况等。可通过实地考察、行业咨询、银行征信系统、第三方信用评级机构等多种途径，对客户的信用状况进行全面、深入的调查评估。对于老客户，销售部门应定期（至少每年一次）进行信用状况跟踪评估，及时更新客户信用档案。2.信用评估财务部门根据销售部门提供的客户信用调查资料，结合客户的历史交易记录、付款情况等，运用科学合理的信用评估模型，对客户进行信用评级。信用评级可分为A、B、C、D四个等级，其中A级为信用状况良好，付款能力强，风险较低；B级为信用状况较好，有一定付款能力，存在一定风险；C级为信用状况一般，付款能力有限，风险较高；D级为信用状况较差，付款能力弱，风险高。销售部门应根据客户信用评级结果，制定相应的销售政策和信用额度。对于信用等级较低的客户，应谨慎开展业务，采取更为严格的信用控制措施。3.信用额度设定根据客户信用评级，结合公司销售策略和业务发展需要，为客户设定合理的信用额度。信用额度是指公司允许客户在一定期限内累计赊购的最高金额。信用额度的调整应根据客户信用状况的变化、销售业务的发展以及市场环境的变动等因素，及时进行动态调整。调整信用额度需经销售部门负责人、财务部门负责人审核，报公司分管领导批准。

三、销售合同管理1.合同签订销售部门在与客户签订销售合同前，应确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。合同应明确约定产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货方式、交货期限、付款方式、付款期限、违约责任等主要条款。对于信用等级较低的客户，销售合同中应增加更为严格的付款条款和担保条款，如要求客户提供预付款、增加付款方式的约束性条款、要求客户提供第三方担保等。销售合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门备案，以便财务部门进行应收账款的核算和管理。2.合同执行跟踪销售部门负责销售合同的执行跟踪，确保按照合同约定及时、准确地履行交货义务。在合同执行过程中，如发现客户有违约迹象或可能影响货款回收的情况，应及时向财务部门通报。财务部门应定期与销售部门核对合同执行情况，监控应收账款的变动情况，对应收账款的账龄、金额、客户分布等进行分析，及时发现潜在的风险点。3.合同变更与解除如因市场变化、客户需求调整等原因需要变更销售合同条款，销售部门应与客户协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应及时提交给财务部门备案，财务部门应根据变更后的合同条款调整应收账款的核算和管理。如因客户违约、不可抗力等原因需要解除销售合同，销售部门应按照合同约定和法律法规要求，及时与客户办理相关手续，并妥善处理应收账款问题。对于已交付的产品或服务，应按照合同约定结算货款；对于未交付的部分，应协商解决退款或继续履行合同的问题。

四、应收账款核算与管理1.核算原则财务部门应按照权责发生制原则，对应收账款进行准确的核算和记录。在销售业务发生时，应及时确认收入和应收账款，确保应收账款的账面价值真实、准确、完整。应收账款的核算应按照客户进行明细核算，详细记录每笔销售业务的客户名称、销售金额、发货日期、收款日期、收款金额等信息，以便于对应收账款进行跟踪和管理。2.日常监控财务部门应建立应收账款日常监控机制，定期（至少每周一次）对应收账款的余额、账龄、增减变动情况等进行分析和监控。如发现应收账款余额异常增长、账龄老化、客户付款逾期等情况，应及时向销售部门发出预警通知。销售部门收到预警通知后，应及时与客户沟通协调，了解原因，并采取相应的措施，如催促客户付款、调整信用额度、暂停发货等，确保应收账款的安全回收。3.账龄分析财务部门应每月编制应收账款账龄分析表，按照账龄将应收账款分为1个月以内、13个月、36个月、612个月、1年以上等不同区间，分析各区间应收账款的金额、占比及变动趋势。通过账龄分析，了解应收账款的逾期情况和风险程度，为制定合理的催收策略提供依据。对于账龄较长的应收账款，应重点关注，加大催收力度。4.定期对账财务部门应定期（至少每季度一次）与客户进行应收账款对账工作，确保双方账目一致。对账方式可采用函证、上门对账、电话沟通等多种形式。如发现双方账目存在差异，应及时查明原因，并进行调整。对于因客户原因导致的账目差异，应要求客户提供相关证明文件，并及时处理。5.坏账准备计提财务部门应按照谨慎性原则，定期对应收账款进行减值测试，合理计提坏账准备。坏账准备的计提方法可采用应收账款余额百分比法、账龄分析法、个别认定法等。坏账准备的计提比例应根据公司历史经验、客户信用状况、市场环境等因素综合确定，并经公司董事会批准。如发现应收账款存在可能无法收回的迹象，应及时计提坏账准备，冲减当期利润。

