咨询档案管理制度

咨询档案管理制度一、总则（一）目的为了加强咨询档案的管理，确保咨询档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥咨询档案在公司业务发展、客户服务及知识传承等方面的作用，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内部所有咨询项目所形成的档案管理工作，包括但不限于各类咨询报告、客户资料、调研数据、沟通记录等。

（三）管理原则1.集中统一管理原则咨询档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性与完整性原则档案内容应真实反映咨询项目的全过程，保证档案资料的齐全、完整，不得遗漏重要信息。3.保密性原则严格遵守保密规定，对涉及客户商业秘密、公司机密等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用，以满足公司内部各部门及相关人员的工作需要。

二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定、修订和完善咨询档案管理制度，并负责组织实施。2.档案收集与整理负责接收和收集各咨询项目组提交的档案资料，对档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案资料的规范有序。3.档案保管建立档案库房，配备必要的保管设备，对咨询档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全与完整。4.档案利用服务负责办理档案的查询、借阅等利用手续，为公司内部各部门及相关人员提供档案查阅服务，并对档案利用情况进行登记和统计。5.档案鉴定与销毁按照规定的程序和标准，对已超过保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作，并做好销毁记录。6.档案信息化管理推进咨询档案的信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。

（二）咨询项目组职责1.档案资料的形成与积累在咨询项目实施过程中，负责及时收集、整理和归档项目相关的各类文件资料，确保档案资料的真实、准确、完整，并按照档案管理部门的要求进行分类整理和移交。2.档案整理与初步审核项目结束后，对本项目形成的档案资料进行初步整理和审核，确保档案资料符合归档要求，并编制档案移交清单，向档案管理部门移交档案。3.配合档案管理工作积极配合档案管理部门的各项工作，提供必要的协助和支持，如对档案查询、借阅等利用需求进行说明和解释，协助档案管理部门做好档案鉴定与销毁等工作。

（三）其他部门职责1.使用部门职责各部门因工作需要查阅、借阅咨询档案时，应按照规定的程序办理相关手续，并在规定的时间内归还档案。使用过程中应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。2.监督部门职责公司内部审计、监察等部门负责对咨询档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行，对违反档案管理制度的行为提出整改意见并监督落实。

三、档案的收集与整理（一）收集范围1.咨询项目前期资料包括项目立项申请、项目委托书、客户需求调研记录、项目预算及合同等。2.咨询项目实施过程资料（1）项目组与客户的沟通记录，如会议纪要、邮件往来、电话记录等。（2）咨询项目所涉及的各类调研数据、分析报告、模型构建文档等。（3）项目组内部的讨论记录、工作底稿、阶段性成果报告等。（4）咨询项目所使用的方法、工具及相关参考资料。3.咨询项目成果资料（1）最终咨询报告，包括文字报告、图表、附件等。（2）项目总结报告，对项目实施过程、成果、经验教训等进行总结。（3）项目交付的其他成果，如演示文稿、培训资料、系统解决方案等。4.项目验收资料项目验收申请、验收报告、客户反馈意见等。

（二）收集要求1.及时性咨询项目组应在项目实施过程中及时收集和整理相关档案资料，确保档案资料的形成与项目进度同步，避免资料散失或遗漏。2.完整性收集的档案资料应涵盖咨询项目的全过程，包括项目前期准备、实施过程、成果交付及验收等各个环节，保证档案资料的全面完整。3.准确性档案资料的内容应真实、准确，数据可靠，签字盖章等手续完备，确保档案资料能够客观反映咨询项目的实际情况。

（三）整理方法1.分类根据咨询项目的类型、性质及档案资料的内容，将档案分为不同的类别，如战略咨询档案、管理咨询档案、财务咨询档案等。每个类别下再根据具体的项目进行细分，确保档案分类清晰、便于管理。2.编号为每份档案或每组档案赋予唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份、项目序号等信息，便于档案的识别和查找。例如，战略咨询项目编号为"ZLZX20XX00X"，其中"ZLZX"表示战略咨询类别，"20XX"表示年份，"00X"表示项目序号。3.编目编制档案目录，详细记录每份档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于快速检索和查阅档案。档案目录应一式两份，一份装订在档案卷内，一份单独成册作为检索工具。4.装订与装盒对纸质档案进行整理装订，确保档案整齐、牢固。装订后的档案按照类别和编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、项目名称、编号等信息。

四、档案的保管（一）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。2.电子档案保管建立档案管理信息系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行维护和检查，确保数据的完整性和可用性。

（二）保管期限1.短期保管档案保管期限为15年，主要包括项目实施过程中的一般性文件资料、阶段性成果报告等，这些档案在项目结束后短期内仍有一定的参考价值，但随着时间推移重要性逐渐降低。2.中期保管档案保管期限为510年，如部分咨询项目的分析报告、工作底稿等，此类档案对于公司总结经验、开展类似项目具有一定的借鉴意义，需要在一定时期内妥善保存。3.长期保管档案保管期限为10年以上，通常为公司的重要咨询项目成果档案、涉及公司核心业务和商业秘密的档案等，这些档案对于公司的长远发展和战略决策具有重要的参考价值，应长期保存。

（三）保管要求1.定期检查档案管理部门应定期对档案的保管状况进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等方面。发现问题及时采取措施进行处理，确保档案的质量不受影响。2.安全防护加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。配备必要的消防器材、监控设备等，确保档案库房的安全。同时，对档案资料进行加密存储，防止电子档案信息泄露。3.档案修复与维护对破损、褪色等有质量问题的档案，应及时进行修复和维护，以延长档案的使用寿命。修复档案时应遵循相关的技术规范和标准，确保修复后的档案质量符合要求。

五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部使用公司各部门因工作需要，如项目参考、业务培训、经验借鉴等，可以查阅、借阅咨询档案。2.客户查阅在符合保密规定和客户要求的前提下，经公司领导批准，可允许客户查阅与其相关的咨询项目档案资料，以便客户了解项目实施情况和成果。

（二）利用手续1.查阅手续公司内部人员查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审核，审核通过后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。2.借阅手续如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应在规定期限内归还档案，归还时档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。

（三）利用限制1.保密限制查阅、借阅涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案时，应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行复印，复印件应注明用途并妥善保管。2.使用范围限制档案仅供申请查阅、借阅的部门或个人在规定的范围内使用，不得擅自转借他人或用于其他非指定用途。如因工作需要在公司内部使用档案资料，应确保档案资料的安全和完整，使用完毕后及时归还档案管理部门。

六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对拟鉴定的档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素，确保鉴定结果的准确性和客观性。2.价值决定原则根据档案对公司业务发展、历史研究、知识传承等方面的价值大小，确定档案的保管期限和是否需要销毁。3.谨慎销毁原则对于涉及公司重要业务、商业秘密等敏感信息的档案，在鉴定和销毁过程中应采取谨慎态度，严格履行审批手续，防止档案信息泄露。

（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及公司分管领导等组成。鉴定工作小组负责对达到保管期限的档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。

（三）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员直接审查档案内容，根据档案的价值和保管期限规定，判断档案是否具有保存价值，确定是否需要销毁。2.参考相关标准参考国家档案管理部门及行业相关标准和规定，结合公司实际情况，对档案进行鉴定。例如，对于一些具有历史文化价值或对公司发展具有重要参考意义的档案，应适当延长保管期限。

（四）销毁程序1.编制销毁清单经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.审批《档案销毁清单》经档案鉴定工作小组审核后，报公司分管领导批准。3.销毁实施批准后的档案销毁工作由档案管理部门组织实施，采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应有专人负责监督，并在销毁记录上签字确认。4.销毁记录档案管理部门应对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等信息，销毁记录应长期保存。

七、档案管理的信息化建设（一）信息化目标建立高效、便捷、安全的档案管理信息系统，实现咨询档案的电子化存储、检索、借阅、统计分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平，促进档案信息资源的共享与利用。

（二）系统功能模块1.档案录入模块负责将纸质档案和电子档案的相关信息录入档案管理信息系统，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等，确保档案信息的准确完整。2.档案检索模块提供多种检索方式，如按档案编号、名称、关键词、时间范围等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.档案借阅模块实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，记录借阅人员、借阅时间、归还时间等信息，便于跟踪档案借阅情况。4.档案统计分析模块对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表和分析图表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理模块设置用户权限管理功能，对不同用户的档案操作权限进行严格控制，确保档案信息的安全。同时，采用数据加密、备份恢复等技术手段，保障系统数据的安全性和稳定性。

（三）数据维护1.数据更新及时更新档案管理信息系统中的数据，确保档案信息与实际情况保持一致。如档案资料发生变更、补充或销毁等情况，应在系统中进行相应的修改和记录。2.数据备份定期对档案管