五、商账追收管理1.追收流程逾期提醒：当应收账款到期后，财务部门应首先向客户发出逾期提醒通知，告知客户账款已逾期，要求客户尽快付款。逾期提醒通知可采用电话、邮件、短信等多种方式。初步催收：如客户在逾期提醒后仍未付款，销售部门应与客户进行沟通，了解客户未付款的原因，并进行初步催收。初步催收可通过电话沟通、上门拜访、发送催款函等方式，向客户施加压力，促使客户尽快付款。专项催收：对于经过初步催收仍未取得明显效果的逾期账款，公司应成立专项催收小组，制定专项催收方案，加大催收力度。专项催收小组可由销售部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，根据客户的实际情况，采取多种催收手段，如协商谈判、法律诉讼等。坏账处理：如经过多次催收仍无法收回的应收账款，经公司内部审批后，确认为坏账损失。坏账损失应按照公司财务制度的规定进行账务处理，同时，应继续保留对该客户的追偿权，并采取必要的措施，如定期跟踪客户财务状况、关注客户资产变动情况等，一旦发现客户有偿还能力，应及时恢复追偿工作。2.追收措施协商谈判：与客户进行面对面的协商谈判，了解客户的还款困难和需求，寻求双方都能接受的还款解决方案。协商谈判过程中，应坚持原则，维护公司的合法权益，同时也要考虑客户的实际情况，避免过度逼迫客户，导致客户关系恶化。法律诉讼：对于恶意拖欠账款、拒不履行还款义务的客户，应及时启动法律诉讼程序，通过法律手段维护公司的合法权益。在法律诉讼过程中，应积极配合律师，提供充分的证据和资料，确保诉讼的顺利进行。委托第三方追收：如公司自身追收能力有限，可委托专业的商账追收机构进行追收。委托第三方追收机构时，应选择信誉良好、经验丰富的机构，并签订详细的委托合同，明确双方的权利和义务。3.追收记录与报告专项催收小组应建立详细的追收记录，记录每次追收的时间、方式、内容、结果等信息。追收记录应妥善保存，作为后续分析和总结经验的依据。财务部门应定期（至少每月一次）向上级领导汇报商账追收工作进展情况，包括逾期账款的金额、账龄、追收措施、追收结果等信息。对于重大逾期账款的追收情况，应及时向上级领导专题汇报。

六、考核与奖惩1.考核指标设立应收账款回收率、逾期账款率、坏账率等考核指标，对应收账款管理和商账追收工作进行量化考核。应收账款回收率=（本期实际收回的应收账款金额/本期应收账款余额）×100%逾期账款率=（逾期账款金额/应收账款余额）×100%坏账率=（本期确认的坏账损失金额/本期应收账款余额）×100%2.奖励措施对于在应收账款管理和商账追收工作中表现优秀的部门和个人，公司给予适当的奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。如销售部门通过加强客户信用管理、优化销售合同条款等措施，有效降低了逾期账款率和坏账率，提高了应收账款回收率，可根据实际情况给予销售部门一定的奖励。如财务部门在应收账款核算、监控、预警等方面工作出色，及时发现并解决了潜在的风险问题，为公司挽回了损失，可给予财务部门相关人员适当的奖励。3.惩罚措施对于因工作失误、失职等原因导致应收账款逾期或形成坏账损失的部门和个人，公司给予相应的惩罚。惩罚方式包括但不限于扣发奖金、警告、降职、辞退等。如销售部门在客户信用调查过程中未能充分履行职责，导致与信用状况不佳的客户签订合同，最终造成逾期账款或坏账损失，应对销售部门相关责任人进行批评教育，并